Папки кабинетов, предназначенные для исполнения документов
В зависимости от того, на каком этапе исполнения находится документ в текущий момент времени, его РК попадает в отдельный массив – так называемую папку кабинета. Таким образом, область для поиска требуемой карточки еще более сужается, давая пользователю возможность обращаться непосредственно к интересующей его папке. С другой стороны, с точки зрения разграничения прав доступа к информации, доступ к любой из папок кабинета для части пользователей может быть закрыт.
Всего таких папок в кабинете пять (см. Рис. 1-2).
Рис. 1-2. Движение РК по папкам кабинета
Папка «Поступившие»
Попадая в кабинет из картотеки, РК документа ложится в папку Поступившие (документы, созданные в текущем кабинете, минуют эту папку и попадают в папку На исполнении). Таким образом, в папке накапливаются записи о документах, требующих от владельцев кабинета либо исполнения, либо вынесения резолюции.
Обратившись к папке (открыв папку), пользователь увидит список, каждая строка которого содержит основные реквизиты документа, включая:
регистрационный номер;
плановую дату исполнения резолюции, если резолюция, согласно которой документ направлен в кабинет, является контрольной;
фамилию автора резолюции, если документ попал в кабинет согласно резолюции;
текст резолюции;
фамилию должностного лица–владельца кабинета, если документ попал в кабинет согласно резолюции, в которой данное должностное лицо значится исполнителем;
краткое содержание документа;
дату регистрации документа;
для входящих документов – наименование организации первого корреспондента, для писем – ФИО и город первого корреспондента, для исходящих документов – ФИО подписавшего документ.
Запись о документе, направленном владельцу кабинета, появляется в папке в момент ввода резолюции и, таким образом, может рассматриваться как уведомление о скором получении бумажного документа. Факт получения владельцем кабинета бумажного документа, т. е. принятия его к исполнению, сопровождается “перекладыванием” РК документа из папки Поступившие в папку На исполнении (см. Рис. 1-2).
Папка «На исполнении»
В папке На исполнении хранятся РК документов, принятых владельцами кабинета к исполнению и находящихся в работе. При этом по отношению к документу владельцы кабинета могут быть разделены на две группы:
• непосредственные исполнители документа, т. е. те должностные лица, фамилии которых указаны в наложенной на документ резолюции в качестве исполнителей документа;
• должностные лица, которые должны определить дальнейшую судьбу документа – либо наложить на него еще одну резолюцию, либо перенаправить документ другому должностному лицу (если, например, документ попал к нему по ошибке), либо списать документ в дело.
Если документ попал в кабинет по резолюции, не требующей контроля (фамилия владельца кабинета указана в резолюции в качестве исполнителя документа), то РК документа будет находиться в папке На исполнении до тех пор, пока пользователь не сообщит системе о завершении работы с документом (об исполнении документа). Выполнение этой процедуры сопровождается оформлением отчета о проделанной работе, после чего РК документа удаляется из папки и кабинета. Если же документ попал в кабинет по контрольной резолюции (документ поставлен на контроль исполнения), то факт завершения работы исполнителем является необходимым, но не достаточным условием. РК документа покинет папку (и кабинет) только после того, как в системе будет отражено снятие документа с контроля автором резолюции (либо другим пользователем, которому даны соответствующие права), т. е. после утверждения отчета исполнителя.
Если документ направлен владельцу кабинета для принятия им какого-либо решения, то таким решением может быть:
• Удаление из кабинета РК документа в том случае, если документ не требует исполнения (например, направлен для ознакомления).
• Перенаправление документа другому должностному лицу в том случае, если принятие решения по документу лежит вне компетенции данного должностного лица.
В результате выполнения этой операции РК документа покидает папку На исполнении и кабинет и ложится в папку Поступившие того кабинета, владельцем которого является другое должностное лицо.
Составление проекта резолюции сопровождается дублированием РК документа в папках У руководства и На рассмотрении (см. Рис. 1-4). О назначении этих папок будет рассказано ниже.