45

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Рысевец м.С.

К У Р С Л Е К Ц И Й

По дисциплинам «Делопроизводство» (для специальностей Э 02.02 «Маркетинг», Э 01.03.00 «Экономика и организация производства») и «Технология автоматизированного документооборота» (для специальности «Информационные системы и технологии в экономике»)

Минск 2006

Лекция 1.

Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов.

Организация работы с документами

Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пун­ктами обработки информации.

При организации документооборота следует руко­водствоваться принципом однократного и целесооб­разного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Документооборот и деловая документация.

В управленческой деятельности предприятия используются главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по

определенным правилам, обычно называют управленческими, а их

совокупность – управленческой (деловой) документацией.

Документы, как правило, оформляют на бланках. Бланк - это лист бумаги с воспроизведёнными на нём реквизитами.

Требования к оформлению документов.

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятий, которые содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Реквизит документа - это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т.д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.

При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТом «Управленческая документация. Единый формуляр-образец». Расположение реквизитов и размеры областей для их размещения на бланках различного формата приведены на рис.1.

Управленчес­кий документ — это документ, созданный в целях уп­равления работой предприятия.

В документе, как правило, отражается целый ряд функций:

— информационная (документ является носителем и источником информации);

• управленческая (документ позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы);

• правовая (документ служит юридической основой произ­водственной деятельности, подтверждает факты, удостоверяет сведения);

• коммуникативная (является средством обмена информации и общения между различными объек­тами);

• учетная (позволяет накапливать и анализиро­вать сведения за определенные периоды времени);

• социальная (отражает социально-экономичес­кую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан);

• культурная (показывает специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции данной эпохи);

• историческая (является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, раскрывает и дополняет исторические факты, восстанавливает ис­торическое прошлое стран и народов).

Управленческая деятельность в любой организации приводит к созданию многих видов управленческих документов. Одни из них направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие - документируют вопросы, связан­ные с конкретными функциями управления: планиро­ванием, ведением бухгалтерского и статистического уче­та, составлением отчетности, финансированием, обеспече­нием кадрами и т.д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: плановые, распорядитель­ные, финансовые документы и др.

Под унификацией понимается приведение доку­ментов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унификация документов является одним из ме­тодов их стандартизации. Стандарт — это норматив­но-технический документ, устанавливающий требова­ния к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утверж­денный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются со­став отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Документы классифицируют также:

По происхождению различают официальные и личные документы.

По месту составления документы делят на внешние и внутренние.

По наименованию — акты, докладные записки письма, телефонограммы, справки, протоколы, приказы и т.д.

По количеству отраженных вопросов — простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

По степени подлинности — черновики (документы в предварительной редакции), подлинники (первый или единственный экземпляр документа, оформленный соответствующим образом и подписанный) и копии (воспроизведение всех реквизитов подлин­ника, за исключением личной подписи, заверенное соответствующим образом). Различают следующие разновидности копий: отпуск — полная копия исхо­дящего документа, выполняемая под копирку одно­временно с подлинником. Она остается у отправите­ля документа. Дубликат — второй экземпляр доку­мента, выданный в связи с утерей подлинника, имеющий юридическую силу подлинного докумен­та. Выписка из документа — копия какой-либо ча­сти подлинного документа.

По срокам хранения — постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет включительно).

По степени гласности различают обычные и сек­ретные документы.

По назначению — индивидуальные (создаваемые для решения конкретной управленческой ситуации) и типовые (отражают однородные вопросы и состав­ляются по одинаковым образцам).

По способу фиксации информации различают письменные документы, фото-, кинодокументы, графи­ческие, звуковые документы.

