1. Папка «На визировании»

Главное окно функции «Кабинеты» с рабочим окном папки На визировании показано на Рис10-8:

Рис. 10-8. Окно папки На визировании

Папка На визировании содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта (по количеству визирующих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы Визирующий.

Список РКПД представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной РКПД, а в графах содержится следующая информация:

1. • Номер проекта – регистрационный номер РКПД;

2. • Дата создания – дата создания РК проекта;

3. • Визирующий – визирующее должностное лицо;

4. • Исполнитель – исполнитель проекта документа;

5. • Срок визирования – дата и время, к которым проект документа должен быть завизирован данным должностным лицом;

6. • Плановая дата – дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом;

• Краткое содержание – краткое содержание проекта документа.

Если дата визирования проекта документа соответствует текущей дате или истекла (стала меньше текущей даты), цвет записей в строке его РК меняется на красный.

Если РКПД после визирования принудительно оставляется в папке кабинета, цвет ее записей становится синим.

Если в папке находится несколько записей, соответствующих одной РК проекта (по количеству визирующих владельцев кабинета), то синими станут только завизированные записи.

1. Папка «На подписи»

Главное окно функции «Кабинеты» с рабочим окном папки На подписи показано на Рис.10-9:

Рис. 10-9. Окно папки На подписи

Папка На подписи содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение (на подпись) владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта (по количеству подписывающих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы Подпись.

Список РКПД представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной карточке. В графах таблицы находится следующая информация:

• Номер проекта – регистрационный номер РКПД;

• Дата создания – дата создания РК проекта;

• Подпись – подписывающее должностное лицо;

• Исполнитель – исполнитель проекта документа;

• Срок подписания – дата и время, к которым проект документа должен быть подписан данным должностным лицом;

• Плановая дата – дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом;

• Краткое содержание – краткое содержание проекта документа.

Если дата подписания проекта документа соответствует текущей дате или истекла (стала меньше текущей даты), цвет записей в строке его РК меняется на красный.

Если РКПД после подписания принудительно оставляется в папке кабинета, цвет ее записей становится синим.

Если в папке находится несколько записей, соответствующих одной РК проекта (по количеству подписывающих владельцев кабинета), то синими станут только подписанные записи.

1. 

Поиск РК документов

Универсальным средством для поиска РК документов и проектов документов служит специальная функция «Поиск».

Кроме того, если известно, что РК (РКПД) находится в какой-либо папке, она может быть там найдена простым просмотром или с помощью специальных средств поиска РК (РКПД) в папке:

1. • В течение дня регистрации пользователь, зарегистрировавший документ, может найти РК документа в папке Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ функции Регистрация документов;

2. • РК, направленные в кабинеты, могут быть найдены в папках этих кабинетов при работе с функцией «Кабинеты»;

3. • РК, у которых введены значения внешних адресатов в дополнительный раздел Адресаты, могут быть найдены в списках неотправленных документов или в реестрах функции Реестры внешней отправки документов.

4. • РКПД с любым статусом, кроме статуса «Зарегистрирован», можно найти в папке Управление проектами;

5. • РКПД, со статусом «На регистрации» можно найти в папке Проекты, готовые к регистрации функции Регистрация документов;

6. • РКПД со статусом «На визировании» и «На подписи» можно найти в соответствующих папках функции Кабинеты. Кроме того, в папках На визировании и На подписи могут находиться РКПД со статусом «Завизирован» и «Подписан», в случае если их принудительно оставили в этих папках после визирования и подписания проекта.

   0. • РК и РКПД, отобранные в личные папки, могут быть найдены в них при работе с функцией Поиск.