Подсистема «Отчетные формы»

Подсистема обеспечивает формирование стандартных отчетов. В отличие от функции поиска подсистемы Документы, данная подсистема формирует список документов в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм (на основе разработанных шаблонов MS Word).

Подсистемой поддерживается формирование следующих отчетов:

• сведения о документообороте (по отношению к подразделениям и должностным лицам);

• сводка об исполнении контрольных документов;

• сводка-напоминание об исполнении контрольных документов.

Правила работы с подсистемой изложены в части 7 настоящего руководства.

3. Подсистема «Справочники»

Подсистема обеспечивает ввод значений в справочники системы, т. е. настройку системы на организационную структуру предприятия и правила делопроизводства. Ввод значений в каждый из справочников реализуется отдельной командой (отдельным режимом). Правила работы с этой подсистемой изложены в руководстве системного технолога.

Подсистема «Пользователи»

Подсистема ведет список пользователей системы. При работе с данным списком для каждого пользователя определяется:

0. • идентификатор и пароль пользователя;

1. • права доступа к настройкам системы;

2. • права доступа к картотекам системы;

3. • права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек;

4. • права доступа к папкам внутри каждого из доступных кабинетов;

5. • права доступа к документам разных грифов допуска;

6. • права доступа к подсистемам и функциям системы.

1. Правила работы с этой подсистемой изложены в руководстве системного технолога.

Лекция 10.

Исполнение документов

1. Функция «Кабинеты»

Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.

При исполнении документов действия пользователя можно разделить на два этапа:

• поиск документа в "своем" кабинете, что сводится к просмотру РК, хранящихся в какой-либо папке кабинета;

• внесение изменений в РК, связанных с очередным этапом исполнения документа (ввод текста резолюции, отчетов и т. п.).

0. При работе с проектами документов пользователь, если он наделен соответствующими правами, может регистрировать проекты документов, согласовывать и утверждать проекты, а также регистрировать готовые документы, созданные на основе проектов.

Доступ к папкам кабинета предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.

Главное окно функции «Кабинеты»

В функции «Кабинеты» РК исполняемых документов распределены по папкам:

0. 1. Поступившие;

1. 2. На исполнении;

2. 3. На контроле;

3. 4. У руководства;

4. 5. На рассмотрении.

1. Для работы с проектами документов используются папки:

   0. 6. Управление проектами;

   1. 7. На визировании;

   2. 8. На подписи.

Доступ пользователей к папкам кабинета определяется технологом системы, но пользователю, приписанному к кабинету, обязательно должна быть доступна хотя бы одна папка.

При запуске функции «Кабинеты» открывается главное окно функции, содержащее строку меню, панель инструментов и поле с наименованием текущего кабинета. В рабочей области главного окна функции располагается окно одной из папок кабинета. Если папка Поступившие доступна пользователю, по умолчанию, именно она открывается при запуске функции.

Рис. 10-1.Окно папки Поступившие

Если открыта одна из папок, предназначенных для работы с резолюциями и проектами резолюций (папки № 1-5), строка меню окна Кабинеты имеет следующие пункты:

• Папки – содержит команды перехода к работе с документами той или иной папки кабинета;

• Управление – содержит список команд, состав которых зависит от того, какая папка кабинета открыта. Команды этого меню предназначены для:

• перехода к просмотру РК, резолюции или проекта резолюции (кроме папки Поступившие), а также группе реквизитов;

• ввода резолюций или их проектов (кроме папки Поступившие);

• исполнения и пересылки РК, а также помещения номера РК в буфер;

• отбора и поиска РК в папке;

• выделения и отмены выделения РК в папке;

• обновления содержимого экрана;

• помещения РК в личные папки пользователя.

• Печать – содержит команды печати списка РК и реестров передачи документов в другие подразделения.

• Окно, Справка, Закрыть.

Панель инструментов окна Кабинеты состоит из двух рядов кнопок. В верхнем ряду расположены нумерованные кнопки, дублирующие команды меню Папки.

В нижнем ряду находятся кнопки, дублирующие наиболее часто используемые команды, такие как Просмотреть РК, Просмотреть резолюцию, Ввести резолюцию, Найти РК в папке и др.

Группа кнопок, дублирующая команды ввода резолюции и проекта резолюции, отсутствует на панели инструментов папок Поступившие, Управление проектами, На визировании и На подписи, так как соответствующие команды для документов данных папок не выполняются.

Если пользователь имеет доступ к нескольким кабинетам, он, при необходимости, может перейти к работе с документами другого кабинета. Чтобы сменить кабинет, щелкните на кнопке , примыкающей к правой границе поля, в котором находится название текущего кабинета. Откроется список доступных пользователю картотек и кабинетов (см. Рис.10-2).

Рис10-2. Окно выбора кабинета

Щелкните на названии нужного кабинета. Список закроется, в поле будет введено новое значение. В окне Кабинеты отобразятся папки выбранного кабинета.

В заголовке окна любой из папок кабинета, помимо названия папки, указывается количество РК, находящихся в ней в текущий момент времени (например, На исполнении (12)).

В рабочей области окна папок, предназначенных для работы с резолюциями и проектами резолюций (папки № 1 – 5), располагается список РК и резолюций документов, оформленный в виде таблицы. В графах таблицы указаны различные реквизиты РК:

• РК № – регистрационный номер документа;

• План – плановая дата исполнения резолюции;

• Промежут. – промежуточная дата исполнения резолюции;

• Автор резолюции;

• Исполнитель;

• Текст резолюции;

• Дата – дата регистрации документа;

• Краткое содержание – краткое содержание документа;

• Корр/Подписал – для входящих документов – наименование организации первого корреспондента, для писем – ФИО и город первого корреспондента, для исходящих документов – ФИО подписавшего документ;

• План (РК) – плановая дата исполнения документа;

• Факт (РК) – фактическая дата исполнения документа;

• Категория рез. – категория резолюции документа.

Состав реквизитов определяется типом папки.

В строке каждой РК (резолюции), находящейся в папках № 1-5 стоит идентификатор группы документов, показывающий, какой именно группе соответствует данная РК: – входящие, – письма и обращения граждан, – исходящие документы.

Если в вашей системе используется первое правило определения исполнения документа (от резолюции), РК документов, имеющих контрольную резолюцию, будут отмечены красным значком . Если же в вашей системе используется второе правило определения исполнения документа (вручную), красным значком будут отмечены РК документов, поставленных на контроль.

РК, снятые с контроля, отмечаются серым значком .

В рабочей области окна папок, предназначенных для работы с проектами документов (Управление проектами, На визировании и На подписи), располагается оформленный в виде таблицы список РК проектов документов. Графы таблицы содержат реквизиты РКПД (см. описание этих папок).

Для просмотра реквизитов, расположенных за рамкой окна, используется полоса горизонтальной прокрутки.

Ширину любой графы таблицы можно отрегулировать (уменьшить или увеличить), перетаскивая мышью границы граф. Кроме того, можно изменить порядок расположения граф в таблице. Для этого следует щелкнуть левой кнопкой мыши на наименовании графы и, не отпуская кнопку, перетащить графу на нужное место.

Заголовки граф, являются кнопками, позволяющими выполнять сортировку РК/РКПД (см. п. «Сортировка РК (РКПД)).

Пользователь может установить параметры настройки системы таким образом, что все новые РК (РКПД) в папке, а также РК с повторно отредактированными резолюциями (РКПД с отредактированными данными), выделяются зеленым цветом. После первого обращения к РК (РКПД) – просмотра или редактирования – выделение автоматически снимается.