В соответствии с действующими законодательными и нормативными актами для оформления документов необходимо использовать следующий набор реквизитов:

1. государственный герб;

2. эмблема предприятия;

3. изображение наград;

4. код организации по общегосударственному классификатору предприятий (ОКПО);

5. код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6. название министерства или ведомства;

7. название предприятия;

8. название структурного подразделения;

9. индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телетайпа, телефона и счета в банке;

10. название вида документа;

11. дата;

12. индекс;

13. ссылка на индекс и дату входящего документа;

14. место составления или издания;

15. гриф ограничения доступа к документу;

16. адресат;

17. гриф утверждения;

18. резолюция;

19. заголовок текста;

20. отметка о контроле;

21. текст;

22. отметка о наличии приложения;

23. подпись;

5. гриф согласования;

5. визы;

6. печать;

7. отметка о заверке копии;

8. фамилия исполнителя и номер его телефона;

9. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

10. отметка о переносе данных на машинный носитель;

11. отметка о поступлении.

Обязательными реквизитами документа являются название организации (составителя документа), название документа (не указывается в письмах), заголовок текста, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными.

Правила оформления реквизитов

Название организации - составителя документа должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте. Указываются полное и сокращенное название организации.

Название документа (акт, приказ, протокол, справка, и т.д.) должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации. Название указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия.

Заголовок текста — краткое изложение содержания документа, точно передающее смысл текста. Объем заголовка не должен превышать пяти строк машинописного текста, длиной 28 символов. Допускается продление строки. Заголовки к тексту таких документов, как акт, инструкция, правила, протокол, устав и т.п., должны сочетаться в падеже с названием документа.

Заголовок печатают от нулевой позиции табулятора.

Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Все даты (при датировании документа, наложении резолюций, грифов согласования и утверждения, визирования, внесении отметок о поступлении документа, о заверке копии и т.д.) приводятся в цифровом виде, в том числе и те, которые используются в тексте. Элементы даты размещаются в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Год обозначается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например:

25.12.1995; 24.12.95 или 24 12 95.

Индекс документа включает порядковый регистрационный номер и условные обозначения, указывающие место составления (исполнения) и хранения документа. При оформлении документ, в большинстве случаев, получает только один индекс, проставляемые при его регистрации в журнале регистрации на самом документе.

Текст - это основная, информативная часть документа и важнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким, убедительным, аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.

Текст может состоять и нескольких частей. Большинство документов делиться на две части. В первой части следует излагать цели и причины создания документа, приводить факты, описания ситуаций, фамилии лиц и другую информацию, аргументирующую необходимость принятия решения или выполнения действия. Вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д. Текст документа может состоять и из одной части: приказ без преамбулы, письмо - просьба без пояснения и т.д.

Виза проставляется при необходимости внутреннего согласования документа. Виза состоит из личной подписи лица, заверяющего документ, и даты.

В некоторых случаях указывается также должность визирующего и расшифровка его подписи.

Визы при согласовании внутренних документов проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита подпись. Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

Подпись является одним из основных способов удостоверения документа. Документ подписывается руководителем организации или замещающее его компетентное лицо, имеющее право подписи, установленное соответствующим правовым актом.

Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

Две подписи и более ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Финансовые документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита подпись входят название должности лица подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. При подписании указывается дата каждой подписи.

Расшифровка подписи в реквизитах подпись, гриф утверждения, гриф согласования должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

При оформлении документа на бланке название организации в реквизите подпись не указывается или приводится в сокращенном виде.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на две — три строки ниже реквизита фамилия исполнителя и номер его телефона.

В резолюции отражаются результаты рассмотрения документов руководителем и содержатся указания пол исполнению документов.

В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы для уточнения порядка исполнения документа или определения его исполнителя.

Резолюции пишут на лицевой стороне первого листа документа в месте, установленном существующими требованиями. Если это место занято другим реквизитом, например адресом, резолюцию можно разместить в любом другом свободном месте лицевой стороны первого листа документа, кроме левого поля.

Гриф утверждения.

Утверждение документа свидетельствует о рассмотрении его действия на установленный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ считается утвержденным после оформления реквизита гриф утверждения или издания распорядительного документа (приказа, решения), если для его введения в действие необходимы дополнительные действия и предписания.

