Организационная структура предприятия как основа системы автоматизации документооборота.
Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО является настраиваемость на ту уникальную схему документооборота, которая сложилась на предприятии, и определяется его организационной структурой и правилами ведения делопроизводства.
Настройка системы на организационную структуру предприятия, прежде всего, позволяет упорядочить и локализовать поиск РК документов, исполняемых различными должностными лицами. На рис.2 приведена упрощенная модель доступа к РК документов, исполняемых в различных подразделениях.
Рис. 2. Схема создания кабинета в системе ДЕЛО
После того, как входящий документ зарегистрирован, его РК оказывается в картотеке. В момент первичной регистрации документу присваивается регистрационный номер и определяется должностное лицо, которому предстоит определить дальнейшее движение документа (в РК вписывается фамилия).
Наложение на документ резолюции должно быть отражено в РК вводом самой резолюции: внесением фамилий автора и исполнителей резолюции, а также текста резолюции. В общем случае система дает возможность выполнить поиск РК в картотеках, задав в качестве критерия поиска регистрационный номер документа или фамилию того лица, которому документ направлен.
При ведении традиционного делопроизводства все документы, исполнение которых зависит в текущий момент времени от определенного должностного лица, попадают на его рабочий стол. В системе ДЕЛО аналогом рабочего стола является кабинет (рис.2), а соответствующие должностные лица называются владельцами кабинета.
Так после наложения руководством резолюций (и назначения исполнителей) в картотеке появляются карточки документов, среди исполнителей которых есть кто-либо из сотрудников подразделения 1. Создание кабинета, владельцами которого являются все должностные лица подразделения, приведет к тому, что в кабинет попадут дубликаты всех РК документов, исполнение которых требует участия кого-либо из сотрудников подразделения. Но при необходимости можно настроить систему так, что у кабинета будет произвольное число владельцев, например, только один. В этом случает в кабинет будут попадать документы, относящиеся только к данному должностному лицу. Количество создаваемых в системе кабинетов не ограничивается.
После того, как кабинет создан, доступ пользователя к документам может быть ограничен совокупностью РК, попавших в «свой» кабинет. Такой подход очень удобен при внедрении безбумажной технологии: исполнитель работает с предназначенными
только ему документами.
Для ускорения поиска и разграничения доступа к документами в организациях со значительным документооборотом целесообразно делить одну большую картотеку на несколько картотек подразделений.
При настройке системы ДЕЛО можно повторить организационную структуру предприятия, создав кабинеты по количеству самостоятельных подразделений, В этом случает делопроизводители различных подразделений будут обращаться за документами в соответствующие кабинеты.
Документ
РК
Делопроизводитель Резолюция
Директор
Картотека
Исполнители Исполнители
оригинал копия
Дело Дело
Рис. 1. Схема исполнения входящего документа
Рис. 2. Схема создания кабинета в системе ДЕЛО
Лекция 9.
Возможности и перспективы электронного документооборота.
Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.
Основные недостатки «бумажного документооборота» – сложность редактирования, неудобный поиск документов, затрудненный доступ к большим объемам информации. Более 70% общего времени работы с документами тратится на пересылку, размножение и поиск, не говоря уже о бумаге, оборудовании и расходных материалах. Нет возможности полностью отказаться от бумажных документов, но можно значительно сократить объёмы их использования во внутреннем документообороте организаций и при обмене документами между организациями.
Основные цели перехода на электронный документооборот:
увеличение результативности и эффективности работы с документами;
повышение качества управленческого труда;
обеспечение надёжной защиты информации;
повышение действенности контроля исполнения документов;
уменьшение издержек, связанных с документационным обеспечением управленческой деятельности;
сокращение численности управленческого аппарата.
Ряд отечественных организаций и предприятий сделали выбор в пользу электронного документооборота, внедрили соответствующие решения по автоматизации документационного обеспечения управления (АСДОУ) отечественных либо зарубежных разработчиков, решили проблемы начального этапа и сейчас планируют внедрять полноценный «внутренний» электронный документооборот с использованием электронно-цифровой подписи.