Образцы регистрационных журналов

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступления	Краткое содержание	Резолюция или кому направляется	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата и индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

ЛЕКЦИЯ 5.

Информационно-поисковая система по документам и контроль их исполнения

1. ИПС по документам организации.

Регистрация документов – запись необходимых сведений с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Регистрационные карточки служат основой для создания учетно-информационного аппарата организации. Это достигается путем группировки регистрационных карточек в картотеки по определенным признакам. Карточка помещается в картотеку после того, как документ был зарегистрирован, и на нее будут перенесены все необходимые сведения.

Каждое учреждение с карточной системой регистрации документов имеет справочную картотеку, которая делится соответственно на две части: исполненные и неисполненные документы.

Первая часть картотеки (Неисполненные документы) служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам или по исполнителям.

Вторая часть картотеки (Исполненные документы) строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

Разделы второй части картотеки соответствуют разделам и индексам дел сводной номенклатуры дел организации.

Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками об исполнении перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.

По принципу построения картотеки могут быть следующими:

- регистрационная (валовая), карточка в которой располагаются в порядке возрастания регистрационных номеров документов. На разделителях рубрик могут быть указаны названия месяцев. Такая картотека целесообразна для организационно-распорядительных документов;

- вопросная картотека, которая составляется в основном на такие документы, как распоряжения, приказы, переписка с вышестоящими организациями, т.е. на документы постоянного хранения;

- корреспондентская картотека, в которой на разделителях рубрик пишут названия корреспондента или их индексы. Рубрика каждого корреспондента в свою очередь может делиться на исполненные и неисполненные документы;

- картотека, построенная по номенклатуре дел, имеет названиями рубрик названия дел по номенклатуре или их индексы. Она составляется только на исполненные документы.

В картотеке на исходящие документы карточки располагаются в соответствии с валовой нумерацией, а рубриками могут быть названия структурных подразделений организации.

Перечень картотек велик, и каждая организация вправе создавать любые картотеки, исходя из принципа целесообразности.

Среди типовых недостатков в регистрации документов в организациях, можно отметить следующие: многократность регистрации, отсутствие перечня документов, не подлежащих регистрации, отсутствие регистрации внутренних документов, отсутствие в индексах документов номеров дел по номенклатуре, что снижает поисковый образ документа и др.

Карточная система регистрации документов дает возможность организовывать рациональную систему поиска документов путем создания различного рода картотек, позволяет организовывать контроль исполнения без дополнительных записей. Карточная система регистрации является первым этапом в создании автоматизированной информационно-поисковой системы (ИПС).

ИПС обеспечивает работников информацией о всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на дисплей.

ИПС строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного набора реквизитов. В зависимости от специфики организации состав реквизитов может быть изменен. В автоматизированной ИПС используются коды Общегосударственного классификатора технико-экономической информации (ОКТЭИ).

При автоматизированном контроле исполнения пользователь должен иметь возможность получать информацию по всем реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент. Запрещается вводить специальные или дополнительные формы контрольных карточек или других промежуточных учетных, отчетных и иных форм. Напоминания о сроках исполнения, сводки состояния исполнения по группам документов или по исполнителям выводятся на экран дисплея; рассылка документов производится по электронной почте.

После завершения исполнения и записи необходимой информации в банк регистрационных данных заносится полностью заполненная регистрационно-контрольная карточка, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив одновременно с документами.

2. Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – необходимый элемент организации управленческой деятельности.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений, заданий и поручений руководства.

Работа по контролю исполнения должна организовываться, исходя из следующих требований:

- оперативность и своевременность исполнения документов;

- систематичность контроля;

- необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.

Срок исполнения документа исчисляется с момента его получения организацией.

Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с вышестоящими хозяйственными, плановыми, финансовыми и административными органами; переписка с подведомственными учреждениями и организациями; обращения граждан; пр. Сроки исполнения перечисленных документов не должны превышать

10 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. При определении срока исполнения, устанавливаемого руководителем учреждения, учитываются содержание документа.

Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.

Для документов, требующих более длительного исполнения, срок может быть увеличен, но, не более, чем в два раза от первоначально установленного срока. Продлевает этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу по получении документа или за два-три дня истечения срока исполнения. Иначе документ считается не исполненным в срок.

Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль. Для этого на регистрационно-контрольной карточке и на самом документе проставляется отметка о контроле. Затем контрольная карточка помещается в контрольную картотеку, которая систематизируется по срокам исполнения документов, по группам или по исполнителям. Например, порядок контроля за документами может быть следующим.

Контрольные карточки группируют по срокам исполнения, их делят на 33 ячейки: 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце, 32-я – для размещения карточек на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В 33-ей ячейке размещают карточки, соответствующие неисполненным в срок документам.

Контроль может осуществляться до истечения срока исполнения (предварительный) и после истечения срока исполнения (последующий). Предварительному контролю подлежат документы, имеющие индивидуальный срок исполнения, а последующему – документы с типовым сроком исполнения.

Для ведения централизованного контроля за документами рекомендуется составление сводки о документах, находящихся на контроле. Она составляется в установленные сроки на основании систематического просмотра и обработки контрольных карточек.

Форма сводки о документах, находящихся на контроле

СВОДКА

________ № _________

О документах, находящихся

на контроле по состоянию

на _________________200 __ г.

Всего на контроле числится _________________ документов, в том числе ________________ документов, не исполненных в установленный срок; ________________ документов, срок исполнения которых истекает

_______________________ 200 ___ г.

Наименование структурных подразделений	Документы, поступившие на контроль
	просрочены				до истечения срока осталось
	всего	на 5 дней	на 10 дней	на 15 дней и более	5 дней	10 дней

К сводке может быть перечень неисполненных документов и документов с истекшими сроками исполнения.

Форма перечня неисполненных документов

с истекшими сроками хранения