Гриф утверждения содержит слово «УТВЕРЖДАЮ», название должности лица, утверждающего документ (включая название организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), его личную подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Если документ создан совместно несколькими организациями (т.е. оформлен не на бланке), названия организаций включая в названия должностей утверждающих лиц.

Отметка о заверке копии проставляется ниже реквизита подпись и содержит слово «ВЕРНО», название должности сотрудника, заверившего копию, личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения подлинности (юридической силы). Используются гербовые и простые печати. Применение печатей для удостоверения документов в полной мере не регламентировано.

Гриф согласования.

Согласование документа оформляется грифом, справкой согласования, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством учреждения или решением коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», названия должности лица (включая название организации), с которым документ согласуется, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования располагается в левой нижней части документа ниже реквизита подпись.

Отметка о наличии приложения ставится, если документ имеет приложения.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо. Как правило, документ адресуется предприятию или его структурному подразделению без указания должностей и фамилий.

Если адресат постоянный, кроме названия организации, обычно указываются структурное подразделение, название должности и фамилия должностного лица.

Название учреждения и подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия - дательном.

В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Если документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после названия учреждения, структурного подразделения, фамилии должностного лица, если частному лицу - перед его фамилией.

Реквизит Фамилия исполнителя и телефон облегчает непосредственный обмен информацией между исполнителями документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона указываются на всех экземплярах документа, в левом нижнем углу, через два - четыре интервала после реквизита подпись. Инициалы исполнителя не указываются.

Отметка о поступлении документа представляет собой оттиск штампа, реквизитами которого являются название организации, в которую поступил документ, дата поступления и индекс, присвоенный документу при регистрации.

Ссылка на индекс и дату входящего документа используются на бланках для писем, и состоит из постоянной конструкции «на № ___ от__________ », содержащий номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

Лекция 2.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ФИНАНСОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Составление приказов, актов, протоколов, докладных и объяснительных записок.

2. Подготовка и отправление служебных писем.

Документы, функционирующие в сфере управле­ния, называют организационно-распорядительными документами.

Условно их можно разделить на следующие груп­пы документов (с соответствующими каждой группе видами документов):

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы, которые издаются для того, чтобы довести до сведения работников предприятия законодательные и нормативные документы; решения, принятые вышестоящими органами власти и управления; организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия относятся к категории «во исполнение».

Процесс подготовки приказа можно разделить на четыре этапа:

1. Изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации;

2. Выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенности выполнения; Составление проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий;

1. Оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

наименование организации-автора;

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата;

регистрационный номер;

место составления или издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или печатается на общем бланке в центре.

Дата оформляется цифровым способом и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления специально не оговаривается в тексте).

Регистрационный номер приказа по основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведенной для даты и номера в заголовочной части документа. Регистрационный номер представляет собой порядковый номер приказа в пределах календарного года.

Место составления и издания оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки. Этот реквизит содержит название населенного пункта, где предприятие зарегистрировано и имеет юридический адрес.

Заголовок к тексту оформляется от левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания». Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «о» и отвечает на вопрос «О чем?» («О создании..») и может состоять из 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для...» или «В связи...», «С целью ...», которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

«Для организации подготовки к открытию выставки...»

«С целью привлечения дополнительных средств...»

«В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...»

Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости.

Оборот «На основании вышеизложенного...» является архаичным и не соответствует нормам современной деловой речи.

В приказе, изданном «во исполнение» констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии...», «На основании...», «В связи...», текст формулируется на основании стандартной речевой модели. Например: «В соответствии с Постановлением Правительства Республики Беларусь от № «О повышении тарифной ставки (оклада)первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы…»

Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия, то они формулируются по примерной речевой модели: что делать(сделать) - с какого срока (или на какой срок). Например:

«Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на 1 квартал 1999 года».

Если в приказе даются поручения исполнителям, то необходимо указывать конкретные фамилии и наименования подразделений, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения.

