- •Рысевец м.С.
- •Современное деловое письмо
- •Образцы регистрационных журналов
- •Информационно-поисковая система по документам и контроль их исполнения
- •Перечень
- •Составление номенклатуры дел.
- •Форма номенклатуры дел предприятия
- •Экспертиза ценности документов и передача дел в архив
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Подготовка и передача дел в архив.
- •Форма листа-заверителя дела лист-заверитель дела №
- •Система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «дело».
- •Организационная структура предприятия как основа системы автоматизации документооборота.
- •Электронные документы, вопросы придания юридической силы электронным документам.
- •Папки кабинетов, предназначенные для исполнения документов
- •Папка «Поступившие»
- •Папка «На исполнении»
- •Папка «На контроле»
- •Папки «у руководства» и «На рассмотрении»
- •Основные функции системы
- •Подсистема «Отчетные формы»
- •Подсистема «Справочники»
- •Подсистема «Пользователи»
- •Функция «Кабинеты»
- •Папка «Поступившие»
- •Папка «На контроле»
- •Папка «На визировании»
- •Папка «На подписи»
- •Функция «Поиск»
- •Чтобы начать работу с функцией Поиск:
- •Чтобы задать параметры поиска данного вида документов:
- •Поиск по регистрационному номеру
- •Чтобы выполнить поиск рк по регистрационному номеру:
- •Обобщенный поиск
- •Формирование поискового запроса и поиск рк
- •Чтобы выполнить отбор рк в режиме Обобщенного поиска:
- •Сохранение поискового запроса
- •Чтобы выполнить поиск по ранее сохраненному запросу:
- •Как пользоваться личными папками
- •Чтобы создать личную папку:
- •Печать перечня рк документов
- •Чтобы напечатать список:
- •Чтобы отредактировать содержимое прикрепленного файла:
- •Чтобы завершить редактирование рк:
- •Для просмотра и редактирования журнала передачи документа:
Форма номенклатуры дел предприятия
Наименование УТВЕРЖДАЮ
предприятия Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата
№
Минск
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел (томов) |
Срок хране- ния и № статьи по перечню |
Примечание |
Должность руководителя
службы ДОУ подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
ЭК предприятия
От 00.00.2000 №
В первой главе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канцелярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 – индекс структурного подразделения, 18 – номер дела.
Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяются десятичная, нумерационная и серийная цифровые индексации. Наиболее распространена десятичная система.
В графе «Заголовки дел» указываются названия разделов и подразделов и заголовки дел.
Заголовки дел формируются на основе определений документированных участков работы и вопросов деятельности учреждения. К ним добавляется названия рода заводимого дела (переписка, документы) или делопроизводственного вида документов (приказы, протоколы, акты), а также данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, указания о подлинности или копиях документов, вопрос (тема, предмет), к которому относится содержание документов заводимого дела. Кроме того, в заголовки дел могут быть внесены названия учреждений, после переписки с которыми образовались документы (корреспонденты). Название учреждения-автора в заголовках дел с перепиской не указывается.
Так, в заголовке дела «Переписка с областными и районными организациями по вопросам образования и культурно-массовой работы» в обобщенном виде показаны корреспонденты и вопросы переписки (такое дело составляется, если нет необходимости заводить несколько дел по группам корреспондентов).
Неправильно озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указано действие, например, «Проверки финансово-хозяйственной деятельности и документальных ревизий подведомственных учреждений» вместо «Акты проверки…», «Справки проверки…» и т.д.
Наименование дел в номенклатуре должны совпадать с их заголовками на обложках дел.
Каждый раздел номенклатуры целесообразно начинать с новой страницы.
Графа 3 номенклатуры заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество частей (томов) по каждому наименованию. Если в течение года заведено несколько томов дела, и последний том не завершен, то в номенклатуру дел предстоящего года включаются все тома переходящего дела.
В графе 4 проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня. В том случае, если в перечне отсутствуют отдельные новые категории документов, экспертная комиссия определяет срок хранения на основании их практической ценности.
Не менее важным является заполнение графы 5 «Примечание».
В течение года в этой графе делаются отметки о заведении дел, указываются фамилии ответственных за это лиц, делаются отметки о переходящих делах (например: «переходящее»), о передаче дел в архив учреждения, об уничтожении дел и т.п.
Номенклатура дел подписывается руководителем делопроизводственной службы учреждения. Номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.
Лекция 7.