2. Подготовка и передача дел в архив.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; описание дела на обложке.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках-скоросшивателях.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Если дело состоит из документов постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям, в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации, физическое состояние документов дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации; каждое дело вносится в опись самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи и порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливаются по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся по описи (цифрой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел.

Опись утверждается руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией.

На титульном листе описи указывается полное наименование учреждения, а также название структурного подразделения, когда это необходимо.

После титульного листа помещается оглавление с обозначением годовых разделов, структурных подразделений и организаций с указанием соответствующих листов описи.

В предисловии к описи кратко излагается история учреждения и его документального фонда, порядок построения описи, особенности в оформлении дел и их описании. Листы законченной описи нумеруются единой валовой нумерацией, оглавление нумеруется самостоятельно.

В заверительном листе описи указывается количество листов, общее количество дел, годы начала и окончания описи.

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №

№№	Индекс документа	Заголовок документа	Дата документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Инициалы, фамилия

Дата