2. Выбор проблемных областей

Для моделирования ситуации «как есть» не все проблемные области предприятия представляют одинаковый интерес. Выбор проблемных областей для моделирования «как есть» может ориентироваться на отдельные признаки процессов. Следующие признаки могут служить критериями для определения приоритетности моделирования проблемной области:

• Проблемная область относится к основным процессам:

Основные процессы отражают центральные бизнес-сферы предприятия и имеют большое влияние на результат его деятельности, а достижение прозрачности этих процессов имеет в рамках реорганизации первочередное значение. Процессы, не имеющие большого значения в настоящий момент, могут после реорганизации стать основными и должны быть учтены в рамках моделирования «как есть».

• Высокая интенсивность издержек в проблемной области:

Именно процессы с высоким уровнем затрат предоставляют наибольший потенциал для экономии средств. При этом затронуты могут быть не только основные, но и довольно часто вспомогательные процессы.

• Ощутимая потребность в реорганизации:

Неэффективность выполнения процессов, нередко воспринимаемая сотрудниками, свидетельствует о необходимости реорганизации. Чтобы понять все причины сложившейся ситуации, может потребоваться детальное моделирование и анализ ситуации «как есть».

При выборе проблемных областей, следует также оценить необходимость отображения всех особых случаев протекания процессов. Концентрация на основных аспектах часто бывает достаточной для моделировании ситуации «как есть». Следуя правилу «80/20» (выполнение 80% работы за счет 20% ресурсов), можно смоделировать основную часть процесса за относительно короткий срок. Напротив, попытки отобразить все мельчайшие детали и исключения из правил требуют большой затраты ресурсов при незначительных результатах.

3. Документация моделей «как есть»

Непосредственная документация моделей процессов «как есть» происходит, как правило, в ходе:

• изучения имеющейся документации,

• опроса специалистов функциональных отделов,

• непосредственного наблюдения.

Дополнительные групповые обсуждения служат уточнению и детализации предварительно созданных вариантов моделей. Вынесение вопросов на групповое обсуждение следует производить лишь после того, как были исчерпаны возможности выше названных способов документации моделей. Это связано в первую очередь с тем, что индивидуальные встречи, как правило, более эффективны. Групповые обсуждения нередко принимают характер «дискуссионного клуба», затрудняя тем самым конструктивное обсуждение. Кроме того, личные беседы являются более располагающими к открытой дискуссии нежели публичное обсуждением проблем. В рамках групповых обсуждений следует учитывать следующие аспекты:

• Создание моделей происходит итеративно. Предварительные варианты моделей подвергаются последовательному уточнению, до тех пор, пока участники рабочих встреч не засвидетельствуют достоверность отображения фактической ситуации и достаточную степенью детализации.

• В рамках предварительной работы, как правило, не удается добиться использования единой терминологии. Чтобы обеспечить 'Эффективность рабочих встреч, их участники должны сначала четко определить и консолидировать используемые в моделях термины.

• Если уже на этапе обсуждения моделей «как есть» специалистами функциональных отделов могут быть названы слабые места процессов, следует документировать предполагаемые причины недостатков, а также интуитивные предложения по оптимизации затронутых процессов.

На практике достичь полного согласия между всеми участниками рабочих встреч бывает не всегда возможно. Открытые вопросы могут потребовать консультации других экспертов и, в случае необходимости, однозначных решений со стороны руководства предприятия.