4. Визначення методу закупівель. Оптимальний обсяг замовлення

Отже, в процесі планування закупівель необхідно визначити: 1) які матеріали потрібні; 2) кількість матеріалів, які знадобляться для виробництва продукту; 3) час, коли вони знадобляться; 4) можливості постачальників, у яких можуть бути куплені товари; 5) необхідні площі складських приміщень підприємства; 6) витрати на закупівлі; 7) можливості організації самостійного виробництва деяких деталей на підприємстві.

Існує безліч методик визначення того, скільки необхідно закуповувати матеріалів для виробництва продукції і з якою періодичністю вони повинні надходити від постачальників. Вибір методу закупівель залежить від складності кінцевого продукту, складу комплектуючих виробів і матеріалів. Основними методами закупівель є:

• оптові закупівлі;

• регулярні закупівлі дрібними партіями;

• закупівлі в міру необхідності і різні комбінації перерахованих методів.

У кожного методу є свої переваги і недоліки, які необхідно враховувати, щоб зберегти час і скоротити витрати. Розглянемо найбільш часто використовувані методи.

1. Закупівля товару однією партією. Метод передбачає поставку товарів великою партією за один раз (оптові закупівлі). Його переваги: простота оформлення документів, гарантія поставки всієї партії, підвищені торгові знижки. Недоліки – велика потреба в складських приміщеннях, уповільнення оборотності капіталу.

2. Регулярні закупівлі дрібними партіями. У цьому випадку покупець замовляє необхідну кількість товарів, яка поставляється йому партіями протягом певного періоду. Переваги даного методу такі: прискорюється оборотність капіталу, оскільки товари оплачуються у міру надходження окремих партій; досягається економія площі складських приміщень; скорочуються витрати на документування поставки, оскільки оформляється тільки замовлення на всю поставку. Його недоліки: вірогідність замовлення надмірної кількості товарів; необхідність оплати усієї кількості товарів, визначеного в замовленні.

3. Щоденні (щомісячні) закупівлі за котирувальними відомостями. Такий метод закупівлі широко використовується там, де закуповуються дешеві і швидко споживані товари. Ціни за котирувальними відомостями складаються щодня (щомісяця) і включають такі відомості:

• повний перелік товарів;

• кількість товарів, що є на складі;

• необхідну кількість товарів.

Переваги даного методу: прискорення оборотності капіталу, зниження витрат на складування і зберігання, своєчасність поставок.

4. Отримання товару за мірою необхідності. Цей метод схожий на регулярне постачання товарів, але характеризується наступними особливостями:

• кількість товарів, що поставляються не встановлюється, а визначається приблизно;

 • постачальники перед виконанням кожного замовлення зв'язуються з покупцем;

• оплачується тільки поставлена кількість товару;

• після закінчення терміну контракту замовник не зобов'язаний приймати і оплачувати товари, які ще тільки повинні бути поставлені.

Переваги даного методу: відсутність твердих зобов'язань з купівлі певної кількості товарів, прискорення обороту капіталу, мінімум роботи з оформлення документів.

5. Закупівля товару з негайною здачею. Сфера застосування цього методу – купівля товарів, які нечасто використовуються, коли неможливо отримувати їх за мірою необхідності. Товар замовляється, коли він потрібен, і вивозиться зі складів постачальників. Недолік даного методу – у збільшенні витрат, пов'язаних з необхідністю детального оформлення документації при кожному замовленні, дрібними розмірами замовлень і безліччю постачальників.

В основі визначення партії постачання в закупівельній логістиці використовують показник оптимального (економічного) розміру замовлення. Цей показник виражає потужність матеріального потоку, спрямованого постачальником за замовленням споживача і, який забезпечує для останнього мінімальне замовлення суми двох логістичних складових: транспортно-заготівельних витрат і витрат на формування та збереження запасів.

Визначаючи розмір замовлення, необхідно зіставити витрати на утримання запасів і витрати на подання замовлень. Оскільки збільшення середнього обсягу замовлення спричинить збільшення середнього обсягу запасів. З іншого боку, чим більшими партіями здійснюється закупівля, тим рідше доводиться роботи замовлення, а отже, зменшуються витрати на їх подання. Оптимальний розмір замовлення повинен бути таким, щоб сумарні річні витрати на подання замовлень і на утримання запасів були найменшими за даного обсягу споживання.

Економічний розмір замовлення (economic order quantity – EOQ) визначається за формулою, отриманою Ф. У. Харрісом. Однак у теорії управління вона більш відома як формула Уілсона:

, (7)

де EOQ – економічний розмір замовлення, од.;

Со – витрати виконання одного замовлення, грн.;

Ci – закупівельна ціна одиниці товару, грн.;

S – річний обсяг продажів, од.;

U – частка витрат зберігання в ціні одиниці товару.

На практиці під час визначення економічного розміру замовлення доводиться враховувати більшу кількість факторів, ніж у базовій формулі. Найчастіше це пов’язано з особливими умовами постачань і характеристиками продукції, з яких можна отримати певний зиск, якщо взяти до уваги такі фактори: знижки на транспортні тарифи залежно від обсягу вантажоперевезень, знижки з ціни продукції залежно від обсягу закупівель, інші уточнення.