Например:

«Коммерческому директору Васильеву С.Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 25.О6.99».

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ, личную подпись и ее расшифровку. Расшифровка печатается на уровне последней строки наименования должности без скобок строчными буквами. Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляется прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание

другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде Республики Беларусь и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учету кадров, финансовые и другие документы.

Приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Сложный приказ содержит несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим. В документе эти действия располагаются по степени их значимости и с учетом срока хранения приказа.

Приказы о приеме, переводе, длительном

командировании, увольнении должны храниться в течение 75 лет. Традиционно сложилась такая последовательность оформления этих действий: НАЗНАЧИТЬ на должность, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ, УВОЛИТЬ.

Приказы о предоставлении отпусков, переводах, командировках (временных), взысканиях хранятся три года. Последовательность оформления: ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ (все виды отпусков), КОМАНДИРОВАТЬ.

Приказы по личному составу готовятся кадровой службой на основе соответствующих документов - заявлений, контрактов, графиков отпусков, докладных записок и др. Обязательным являются отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц.

Регистрационный номер здесь является смешанным. К порядковому номеру документа через тире или косую черту добавляются буквы «К» или «ЛС» («кадровый» - срок хранения 3 года, «по личному составу» - долговременный).

При регистрации приказов на компьютере каждой их группе может быть присвоен свой буквенный индекс: ОТ -приказы об отпусках, ПО - о поощрениях и т.д.Заголовок к тексту сводных и сложных приказов формулируется обобщенно - «По личному составу».

Текст приказа по личному составу состоит из одной распорядительной части, которая обычно формулируется по пунктам. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия, которое оформляется на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. Далее с красной строки указываются полностью фамилия, имя и отчество гражданина или работника предприятия, его должность, структурное подразделение, дата совершения распорядительного действия или юридического факта, его условия, мотивы или причины.

Дата, указанная в соответствующем пункте текста, является индивидуальной датой его вступления в силу.

Слово «Основание» оформляется от границы левого поля строчными буквами и заканчивается двоеточием. После него в именительном падеже указывается наименование вида документа, дата его составления, номер и заголовок к тексту. Текст, относящийся к основанию, печатается через один межстрочный интервал.

Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Визы на проекте приказа оформляются до его подписания на лицевой стороне первого экземпляра через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи.

ПРОТОКОЛ

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время заседания специально назначенным лицом или секретарем по должности.

Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен, отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А4.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи.

Название вида документа оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 интервала ниже наименования организации или в центре -при продольном.

Дата оформляется цифровым способом и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа. Дата протокола является датой заседания, а не датой подписания и окончательного оформления документа. Если заседание продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают даты начла и окончания заседаний.

Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номером заседания в пределах данного календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы. Например:

Заседания Совета директоров

Собрания учредителей

Общего собрания акционеров

Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» и при продольном и при угловом расположении реквизитов бланка.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня.

Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире. Инициалы следуют за фамилией. Например:

Председатель - Марков С.С. Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании перечисляются по алфавиту без наименования должности после слова «Присутствовали», которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например: Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные». Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали» и заканчивается двоеточием. Оформляется также как и «Присутствовали».

Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня», которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием.

Каждый вопрос формулируется с предлогом «о», и отвечает на вопрос «о чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения и оформляются с красной строки. Например:

Повестка дня:

1. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за 2 квартал 1998 г.

Доклад коммерческого директора Иванкина Е.С.

2. О создании юридического отдела предприятия. Доклад заместителя председателя правления Ерш А.Г. Пункты повестки дня должны быть сформулированы

четко и конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается, Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика, ставится тире - и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. В некоторых случаях делается отметка: «Текст доклада прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилии и инициалы выступающих записываются в именительном падеже с красной строки.

Все вопросы к докладчику и выступающим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

Решения принятые коллегиально по каждому вопросу, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ», которое пишется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами.

