5.4. Підсумковий етап ділового спілкування

Підсумковий етап ділового спілкування - критичний аналіз ходу бесіди. Правила:

1. Дайте відповідь на питання:

• Чи чітко ви формулювали свої думки? Чи не з'явилися розпливчасті відповіді співрозмовника наслідком ваших неточних формулювань?

• Чи не упустили ви досить важливу інформацію? Якщо так, то як вона могла б вплинути на хід бесіди?

• Чи послідовно ви вели основну лінію в розмові?

• Чи допомогла вам попередня підготовка до зустрічі, чи вдалося вам передбачити контрдоводи іншої сторони?

• Чи завжди вам вдавалося домогтися бажаної реакції співрозмовника на свої питання? Чи могли ви діяти інакше?

• Чи не нав'язували ви співрозмовникові свої аргументи при виробленні рішення? (Якщо так, ви посіяли в ньому насіння незадоволеності, досади, і при подальших зустрічах воно може зійти).

• Чи ґрунтовні були ваші зауваження й заперечення? (Чи не були вони суб'єктивні, чи не відбився в них ваш настрій?).

• Чи вдалося вам бути тактовним протягом усієї розмови, віднестись без упередження до співрозмовника?

• Чи зуміли ви домогтися максимальної корисності бесіди, користі для справи?

• Чому ви могли б повчитися у вашого співрозмовника?

2. Підведіть підсумки, зробіть висновки про допущені помилки й намагайтеся не повторювати їх надалі.

3. У першу чергу проведіть самоаналіз методів, тактики, техніки спілкування, у другу чергу – проаналізуйте ступінь досягнення поставлених цілей. Результати аналізу варто записати.

4. Розробіть програму самовдосконалення у діловому спілкуванні.

Тема 6. Види ділових контактів. Організація і проведення різних видів ділових контактів

План

6.1. Види ділових контактів.

6.2. Організація і проведення ділових контактів (співбесіда, телефонні переговори)

6.3. Організація і проведення ділових нарад

6.4. Техніка ведення ділових переговорів

6.5. Організація і проведення конференцій, презентацій, прийомів

6.1. Види ділових контактів

Важливу роль у діловому житті людей відіграють різні фор­ми спільного обговорення проблем.

До форм колективного обговорення належать наради, збори, конференції, переговори, дискусії, "мозковий штурм" і т. ін.

На жаль, форми колективного обговорення поки що чітко не розмежовуються. У розмовній мові, наприклад, терміни "нарада" та "збори" є синонімами. Однак перший доцільно вживати, коли учасники справді радяться, обмінюються по­глядами і спільно доходять певних висновків. Але якщо ди­ректор скликає підлеглих для того, щоб проінформувати їх з якогось питання і дати розпорядження про виконання певних завдань і наказів, то присутні лише сприймають готову інфор­мацію. Це вже не нарада в прямому розумінні слова.

Кожний вид ділового спілкування має свої особливості. Розглянемо особливості організації і проведення найбільш розповсюджених видів ділового спілкування.

6.2. Організація і проведення ділових контактів (співбесіда, телефонні переговори) Співбесіда

Фахівець відділу кадрів або лінійний менеджер проводять із усіма кандидатами попередню відбірну бесіду. За результатами співбесіди відбираються особи, що задовольняють за формальними показниками певним кваліфікаційним вимогам.

Існує кілька підходів до організації співбесіди. Це може бути співбесіда:

а) за заздалегідь підготовленою схемою;

б) слабоформалізоване інтерв’ю;

в) виконувана без спеціальної підготовки.

Ціль бесіди будь-якого типу одна – збір необхідних відомостей про індивідуально-ділові якості кандидата, перевірка документальної інформації у безпосередньому контакті.

Співбесіда зазвичай проводиться представником служби управління персоналом фірми й представником управління, відділу, підрозділу, служби, де є вакантна посада, на яку підбирається працівник.

При проведенні співбесіди потрібно дотримуватися основних соціально-психологічних вимог:

• мати заздалегідь підготовлений план бесіди;

• на самому початку співбесіди намагатися зняти можливу напругу кандидата, стиль співбесіди повинен бути доброзичливим, підбадьорливим;

• дати можливість кандидатові висловитися (бажано, щоб кандидат говорив більше того, хто проводить співбесіду);

• при відхиленні бесіди від основного напрямку знати, з якою метою це було зроблено і яка інформація при цьому отримана;

• бути об'єктивним, відмовлятись від власних переваг, особливо щодо особистісних якостей кандидата (в основному це стосується співробітників кадрової служби, тому що кандидат підбирається не в їхній відділ, а у підрозділи підприємства під певного керівника);

• робити висновок тільки після закінчення співбесіди. Досвідченому інтерв'юерові можна покладатися на інтуїцію, але при цьому обов'язково враховувати свої можливі упередження;

• погоджувати враження менеджера з персоналу із майбутнім безпосереднім керівником кандидата.

Висновок за результатами співбесіди пишеться в довільній формі. Основні висновки співбесіди коротко представляються в аркуші погоджень анкети кандидата.