11.8. Пресс-релизы, их назначение и особенности распространения

В совокупности разнообразных информационных материалов, передаваемых внутрифирменной службой по связям с общественно­стью представителям различных СМИ, особое место занимают пресс-релизы.

Основными целями написания пресс-релиза могут быть:

* передача информации о произошедших или предстоящих собы­тиях в жизни компании, представляющих определенный общественный интерес (освоение новой продукции или технологии, измене­ния в руководстве компании, торжественная дата или юбилей и др.);

* разъяснение необходимости и сущности отдельных решений руководства компании (расширение или сокращение производства, изменение ценовой или тарифной политики, выход на новые рынки и др.);

* краткое изложение речи или доклада официального лица на предстоящем мероприятии по поводу определенного события в жиз­ни компании или ее общественности (презентации, выставки, тор­жественной церемонии открытия какого-либо объекта и др.).

Отправка пресс-релиза адресату может быть осуществлена обыч­ной почтой, курьером компании, специальным посыльным и т. п. Для более оперативной передачи информации могут быть исполь­зованы каналы телеграфной, телетайпной, телефаксной и компью­терной связи.

Пресс-релизы могут направляться в различные СМИ: газеты, жур­налы, радиостанции, телевизионные компании и др. Крупные пред­приятия и организации направляют пресс-релизы в десятки адресов. Для этого им приходится составлять и периодически обновлять спис­ки адресатов - получателей пресс-релизов. Названные списки для удобства работы с ними могут быть систематизированы по видам по­лучающих пресс-релизы СМИ, регионам распространения сведений и типам пресс-релизов.

В промышленно развитых странах высокий уровень информаци­онного обмена между компаниями и различными категориями об­щественности способствовал возникновению посреднических фирм, занимающихся распространением пресс-релизов. В отдельных слу­чаях отечественные предприятия и организации при подготовке и рас­пространении пресс-релизов также пользуются услугами специали­зированных посреднических фирм и независимых информационных агентств. Пресс-релиз, распространенный подобным способом, дол­жен иметь соответствующую пометку для того, чтобы его получатель точно знал, к кому он может обратиться за дополнительной инфор­мацией и разъяснением.

Подготовленный к отправке пресс-релиз обычно подписывается руководителем пресс-центра компании или специально назначенным ответственным за связь с прессой. В некоторых случаях на пресс-ре­лизе могут дополнительно стоять подписи ведущих специалистов и руководителей компании.

Перед отправкой пресс-релиза адресату необходимо точно опре­делить приемлемую для компании дату его публикации и проставить соответствующую отметку на самом документе. Это особенно важно сделать в том случае, если публикация пресс-релиза должна быть при­урочена к какому-либо крупному, знаменательному событию в жиз­ни компании или отдельных категорий ее общественности.

Специалисты внутрифирменных служб по связям с обществен­ностью должны передавать для распространения полный текст под­готовленного ими пресс-релиза, учитывая при этом возможность пуб­ликации лишь его части или варианта, сокращенного редакторами СМИ. В подобных случаях необходимо контролировать обязатель­ное сохранение в сокращенном варианте пресс-релиза его основного смысла, а также соблюдение точности комментариев и пояснений к опубликованной информации.

В некоторых случаях специалисты службы по связям с обществен­ностью предприятия или организации готовят специальные пресс-релизы, предназначенные для распространения внутри компании. Ориентация на собственных рабочих и служащих как главных потре­бителей информации, содержащейся в таком пресс-релизе, позволяет его авторам делать некоторые отступления от общепринятых правил написания и распространения подобных документов.