11.7. Специальные мероприятия и их освещение

в средствах массовой информации

Многие предприятия и организации (особенно крупные) регуляр­но проводят различные мероприятия, специально не предназначен­ные для представителей СМИ:

* деловые встречи;

* круглые столы;

* приемы;

* дни открытых дверей;

* экскурсии по своей территории;

* званые обеды и ужины;

* юбилеи и др.

Однако присутствие журналистов и репортеров на подобных ме­роприятиях может принести ощутимую пользу компании, если со­бранная ими информация используется для расширения позитивных связей организации с различными категориями ее общественности, способствует укреплению делового имиджа фирмы или активно ис­пользуется в рекламных целях.

Приняв решение пригласить представителей СМИ на одно из на­званных мероприятий, руководство компании должно обеспечить им все необходимые условия для эффективной работы. Прежде всего следует назначить ответственного за работу с приглашенными жур­налистами и репортерами — как правило, это достаточно квалифи­цированный и опытный сотрудник собственной службы по связям с общественностью.

Если событие, которое должно быть освещено в СМИ, представ­ляет собой сложную техническую, научную или производственную проблему, то целесообразно и даже необходимо провести предвари­тельный брифинг для журналистов и репортеров с обязательным разъяснением основополагающих вопросов поданной проблеме.

Ответственный за работу с представителями СМИ должен обес­печить их информационно-рекламными материалами, помогающи­ми им в работе (программа мероприятия, пресс-релизы, фотографии, рекламные буклеты, каталоги и др.).

Многие крупные и известные компании организуют экскурсии по своей территории для привлечения внимания потенциальных де­ловых партнеров, будущих возможных инвесторов и (особенно) по-

купателей своей продукции. В этих случаях для освещения данного события также привлекаются представители различных СМИ. В за­висимости от особенностей предприятия или организации, прини­мающей посетителей, состава делегации, желающей увидеть тот или иной объект, целей экскурсии, ее маршрута и продолжительности вы­страивается система обеспечения безопасности и защиты коммерчес­кой тайны предприятия или организации.

При подготовке посещения каких-либо объектов на территории предприятия или организации представителями деловых партнеров и СМИ необходимо тщательно разрабатывать маршрут передвиже­ния групп экскурсантов, стремясь к тому, чтобы в поле зрения посе­тителей не попадали по возможности объекты, которые:

• могут вызвать повышенный интерес конкурирующих фирм и соответствующую утечку конфиденциальной информации, относя­щейся к категории коммерческой тайны предприятия;

• являются уязвимыми с точки зрения безопасности предприя­тия или организации (технической, пожарной, экологической и др.);

• находятся в стадии незавершенного строительства и могут пред­ставлять опасность для посещающих;

• имеют неприглядный и заброшенный вид (свалки промышлен­ных отходов, объекты, предназначенные под снос, и др.);

• не имеют непосредственного отношения к цели посещения ком­пании деловыми партнерами и представителями СМИ.

В ходе самого мероприятия и особенно после его окончания организаторы должны обеспечить представителей СМИ специаль­но оборудованным местом для работы, необходимой оргтехникой и средствами оперативной связи.

Для оценки целесообразности приглашения представителей тех или иных СМИ на подобные мероприятия в будущем специалистам внутрифирменной службы по связям с общественностью весьма по­лезно отслеживать появляющиеся публикации, репортажи и сюжеты о мероприятии, проведенном компанией.