1. Как пользоваться личными папками

Каждый пользователь может создавать личные папки для отбора РК и РКПД по собственному усмотрению.

Причем, РК документов помещаются в личные папки, предназначенные для работы с РК документов, а РКПД – в личные папки, используемые для работы с РК проектов документов.

Регистрационные карточки, помещенные в личную папку, можно просматривать и редактировать. К ним также можно вводить комментарии, недоступные для других пользователей.

РК документов и проектов документов для помещения в личную папку отбираются:

0. • из папок кабинетов при работе с функцией Кабинеты;

1. • из папки Найденные документы;

2. • РК – из списка Документы, зарегистрированные дд/мм/гггг;

3. • РКПД – из списка Проекты, готовые к регистрации функции Регистрация;

4. • из других личных папок пользователя.

5. Кроме того, РК (РКПД) можно поместить в личную папку пользователя, находясь в режиме просмотра РК (РКПД).

1. Чтобы создать личную папку:

   0. 1. Щелкните на кнопке Добавить (см. Рис.10-22). Откроется окно Добавить папку (см. Рис.10-23).

Рис. 10-23. Окно для добавления папки

1. 2. В поле Наименование введите с клавиатуры название папки.

2. 3. Если требуется, в поле Комментарий введите с клавиатуры текст комментария.

3. 4. Завершите создание папки, щелкнув на кнопке Записать, чтобы записать внесенные данные (или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от записи). Окно Добавить папку закроется. В окне Папки пользователя появится новая строка с наименованием добавленной папки.

1. Чтобы изменить наименование папки или комментарий к ней:

   0. 1. Находясь в окне Папки пользователя (см. Рис.10-22), установите указатель  рядом с наименованием редактируемой папки.

   1. 2. Щелкните на кнопке Изменить. Откроется окно Изменить папку, отличающееся от окна, показанного на Рис.10-23, только заголовком.

   2. 3. Внесите необходимые изменения и щелкните на кнопке Записать.

6. Чтобы очистить папку от содержимого:

   1. 1. Находясь в окне Папки пользователя (см. Рис.10-22), установите указатель  рядом с наименованием требуемой папки.

   2. 2. Щелкните на кнопке Очистить. Откроется окно, содержащее предложение подтвердить изъятие РК (РКПД) из папки.

   3. 3. Щелкните на кнопке Да. Окно закроется, а в колонке Кол-во для указанной папки появится число 0.

7. Как поместить РК (РКПД) в личную папку

   0. Чтобы поместить РК (РКПД) в личную папку:

   1. 1. Откройте исходную папку (папку отобранных документов или личную папку), из которой будут отбираться РК (РКПД).

Если в качестве исходной используется личная папка, то для ее открытия:

0. • выберите команду Папки или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно Папки пользователя с полным списком личных папок

1. • установите указатель  рядом с наименованием папки, которая будет использоваться в качестве исходной, и щелкните на кнопке Выбрать. Откроется окно, имеющее заголовок выбранной папки (см. Рис.10-23).

Рис. 10-23. Окно личной папки, предназначенной для работы с РК документов

Главное окно функции Поиск при работе с личной папкой имеет те же элементы, что и в случае работы с папкой Найденные документы (см. раздел «Главное окно функции Поиск при работе с найденными документами»), а также дополнительную кнопку на панели инструментов Удалить из папки выделенный документ . Окно личной папки имеет внизу дополнительное поле, в которое можно ввести комментарий, относящийся к выделенному в списке документу.

2. 2. Выделите в исходной папке документы для помещения в личную папку. Если требуется выделить все документы в папке, выберите команды Управление, Отметить или щелкните на кнопке на панели инструментов. Отменить выделение можно с помощью команды Управление, Снять отметку, а также щелчком на кнопке .

3. 3. Выберите один из трех способов помещения РК (РКПД) в личную папку, выбрав указанную в скобках команду или нажав соответствующую ей кнопку панели инструментов:

   1. • копирование РК (РКПД), выделенных в исходной папке, в личную папку. При этом все РК (РКПД), находившиеся в личной папке, удаляются (команда Управление, Скопировать в, кнопка );

   2. • добавление РК (РКПД), выделенных в исходной папке, в личную папку. При этом если в личной папке ранее были какие-либо из выделенных РК (РКПД), они не будут копироваться повторно (команда Управление, Добавить в, кнопка );

   3. • пересечение выделенного списка в исходной папке и содержимого личной папки, т. е. удаление из личной папки всех РК (РКПД), кроме тех, которые входят в число выделенных в исходной папке (команда Управление, Пересечь с, кнопка );

4. Откроется окно Папки пользователя. Если исходной папкой была одна из личных папок, этой папки в списке окна не будет.

5. 4. Выберите личную папку, в которую будут помещены РК. Для этого установите указатель  рядом с наименованием требуемой папки и щелкните на кнопке Выбрать. Требуемые РК (РКПД) будут помещены в выбранную папку, после чего вновь откроется окно исходной папки.

Кроме папки Найденные документы и личных папок, исходной также может быть любая папка кабинета (функция Кабинеты), но в этом случае можно только добавлять РК (РКПД) в личную папку.