Складові проектного плану

План проекту являє собою модель, що описує реальний проект в термінах задач, ресурсів, термінів, витрат. Що означають ці терміни? Задача (task) - діяльність, що здійснюється в рамках проекту, для досягнення певного результату. Завдання є основними блоками, з яких будується будь-який проект, вони представляють роботу, яку потрібно виконати для досягнення поставленої мети. У всьому проекті набір завдань характеризується їх логічною послідовністю, а кожна задача - тривалістю та вимогами до ресурсів. 

Ресурси - виконавці, обладнання та матеріали, необхідні для виконання завдання. Призначення - зв'язок конкретного завдання з ресурсами, виділеними для її виконання. Проект, як правило, містить велику кількість завдань, тому весь набір завдань необхідно представити у вигляді укрупнених груп, логічно пов'язаних між собою. Так формуються сумарні задачі (фази). Сумарне завдання (фаза, summary task) - складається з кількох завдань. Результат фази узагальнює (підсумовує) результати завдань, що входять в неї. Сумарна завдання може містити в собі як завдання, так і інші сумарні завдання. Віха (milestone) - завдання, досягнення результату якої особливо важливо для проекту. Віхою може бути завершальна завдання фази. Як правило, віха використовується для позначення закінчення основних етапів проекту. Трудовитрати (work) - для завдань: обсяг робіт (в одиницях робочого часу) необхідний ресурсу (виконавцю) для виконання завдання. Тривалість завдання (duration) - час, який заплановано для роботи над завданням. Трудовитрати відрізняються від тривалості завдання. Ресурсу може знадобитися 24 години на виконання завдання, а тривалість завдання - 8 годин. Це означає, що на виконання даного завдання необхідно призначити не менше трьох виконавців. Після встановлення списку завдань проекту, тривалостей задач, необхідно вказати, як завдання взаємозалежні один з одним, їх логічну залежність. Залежності та зв'язку - визначають логіку зв'язку одного завдання з іншого, показуючи, як одне завдання впливає на іншу. Наприклад, завдання № 2 починається тільки коли закінчиться задача № 1, або задача № 1 і завдання № 2 починаються обов'язково в один час. Створення призначень, тобто призначення ресурсів на завдання, допомагає вирішити ряд проблем планування: • Визначити конкретних співробітників, відповідальних за виконання завдання, етапи і т.д. • Контролювати обсяг роботи, зробленої співробітниками чи обладнанням, призначеними на завдання, або контролювати обсяг матеріалів, використаних для виконання завдання.

• Складати більш гнучкий розклад завдань. • Перерозподіляти ресурси для оптимізації завантаження персоналу (працівників) та обладнання.

• Провести розрахунок часу, необхідного для виконання завдань, вартість використання ресурсів для виконання завдань, для виконання всього проекту.

Проектний трикутник

Проект існує для досягнення певного конкретного результату в рамках тимчасових і бюджетних обмежень. Який вплив роблять обмеження на планування проекту?Тимчасові обмеження можуть торкатися дату початку проекту або дату його закінчення, можуть існувати тимчасові обмеження на виконання окремих завдань або прив'язка завдань до конкретних дат; обмеження впливають на виділяються для проекту ресурси, на витрати; обмеженням є вимоги до рівня якості.

Такі важливі параметри проекту як зміст проекту, час і вартість пов'язані між собою. Зміна значення одного з цих параметрів викликає зміну значень двох інших. Наприклад, при збільшенні обсягу робіт збільшується вартість і (або) тривалість. Трійку «обсяг робіт, час, вартість» називають «потрійним обмеженням» або «проектним трикутником». Це одна з простих моделей, що показує взаємозалежність характеристик проекту.

«Потрійне обмеження» «доводиться враховувати при узгодженні різноманітних вимог проекту. Якість ісполенія проекту залежить від врівноваження цих трьох чинників. Проекти з високою якістю організації дають потрібний продукт, послугу або результат, відповідні змісту проекту, вчасно і в межах встановленого бюджету. Взаємовідносини між цими факторами таке, що, якщо один з цих факторів зміниться, то з великою часткою ймовірності буде порушено як мінімум ще один фактор».