Папка «На контроле»

В папке На контроле хранятся РК документов, на которые владельцем кабинета была наложена контрольная резолюция. Это резолюция, в которой указаны не только фамилии исполнителей и что они должны сделать, но и срок ее исполнения.

Периодически открывая эту папку, пользователь может проверять исполнение резолюций, чему способствуют следующие возможности системы:

0. • строка списка хранящихся в папке РК документов, соответствующая не исполненной в срок резолюции, окрашивается в красный цвет;

1. • в строке исполненной резолюции, т. е. резолюции, по которой от всех исполнителей был получен отчет об исполнении (достаточно отчета ответственного исполнителя), появляется специальный маркер в виде значка «+».

1. Если автор контрольной резолюции (или лицо, уполномоченное проверять исполнение резолюций) удовлетворен качеством работы исполнителей, то он снимает исполненный документ с контроля – в РК документа вносится дата фактического исполнения резолюции. Выполнение этой операции приводит к тому, что:

   0. • РК документа удаляется из папки На контроле;

   1. • дубликаты РК документа удаляются из папок На исполнении тех кабинетов, владельцы которых являются исполнителями документа.

Папки «у руководства» и «На рассмотрении»

Как уже отмечалось, данные папки используются в случае наложения на документ проекта резолюции. При этом устанавливается следующий порядок утверждения резолюции:

0. • должностное лицо (например секретарь-референт) принимает к исполнению документ (РК документа попадает в папку На исполнении) и составляет проект резолюции. В результате ввода в РК проекта резолюции дубликаты РК одновременно оказываются в папках У руководства и На рассмотрении;

1. • руководитель знакомится с текстом проекта резолюции, в случае необходимости редактирует его и накладывает резолюцию на документ. После этого сам руководитель или секретарь-референт вводит в РК окончательный текст резолюции и рассылает РК по исполнителям. При этом РК удаляется из папки На рассмотрении;

2. • секретарь-референт периодически открывает папку У руководства, в которой отображается список документов, находящихся на утверждении у руководителя. Тем самым он имеет возможность проанализировать этот список и, при необходимости, обратить внимание руководителя на желательность быстрого рассмотрения или утверждения какого-либо документа.

Основные функции системы

При работе с системой ДЕЛО различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обуславливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может определяться должностными инструкциями и быть ограниченным, например, только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству.

В связи с этим система ДЕЛО имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами.

Каждый модуль оформлен как отдельное приложение системы Windows и в дальнейшем будет называться подсистемой.

Система ДЕЛО состоит из следующих подсистем:

• Документы;

• Отчетные формы;

• Справочники;

• Пользователи.

При запуске той или иной подсистемы запрашивается идентификатор и пароль пользователя и проверяется наличие прав этого пользователя на работу с данной подсистемой.

Системный технолог работает с подсистемами:

Пользователи. Данная система предназначена для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другим подсистемам, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе ДЕЛО.

Справочники. Эта подсистема используется для настройки системы на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы.

Подсистемы, перечисленные ниже, предназначены для работы пользователей, непосредственно выполняющих те или иные делопроизводственные операции.

Отчеты. Данная подсистема обеспечивает формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении контрольных документов и справок-напоминаний об исполнении контрольных документов.

Документы. Данная подсистема реализует основные функциональные возможности системы ДЕЛО (см. рис.).

Начальное окно подсистемы «Документы»

Она объединяет следующие основные пользовательские функции системы:

0. • регистрацию документов;

1. • исполнение документов;

2. • поиск документов в картотеках;

3. • рассылку исходящих документов.

1. Обработка документов на каждом из этих этапов обеспечивается выполнением набора команд, которые, в свою очередь, объединяются в модуль подсистемы – функцию. Так, запуск подсистемы Документы открывает доступ к функциям системы:

   0. • функция Регистрация документов – команды функции обеспечивают ввод значений реквизитов РК, включая "прикрепление" к карточке файла с текстом документа, установку связей между документами, а также передачу документа в кабинет (картотеку) для дальнейшего исполнения;

   1. • функция Кабинеты – команды функции обеспечивают исполнение документа, попавшего в кабинет, включая наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело. Кроме того, функция Кабинеты используется для работы с проектами документов. Вызов функции обеспечивает доступ к содержимому папок текущего кабинета (например, к папке На контроле для просмотра документов, поставленных на контроль исполнения);

   2. • функция Поиск документов и личные папки – команды функции обеспечивают поиск документов в картотеке по значениям реквизитов их РК. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в каком из кабинетов находится документ либо если пользователь не приписан ни к одному кабинету. После того, как документ найден, команды функции обеспечивают исполнение документа (см. функцию Кабинет).

Результаты поиска также могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирования произвольных отчетных сводок (например, формирование списка неисполненных данным должностным лицом документов);

• функция Реестры внешней отправки документов – команды функции обеспечивают обработку документов, подлежащих отправке, включая формирование и печать стандартных форм реестров рассылки;

• функция Опись дел – команды функции обеспечивают просмотр документов, списанных в дела, а также ведение самих дел.

Доступ пользователей к тем или иным подсистемам, а также права, необходимые для выполнения каких-либо функций в этих подсистемах, устанавливаются технологом.