4. Моделирование «Как есть (as-is)

За разработкой целостной структуры процессов следует моделирование и анализ ситуации «как есть». Так как моделирование ситуации «как есть» может быть связано со значительными затратами, справедливо возникает вопрос, необходимо ли, и если да, то в каком объеме должно проводиться моделирование.

В пользу моделирования «как есть» приводятся следующие аргументы:

• Моделирование фактической ситуации является предпосылкой идентификации слабых мест, а вместе с этим, и потенциала оптимизации.

• Как можно более полное знание фактической ситуации является предпосылкой разработки стратегии перехода к ситуации «как должно быть».

• Сотрудники, привлеченные к проекту со стороны, могут получить более детальное представление о существующих проблемах компании и основных взаимосвязях.

• Моделирование «как есть» может использоваться как способ обучения участников проекта методам процессного подхода.

• Модель «как есть» может использоваться в качестве контрольного списка в рамках моделирования «как должно быть», чтобы не упустить важные аспекты анализа.

• Модель «как есть» может использоваться в качестве исходной модели в рамках моделирования «как должно быть» (при условии, что фактическая ситуация, хотя бы частично соответствует плановому состоянию).

1. Порядок моделирования «как есть»

   1. Разделение предмета моделирования

После идентификации предмета моделирования рекомендуется провести его разделение на отдельные проблемные области, удобные для моделирования и анализа. Систематизирующая схема процессов, разработанная на предыдущем этапе проекта, или организационная структура компании могут служить ориентиром для разделения предмета моделирования. При этом возможны несколько альтернатив, прежде всего:

• Функционально-ориентированное разделение:

Разделение в соответствии с функциональными областями предприятия, например, закупка, производство, склад, сбыт.

• Объектно-ориентированное разделение (в основе лежит выделение «сквозных процессов»:

Разделение в соответствии с объектами, представляющими множество схожих продуктов (например, легковые и грузовые автомобили) или множество процессных объектов (например, внутренний заказ и зарубежный заказ), являющиеся предметом обработки основных и вспомогательных процессов.

Оба принципа разделения предмета моделирования используются часто комбинированно.

После разделения предмета моделирования на отдельные проблемные области, для каждого процесса осуществляется предварительный сбор данных, предшествующий непосредственному моделированию процесса. Следующие признаки процессов представляют интерес в рамках моделирования ситуации «как есть»:

• имя процесса,

• цель/предмет процесса,

• принадлежность процесса к основным или вспомогательным процессам (на текущий момент или в будущем),

• наличие документации по процессу и ее актуальность,

• задействованные организационные единицы и число задействованных сотрудников,

• наличие ответственных за процесс лиц (имя, должность, организационная единица),

• используемые прикладные системы,

• связи с внешними партнерами (клиенты, поставщики и т. д.),

• частота выполнения процесса,

• среднее время выполнения процесса и максимальные отклонения,

• частота возникновения ошибок в процессе (рекламации, доработки, исправления и т. д.),

• интенсивность затрат на процесс,

• оценка потребности в реорганизации и ее неотложности со стороны задействованных в процессе лиц,

• пригодность рассматриваемого процесса для переноса в модель «как должно быть».

Следует отметить, что идентифицированные проблемные области и их предварительно охарактеризованные процессы представляют собой отправную точку для моделирования «как есть». Станут ли эти процессы частью консолидированной модели «как есть», выясняется, как правило, лишь в ходе детального моделирования процессов.