Современное деловое письмо

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия с внешним миром. Через письма ведутся переговоры: выясняются отношения между предприятиями и организациями: излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности и пр.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, факса, модемной связи и электронной почты – объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций обусловило появление унификации делового письма.

Унификация затрагивает все уровни делового письма и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а деловые интересы, практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.

1. Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Наименование организации - адрес документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

Номер телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом.

Индекс исходящего документа – номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер письма, например,

№ 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения письма дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На № ___________ от ______________

Адресат – наименование и адрес получателя письма. В состав этого реквизита может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание или степень, его следует указывать перед фамилией.

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе в предложном падеже с предлогом «О».

Оставшиеся реквизиты – текст, отметка о наличии приложения и подпись – оформляются обычным способом.

2. Разновидности писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лица единственного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Просим…»

«Вас проверить качество изготовления станков»

«выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»

«включить в план изобретений»

«Прошу…»

«принять меры»

«сообщить данные о поставке»

«направить нам договор»

«подтвердить по телефаксу получение документов»

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1. повторение просьбы, на которую составлялся ответ;

2. обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

3. констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие выражения:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»

«Считаем нужным сообщить Вам…»

«Предлагаемые Вами сроки проведения…»

«Ваше предложение не получило поддержки…»

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно нужно.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на… необходимых Вашему заводу…

Высылаем наложенным платежом…

Возвращаем проект со следующими замечаниями…

В соответствии с нашей договоренностью высылаем…

Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Например:

Направляем подписанный с нашей стороной договор № от . Справка о финансировании будет выслана…

Письмо-напоминание. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

Напоминаем, что по проекту совместного строительства Вы должны …

Напоминаем Вам, что задолженность по оплате составляет…

Несмотря на неоднократные напоминания, Ваша фирма до сих пор не представила…

Письма-предложения. Такое письмо может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности организации.

Международные письма. В последнее время заметно увеличился объем международной корреспонденции. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

ЛЕКЦИЯ 4.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Основные характеристики документооборота.

Проблема совершенствования документооборота является одной из актуальных в современном документоведении.

Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ), цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения.

ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, участвующих в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятия или сами решения; документы, направляемые для исполнения и сообщающие и результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота – качественных и количественных.

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного или смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризую особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают «удельный вес» каждой группы документов или документопотоков, определяют «плотность» документопотока – объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как «физический объем» конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристика документооборота относят «продолжительность документооборота», т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Временные характеристики могут являться временем полного цикла обращения документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.

Показатели документооборота отражаются формой сводки учета документооборота.

Примерная форма сводки учета документооборота

Структур- ные подраз-деления	Входящие		Исходящие		Внутренние
	По группам документов	По коррес-пондентам	По группам документов	По коррес-пондентам	По группам документов	По коррес-пондентам

Итого:

Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих показателей:

• прямолинейность

• непрерывность

• ритмичность

• параллельность

• пропорциональность.

Показатель прямолинейности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для этого организуют схемы документооборота, разрабатывают маршрутные и технологические карты на управленческую документацию.

Непрерывность в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживаем» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Показатель ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот показатель тесно связан с показателем непрерывности движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Показатель параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого показателя состоит в сокращении времени на прохождение документа.

Показатель пропорциональности предполагает равномерную загрузку каналов движения документов. Несоблюдение этого требования приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. - необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников.

Все рассмотренные показатели и принципы взаимообусловлены. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

2. Порядок прохождения документопотока

   0. Прохождение входящих документов

Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя прием и первоначальную обработку входящей корреспонденции; предварительной рассмотрение распределение документов регистрацию; рассмотрение руководством; доставку; непосредственное исполнение или использование документов; распределение по тематическим папкам (делам).

Поступившие документы проходят несколько этапов.

Первичная обработка. Проверяется правильность доставки корреспонденции. Неправильно доставленная корреспонденция пересылается по назначению или возвращается обратно. На всех документах проставляется отметка о поступлении их в организацию.

Предварительное рассмотрение. На этом этапе проводится фильтрация документов. Наиболее срочные и важные документы передаются руководителю. Остальные – заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и исполнителям.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Документ далее передается ответственному исполнителю. Ответственным исполнителем считается тот, кто указан в резолюции первым.

0. Прохождение исходящих документов

Подготовка исходящего документа начинается с проекта. Затем проект проходит процедуру согласования или визирования. Подготовленный документ со всеми редакционными правками передается на подпись руководителю. После этого документ регистрируется и отправляется адресату. Копии документов подшиваются в дела.

Все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.

0. Регистрация документов

Регистрация документов проводится до передачи их на рассмотрение. Документы регистрируются централизованно, в специальной регистрационной форме, куда заносятся основные сведения о документе.

Основная задача регистрации состоит в фиксировании факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера и записи, установленных сведений о нем. Она придает документу юридическую силу.

Цель регистрации - учет, контроль исполнения и справочная работа по документам. Основной принцип регистрации – однократность.

При регистрации на документе проставляется индекс. Как правило, он состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа.

Индексами распорядительных документов (приказов, решений, указаний м пр.) и протоколов являются их порядковые номера, присваиваемые в пределах календарного года, Индексы отдельных видов документов могут дополняться буквенными обозначениями (например, приказов по личному составу – буквами «л/с», обращений граждан – первыми буквами фамилий автора документа).

Документы регистрируются в журналах (отдельных файлах) на регистрационно-контрольных карточках. Наиболее рациональна регистрация

документов на компьютере. В этом случае на экран выводится форма регистрационно-контрольной карточки и в нее записывают все сведения о документе.

Форма РКК (единая)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и индекс документа	Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Контрольные отметки
Фонд № Опись № Дело №

«Календарная шкала» карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.

В графе «Корреспондент» отмечают название организации, из которой документ поступил для входящих документов, или куда он направляется – для исходящих. Для внутренних документов вносят фамилию автора или наименование соответствующих структурных подразделений.

Графа «Дата поступления и индекс документа» заполняется при регистрации входящих документов.

В графе «Дата и индекс документа» указывается дата и индекс документа, присвоенные ему организацией-автором.

В графе «Краткое содержание» указывают вид документа, заголовок к тексту. При регистрации внутренних и исходящих документов в этой графе указывают должность, фамилию лица, подписавшего документ.

В графе «Резолюция или кому направлен документ» указывают полное содержание резолюции, ее автора и дату. При отсутствии резолюции в данной графе записывают название подразделения или инициалы и фамилию исполнителя.

В графе «Отметка об исполнении документа» для входящих документов фиксируют дату и индекс ответного документа или указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе. В этой же графе указывают индекс дела, в которое подшит на хранение.

Для исходящих документов в данной графе указывают дату получения ответа на него, дату, индекс и краткое содержание ответного письма. При отсутствии ответного документа, записывают, когда и какое решении е принято по существу рассматриваемого вопроса.

В графе «Контрольные отметки» фиксируют отметки за сроками исполнения, которые содержат дату проверки, причины задержки исполнения документа, движение документа, а также указывают Ф.И.О. сотрудника, подготовившего документ, лиц, завизировавших его.

Граф «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются при сдаче дел в архив.

В учреждениях с большим объемом документооборота для регистрации можно использовать журналы.