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Это оформляется грифом утверждения, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

АКТ

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В практике управления применяются и составляются акты многих разновидностей - ликвидации, проверки, экспертизы, приема-передачи инвентаризации, списания, аварии, сдачи-приема работы и т.п. Общие правила составления и оформления и формуляр акта остаются едиными.

Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным.

Комиссия может быть как постоянно действующая, так и специально созданная. Ее состав закрепляется в соответствующих распорядительных документах (приказах, распоряжениях и др.). Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, аудиторами, финансовыми консультантами и др.) и представителями контролирующих и ревизующих органов (налоговой, торговой, административно-технической и др. инспекций).

Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. В формуляр акта входят следующие реквизиты:

• Название вида документа (АКТ);

• Дата;

• Регистрационный номер акта;

• Место составления;

• Заголовок;

• Текст;

• Подписи;• Гриф утверждения.

Правила оформления реквизитов аналогичны оформлению реквизитов приказа. Отметим лишь некоторые особенности оформления текста.

Текст акта состоит из двух логических составных частей: введение - изложение (вводной и констатирующей). При необходимости допускается заключительная часть текста, в которой могут содержаться выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт.

Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка. Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через один межстрочный интервал от границы левого поля.

Характерный оборот текста «Составлен комиссией» располагается через 2 межстрочных интервала ниже слова «Основание» и заканчивается двоеточием. Далее через 2 межстрочных интервала от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей в ней. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами; список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

Во вводной части текста не применяется устаревший канцелярский оборот: «Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том...».

Констатирующая часть текста представляет собой связный текст, в котором излагаются результаты работы комиссии. Установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.

Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже текста. С красной строки указывается: «Составлен в... экземплярах», а на отдельных строках от границы левого поля фиксируется место хранения (номер дела по номенклатуре) или адресат, которому направлен экземпляр акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1. экземпляр - в дело № 03-12;

2. экземпляр - в Совет директоров;

3. экземпляр - в Управление по работе с персоналом.

Подписи располагаются через 3-4 межстрочных

интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа.

ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладная записка- документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости - выводы и предложения составителя по его решению.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.

Докладные и объяснительные записки являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылки.

Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. Докладная и объяснительная записки могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство или ведомство.

Докладные и объяснительные, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними.

В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

• наименование автора документа;

• название вида документа (докладная или объяснительная записка);

• дата ;регистрационный номер;

• адресат;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Название вида документа оформляется ниже наименования предприятия прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом от границы левого поля ниже названия документа. Дата докладной или записки является датой ее подписания или отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой порядковый номер. Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дел по номенклатуре и порядковый номер докладной записки (№ 09-14/22).

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями. Например, адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:

Налоговая инспекция Советского района г.Минска

Адресование первому руководителю или его заместителям формулируется в дательном падеже (кому?), причем в наименование должности включается полное наименование организации или предприятия-адресата:

Председателю налоговой инспекции г.Минска Иванову И.И.

Может использоваться совместное применение этих способов адресования другому конкретному лицу:

Комитет по культуре Республики Беларусь

Начальнику отдела театров и концертной деятельности Петровой Л.А.

Заголовок к тексту оформляется в соответствии с требованиями, описанными в предыдущих документах.

Текст зависит от цели создания докладной или объяснительной записки. Обычно он состоит из двух частей. В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерным для этой части текста являются глаголы «предлагаю(-ем)», «считаю(-ем) необходимым», «прошу(просим)».

Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и ее расшифровку.

Внутренние докладные и объяснительные записки составляются значительно чаще, чем внешние, и, как правило, являются основаниями для издания приказов по основной деятельности и распоряжений.

Внутренний документ оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка и имеют следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения- автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем углу листа от границы левого поля;

• название вида документа (оформляется прописными буквами на следующей строке также от левого поля);

• дата; адресат (оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки наименования структурного подразделения м формулируется в дательном падеже);

• заголовок к тексту (если текст документа не превышает 6-8 строк может отсутствовать);

• текст;

• подпись.

ЛЕКЦИЯ 3.