Экспертиза ценности документов и передача дел в архив

1. Экспертиза ценности документов.

Под экспертизой документов понимается их изучение и определение научного, народно-хозяйственного, культурного и другого государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда. Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни материалы отражают развитие науки, культуры, производственную, общественную и другую деятельности. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому ценность их носит постоянный характер, не ограниченный каким-либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности учреждения. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах. Документы справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении сроков возможного их использования уничтожаются.

Экспертиза – один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Национального архивного фонда Беларуси.

Основная задача экспертизы заключается в определении категории документов, подлежащих постоянному или временному хранению. При этом устанавливаются группы учреждений в зависимости от их места и значения в системе государственного аппарата и определяются категории документов различной ценности.

Вторая задача экспертизы – определить состав документов соответствующих профилю каждого государственного архива.

В задачу экспертизы ценности документов входит также обеспечение полноты состава документов учреждений, организаций, восполнение утраченных документов.

Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы проведения экспертизы. Одна из существенных задач экспертизы – изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и другой жизни республики.

Подвергая документы экспертизе, руководствуются определенными критериями для установления их ценности.

Основными критериями, определяющими ценность документов, являются: степень значимости содержания документов, значение учреждения (лица) в деятельности которого они образовались, автографичность, время и место их возникновения, юридическая сила документов, подлинность, копийность, дублетность, поглощенность информации, содержащейся в документе, внешние особенности документов, их физическое состояние и др.

Экспертиза ценности документов осуществляется несколькими этапами. Первый этап – оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел, Результаты ее находят отражение в номенклатурах дел.

Окончательное освобождение от документов, не подлежащих хранению, осуществляется в архиве учреждения на втором этапе экспертизы. Существенную помощь учреждениям в отборе документов оказывают перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение. Такие перечни являются ценным пособием и составляются по отдельным учреждениям, по группам однородных учреждений, по видам документации. Перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение, берутся за основу при составлении номенклатур дел и перечней дел со сроками хранения.

Третий этап экспертизы – окончательный отбор документов на постоянное хранение в государственных архивах.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК). С этой же целью, а так же для осуществления руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК). ЦЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководством организации.

Основная функция ЭК – рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов. Она выносит решения о представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли. ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документооборота и подготовке их для последующего хранения.

В результате деятельности ЭК документы подразделяются на следующие группы:

• Предназначенные для передачи в Государственный архив (документы постоянного хранения);

• Предназначенные для передачи в ведомственный архив (документы временного хранения сроком свыше 10 лет);

• Необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве;

• Подлежащие уничтожению.

Существуют следующие сроки хранения документов: 1 месяц, 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянного срока хранения.

При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности большую помощь оказывают перечни документов с указанием сроков их хранения.

В настоящее время издаются два вида перечней: перечни типовые документов и ведомственные перечни.

Основным видом перечней являются перечни типовых документов с указанием сроков их хранения. Эти перечни издаются органами государственной архивной службы и являются обязательными нормативными документами для учреждений и организаций. Типовые перечни устанавливают единые сроки хранения типовых категорий документов, обязательные для всех учреждений.

Под типовыми категориями документов понимаются такие документы, которые образуются в большинстве учреждений (планы, отчеты, приказы, протоколы и др.) по различным направлениями деятельности.

Ведомственные перечни составляются на документы всех учреждений одного ведомства или на документы определенного учреждения данного ведомства.

При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы – непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащегося в деле.

Перечни могут быть также использованы для составления классификационных схем по содержанию документов и номенклатур дел учреждений.

Классификационная схема перечня представляет собой систематизированный список отраслей и вопросов деятельности учреждений, организаций, предприятий, отраженных в документах.

Классификационная схема перечня составляется по производственно-отраслевому принципу. Различные виды документов и вопросы их содержания систематизируются в этой схеме не по признаку принадлежности к определенному учреждению, а по отношению их к определенной отрасли деятельности учреждения.

Схема, построенная по производственно-отраслевому принципу, представляет собой последовательное расположение наименований основных отраслей и вопросов деятельности всех учреждений, входящих в систему данного ведомства. Каждая из отраслей деятельности составляет самостоятельный раздел перечня. Многие разделы перечня делятся на подразделы, в которых отражаются основные вопросы по каждой отрасли.