Папка «Поступившие»
Главное окно функции «Кабинеты» с рабочим окном папки Поступившие показано на (см. Рис.10-1).
Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты РК: РК №, План, Автор резолюции, Исполнитель, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке Поступившие находятся РК документов, которые уже поступили в кабинет, но еще не приняты к исполнению. В папку помещаются следующие РК:
зарегистрированные пользователем, не приписанным к данному кабинету, если:
в поле РК Кому указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
в поле Кому указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
в поле Кому нет значения, но документ попал в кабинет согласно настройкам системы;
пересланные в текущий кабинет по команде Переслать РК;
пересланные в текущий кабинет согласно резолюции, в которой в качестве исполнителя резолюции указан владелец текущего кабинета.
Папка «На исполнении»
Главное окно функции «Кабинеты» с рабочим окном папки На исполнении показано на Рис.10-3.
Рис. 10-3. Окно папки На исполнении
Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты РК: РК №, План, Автор резолюции, Исполнитель, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке На исполнении находятся:
• РК документов, перемещенные из папки Поступившие по команде Принять к исполнению (принятые к исполнению), но еще неисполненные;
• РК документов, поступившие, согласно настройкам системы, в текущий кабинет при регистрации новых документов;
• РК, помещенные в текущий кабинет по команде Переслать РК;
• РК, в которых автор и исполнители резолюции являются владельцами данного кабинета.
Папка «На контроле»
Главное окно функции «Кабинеты» с рабочим окном папки На контроле показано на Рис10-4.
Заголовками граф таблицы в списке резолюций служат реквизиты РК: РК №, План, Промежут. (промежуточный срок исполнения), Отв. Исполнитель, Автор резолюции, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке На контроле находятся все записи о контрольных резолюциях, авторами которых являются владельцы текущего кабинета.
Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз в случае, если она имеет несколько контрольных резолюций, наложенных владельцами текущего кабинета.
Рис. 10-4. Окно папки На контроле
Знак «плюс» стоит перед плановым сроком исполнения в том случае, если резолюция исполнена и введен отчет ответственного исполнителя с указанием даты исполнения.
Строка выделена красным цветом, если плановая дата исполнения резолюции меньше текущей.
Папка «У руководства»
Главное окно функции «Кабинеты» с рабочим окном папки У руководства показано на Рис.10-5.
Рис. 10-5. Окно папки У руководства
Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты РК: РК №, План, Автор резолюции, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке У руководства находятся РК всех документов, по которым были составлены проекты резолюций, утверждение которых возложено на владельца текущего кабинета.
Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюций.
Знак «+» устанавливается перед плановым сроком исполнения, если в папке На рассмотрении в этом проекте резолюции была выполнена команда Вернуть.
Папка «На рассмотрении»
Главное окно функции «Кабинеты» с рабочим окном папки На рассмотрении показано на Рис10-6.
Рис10-6. Окно папки На рассмотрении
Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты РК: РК №, План, Автор резолюции, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал, План (РК), Факт (РК), Категория рез.
В папке На рассмотрении находятся РК тех документов, к которым был введен проект резолюции, и он еще не рассмотрен руководством (не была выполнена команда Вернуть).
Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз в случае, если к ней было введено несколько проектов резолюций.
Папка «Управление проектами»
Папка Управление проектами предназначена для работы с проектами документов.
Главное окно функции «Кабинеты» с рабочим окном папки Управление проектами показано на Рис.10-7:
Рис10-7. Окно папки Управление проектами
Строка меню папки имеет следующие пункты:
• Папки – содержит команды перехода к работе с документами той или иной папки кабинета;
• Управление – содержит команды работы с РКПД (создание РКПД; просмотр РКПД и ее реквизитов; отправка РКПД на регистрацию; регистрация готового документа, созданного на основе проекта; команды перемещения РКПД в буфер и личные папки пользователя; выделения и отмены выделения РКПД в папке, а также команда обновления содержимого экрана);
• Печать – содержит команду печати списка выделенных в папке РКПД и команду настройки параметров печати;
• Окно – включает команды управления положением открытых окон на экране;
• Справка, Закрыть.
На панели инструментов окна находятся кнопки, дублирующие наиболее часто используемые команды (см. «Главное окно функции «Кабинеты»).
В рабочей области окна папки располагается перечень РК проектов документов (РКПД), исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета. Список РКПД представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной РКПД, а в графах содержится следующая информация:
• Номер проекта – регистрационный номер РКПД;
• Дата создания – дата создания РК проекта документа;
• Исполнитель – исполнитель проекта документа;
• Состояние – статус проекта, характеризующий стадию, на которой находится данный проект в текущий момент времени («Создан», «На визировании», «На подписи» и т.д.);
• Плановый срок – плановый срок готовности документа (дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом);
• Краткое содержание – краткое содержание проекта документа.
Если плановый срок готовности проекта документа соответствует текущей дате или меньше текущей даты, цвет записей в строке его РК становится темно-красным.
При необходимости, пользователь в настройках системы может установить параметры таким образом, что при истечении срока визирования (подписания) проекта документа, записи в строке его РК становятся ярко-красными.