2.4. Учёт подотчётных сумм

Подотчётными называются суммы денежных авансов, выдаваемые работникам организации из кассы на хозяйственные расходы и на расходы, связанные со служебными командировками. Полученные средства должны расходоваться подотчётными лицами только на те цели, на которые они выданы. Подотчётное лицо обязано отчитаться в установленный срок с подтверждением произведенных расходов оправдательными документами. Неизрасходованные суммы возвращаются подотчётным лицом в кассу. Новый аванс выдается только при полном расчете за ранее выданные авансы.

На основании оправдательных документов подотчётное лицо составляет авансовый отчёт, который проверяется бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Согласно действующего законодательства организация обязана оплатить следующие расходы по служебной командировке: проезд, наем жилья, суточные, иные расходы, которые сотруднику поручил произвести работодатель. Приказами Министерства Финансов РФ устанавливаются нормы возмещения расходов по найму и суточных.

Для отражения операций по расчетам с подотчётными лицами используется 71 счёт "Расчеты с подотчётными лицами". Основные операции по дебету 71 счёта приведены в табл. 2.4.1.

Таблица 2.4.1

Типовые проводки по дебету счета 71 "Расчеты с подотчётными лицами"

№	Содержание операции	Корреспондирующие счета
		Дт	Кт
1	2	3	4
1	Выданы из кассы подотчёт наличные денежные средства	71	50
2	Перечислены под отчёт денежные средства с Расчетных счетов	71	51
3	Перечислены под отчёт средства в Валютных счетов	71	52
4	Перечислены под отчёт средства со специальных счетов в банках	71	55
5	Подотчётные суммы выданы по доверительности представителю структурного подразделения, выделенного на отдельный баланс	71	79
6	Отражены положительные курсовые разницы по операциям погашения сумм в иностранной валюте, выданных ранее под отчёт	71	91/1

Дебетовый оборот по 71 счету "Расчеты с подотчётными лицами" отражается в журнале–ордере № 7 при журнально–ордерной форме счетоводства или ином подобном регистре при других формах.

Основные операции по кредиту 71 счета приведены в табл. 2.4.2.

Таблица 2.4.2

Типовые проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчётными лицами"

№	Содержание операции	Корреспондирующие счета
		Дт	Кт
1	2	3	4
1	Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с приобретением или доставкой оборудования	07	71
2	Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с капитальными вложениями	08	71
3	Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с приобретением или доставкой материалов.	10, 15	71
4	Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с выращиванием и откормом животных	11	71
5	Начислен НДС по приобретенным товарно–материальным ценностям	19	71
6	Произведены подотчётным лицом расходы, которые относятся к основному, вспомогательному или обслуживающему производству	20, 23, 29	71
7	Произведены подотчётным лицом расходы, относимые на общепроизводственные или общехозяйственные расходы	25, 26	71
8	Произведены подотчётным лицом расходы, связанные с приобретением товаров	41	71
9	Произведены подотчётным лицом расходы, относимые на товары отгруженные	45	71
10	Сдан в кассу остаток подотчётной суммы	50	71
11	Перечислены подотчётным лицом средства на Расчетные счета	51	71
12	Перечисленными подотчётным лицом средства на Валютные счета	52	71
13	Перечислены подотчётным лицом средства на специальные счета в банках	55	71
14	Удержан из заработной платы сотрудника остаток подотчётной суммы	70	71
15	Незаконный расход сумм, отнесенный, согласно исполнительному листу, за счет подотчётных лиц	73	71
16	Приведены расходы, из подотчётных сумм разным кредиторам	76	71
17	Произведены расходы из подотчётных сумм, относящиеся в внутрихозяйственным расходам	79	71
18	Произведены подотчётным лицом расходы, относящиеся к операционным или внереализационным	91	71
19	Отражаются суммы, не возвращенные сотрудниками в установленные сроки	94	71
20	Подотчётным лицом произведены расходы, относящиеся к будущим периодам	97	71
21	Подотчётным лицом произведены расходы, относящиеся к чрезвычайным	91	71