Перечень

документов, не исполненных структурными подразделениями в установленный

срок по состоянию на _________________ 200 __ г.

Откуда поступил документ, дата, индекс документа

Краткое содержание документа

Наименование отдела, ответственный исполнитель и срок исполнения

Причины неисполнения

Рекомендуемые мероприятия для устранения недостатков

Решение руководства

ЛЕКЦИЯ 6.

Составление номенклатуры дел.

Одним из узловых вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, индексации документов и дел, их учета и оперативного использования.

Наличие номенклатуры дел в каждой организации обязательно.

Номенклатура дел выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения или организации, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения, учетного документа в архиве для дел временного хранения.

Основными принципами построения номенклатуры являются:

Систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая документы по одному вопросу (теме) группировать вместе; единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов. Номенклатура включает полный состав документов.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры необходимо провести определенную организационную работу. Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об учреждении и его структурных подразделениях, должностные инструкции, штатные расписания, отчеты и другая документация, схема классификации служебных документов, ведомственный или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения.

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу в бесструктурных учреждениях или там, где нет устойчивой структуры.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

1. Канцелярия.

2. Отдел экономического прогнозирования.

3. Производственно-технологический отдел.

4. Отдел техники безопасности.

5. Финансовый отдел.

6. Бухгалтерия.

7. Отдел труда и заработной платы.

8. Отдел кадров.

9. Токарный цех.

10. Слесарный цех.

11. Сборочный цех.

12. …

15. Профсоюзный комитет.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Бухгалтерия.

5. Отдел кадров.

6. Профсоюзный комитет.

Пример схемы, построенной по функциональному принципу:

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Финансирование.

5. Учет и отчетность.

6. Кадры.

Составление номенклатуры дел начинается в структурных

подразделениях. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений. Первый раздел номенклатуры сводной номенклатуры дел рекомендуется посвящать делам с документами канцелярии (секретариата, общего отдела), затем функциональным отделам и управлению.

В номенклатуре, построенной по структурно-функциональной схеме, названия ее разделов и подразделов совпадают с наименованиями управленческих функций и структурных подразделений, которые располагаются в порядке их значимости. Внутри каждого раздела дела размещаются по группам с учетом степени важности, сроков хранения. Внутри каждой группы располагаются дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.

В номенклатуры дел сначала включают дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данного учреждения, протоколы, штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и др.

Наименования дел, включающие документы одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются рядом. Так, после подлинных приказов включаются дела с копиями приказов; квартальные планы следуют за годовыми; месячные – за квартальными; после них – переписка по планированию. Однородные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В учреждениях могут быть по вопросам, которые не разрешены в течение одного года. Это так называемые «переходящие» дела. Переходящие дела можно условно подразделить на несколько групп. Первая группа – дела, не завершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения вопросов. Вторая группа - дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Третья группа – дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет.

Эти дела вносят в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а последующий том не закончен, то в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

Не включаются в номенклатуру дел ведомости Национального Собрания Республики Беларусь, собрания декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, справочники, реферативные журналы и др. печатные издания.

Учет признаков заведения дел является обязательным условием правильного составления номенклатуры дел. При формировании отдельных статей номенклатуры признаки заведения дел должны отражаться в такой последовательности: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический.