11.4. Организация работы пресс-центра

В составе большинства внутрифирменных служб по связям с об­щественностью обычно имеется пресс-центр как относительно само­стоятельное структурное подразделение.

Пресс-центр не должен брать на себя функции руководящего органа. Его основная задача — подготовка необходимой информации, ее оперативная передача представителям печатных СМИ, содействие в ее публикации и отслеживании напечатанных материалов о деятель­ности компании.

Размеры и внутренняя структура пресс-центра зависят от разме­ров самого предприятия или организации, а также от объемов и харак­тера информации, подготавливаемой и передаваемой представителя­ми различных газет и журналов. Число работающих в пресс-центре специалистов должно обеспечивать своевременную и качественную обработку те куще и информации о повседневной деятельности компа­нии, а также бесперебойную взаимосвязь с представителями печатных СМИ в период различных кризисных ситуаций, когда информаци­онные потоки существенно возрастают. Организация работы пресс-центра должна предусматривать возможность круглосуточного вза­имодействия его сотрудников с представителями прессы. Для этого необходимы сменный режим работы пресс-центра компании и воз­можность оперативной связи с его основными сотрудниками в нера­бочее (например, ночное) время.

Однако на небольших предприятиях создание пресс-центра в виде самостоятельного структурного подразделения может оказаться эко­номически нецелесообразным в силу ряда объективных причин. В этом случае наиболее подготовленный и квалифицированный специалист службы по связям с общественностью назначается ответственным за связь с прессой. Ввиду особой важности и трудоемкости такой работы крайне нежелательно, чтобы он совмещал в компании еще какие-либо должности.

Для лучшего взаимопонимания между представителями печатных СМИ и ответственным за связь с прессой в какой-либо компании пос­леднему будет весьма полезно поближе познакомиться с условиями работы журналистов и репортеров, посетив для этого несколько ре­дакций и издательств. Ответственный за связь с прессой должен стре­миться не только к прочтению большого количества газет и журна­лов по профилю своей работы, но и к самостоятельному написанию соответствующих заметок, статей и аналитических обзоров.

Возникновение непредвиденных (в том числе кризисных) ситуа­ций в деятельности предприятия или организации сопровождается, как правило, увеличением и усложнением информационных пото­ков. В этой ситуации пресс-служба компании или ответственный за связь с прессой должны иметь не только надежные средства опера­тивной связи, но и четкий план действий, позволяющий избежать передачи в различные СМИ неточных, непроверенных или заведомо ложных сведений, предотвратить возникновение информационного вакуума и возможную панику.

Первоочередными задачами пресс-центра компании или ответст­венного за связь с прессой обычно являются:

• самостоятельный подбор, оценка, обработка и оперативная пе­редача информационных материалов о текущей деятельности ком­пании представителям печатных СМИ;

• самостоятельный подбор, оценка, обработка и оперативная пе­редача информационных материалов по специальным запросам прессы;

• оценка результативности публикаций, подготовленных журна­листами и репортерами на основе переданных им информационных материалов;

• мониторинг публикаций в прессе по вопросам, затрагивающим интересы компании в той или иной сфере ее деятельности;

• подготовка ответов на критические замечания со стороны раз­личных категорий общественности компании и специальных опро­вержений на заведомо ложные или неточные публикации;

• организация поддержки в различных СМИ новых проектов и отдельных инициатив руководства компании, затрагивающих инте­ресы широкой общественности;

• создание необходимых условий для периодических и внепла­новых встреч руководства компании с представителями печатных СМИ;

• выступление от имени руководства предприятия или организа­ции с согласованными оценками и комментариями событий в случае возникновения кризисных ситуаций в самой компании или в регионе;

• участие в подготовке и проведении ряда специальных меропри­ятий, содействующих укреплению связей компании с различными категориями ее общественности (выставки, презентации, пресс-кон­ференции, брифинги, церемонии открытия и др.);

• участие в подготовке и издании разнообразных информацион­но-рекламных материалов, предназначенных для распространения среди различных категорий общественности компании (пресс-рели­зы, брошюры, каталоги, отчеты, информационные листки и др.).