Тема 15. Специальные мероприятия в системе пр

15.1. Презентации, их цели и особенности проведения

В арсенале методов и средств связей с общественностью презен­тацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и др.

В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды:

• презентация нового товара или услуги;

• презентация новой технологии;

• презентация предприятия в целом или его отдельного струк­турного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, региональ­ного представительства и др.);

• презентация (представление) группы новых сотрудников фирмы;

• презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению рынка, в социальной, природоохранной, гуманитарной и других сферах);

• презентация достигнутых результатов предприятия (промежу­точных или конечных), его структурного подразделения или отдель­ных работников в какой-либо сфере деятельности.

Главной целью любого из перечисленных видов презентаций яв­ляются эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной ауди­тории.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации не­обходимо четкое определение ее основных целей и их ранжирование по степени важности.

В наиболее общем случае основными целями презентации могут

быть:

* формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентируемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

* формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и ха­рактеристиках;

* оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств презентируемого товара (услуги) и окончательном выборе;

* формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно презентируемого товара у представляющей его фирмы;

* стимулирование сбыта товаров или эксплуатации услуг предпри­ятия, проводящего презентацию за счет привлечения новых клиентов;

* формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупа­телей, кредиторов и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;

* увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров фирмы;

* развитие конструктивного сотрудничества по различным воп­росам с органами местного самоуправления и местной обществен­ностью;

* формирование у различных категорий общественности опреде­ленного имиджа фирмы и благожелательного к ней отношения.

Важным моментом подготовки презентации является анализ (и по возможности - регулирование) состава аудитории, присутству­ющей на ней. Практика свидетельствует, что аудитория большинства презентаций состоит, как правило, из позитивно настроенной части общественности, нейтральных (случайно попавших на презентацию) лиц и групп общественности, изначально отрицательно (иногда даже враждебно) воспринимающих как презентируемое новшество, так и саму фирму, проводящую презентацию.

Следует отметить, что качественный состав аудитории может ме­няться в ходе презентации в зависимости от ее целей и конкретного сценария.

Достаточно важными этапами подготовки презентации являют­ся также:

• определение места, сроков, времени и состава ее участников, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и раз­работка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

• оценка целесообразности и возможности приглашения на пре­зентацию известных и знаменитых персон, а также представителей центральных СМИ;

• планирование начала презентации, ее основной части и завер­шающего этапа, составление сценария;

• распределение времени презентации по ее основным меропри­ятиям (обычно она занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы аудитории после выступления основных док­ладчиков);

• определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации;

• подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

• подготовка основных докладчиков, написание и редактирова­ние текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные воп­росы аудитории;

• техническое обеспечение процесса презентации (средства орг­техники, компьютерное обеспечение, аудиовидеоаппаратура, синх­ронный перевод, связь, транспорт, охрана и др.);

• подготовка для распространения во время презентации инфор­мационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основ­ным участникам;

• подготовка культурно-развлекательной программы для участни­ков презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т. п.), возмож­ного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т. п.) и других мероприятий.