Учет складских запасов в разрезе качества, учет брака

Весь перечень материальных ценностей, хранимых на складах предприятия, можно вести в разрезе качества. Под качеством понимается некая условная классификация годности товара. Классификация, по которой можно определить, например, какой объем товаров годен к продаже, имеет хорошее качество. Классификация качества задается пользователем в системе. По данным классификации качества можно будет определить объем брака товаров или продукции, хранимой на складах.

В системе введено предопределенное значение качества «Новый». Это значение качества будет присваиваться по умолчанию всем товарам в момент их поступления на склад. Параметр качества также будет храниться в каждой партии ценностей и в случае списания товаров может выступать в качестве фильтров для списываемых партий. Значение качества накладывает определенные ограничения при оформлении операций с товарами. Например, продать товар с качеством отличным от нормального в документе «Реализация товаров и услуг» можно только с выделенным видом операции «Брак». Товар ненадлежащего качества нельзя передать в переработку, нельзя передать на реализацию.

Признак качества для товаров, хранимых на складах, можно изменить вручную. В системе такая операция выполняется с помощью документа «Корректировка качества товара». Этот документ можно использовать, например, в том случае, если при поступлении товаров или при инвентаризации товаров на складе был обнаружен товар другого качества, например, бракованный товар.

Качество, которое будет обозначать некондицию, некачественное состояние товаров может иметь несколько градаций: брак исправимый, брак неисправимый. Такой список значений качества настраивается пользователем.

Организация складского ордерного учета

Организация складского учета с использованием ордеров позволяет в разные моменты времени фиксировать в автоматизированной системе движения ТМЦ в количественном измерении и отражение этих движений в суммовом выражении. Документы, которыми оформляют движения ТМЦ по складу, называют ордерами на товары («Приходный ордер на товары», «Расходный ордер на товары»). Причем, несмотря на то, что в названии документов используется термин «товары», в ордерах могут быть указаны любые материальные ценности (товары, материалы, продукция, оборудование). Документы, отражающие движения по суммовому учету (финансовые документы) - это документы, например, «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг».

Ордера на товары оформляются кладовщиками на складах. В этих документах указывается в обязательном порядке склад, наименование товара, его количество. Не фиксируются никакие данные о сумме поступивших или списанных ТМЦ. Ордера используются для оперативного учета перемещения ТМЦ на складах в количественном выражении. Стоимостная оценка принятых или переданных ТМЦ производится только на основании финансовых документов. При операциях поступления ТМЦ, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление ТМЦ на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со склада с оформлением расходного складского ордера.

Использование ордерной системы не является опциональной настройкой всей системы. Решение об использовании ордерной системы можно принимать отдельно для каждого конкретного случая, то есть для одних поступлений ТМЦ можно оформлять ордера, другие — приходовать сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету. Аналогичным образом можно поступать и при реализации ТМЦ.

Механизм складских ордеров удобно использовать и для оформления неотфактурованных поставок. В этом случае приходным ордером ТМЦ приходуются на склад, а при поступлении счета-фактуры оформляется финансовый документ учета поставок.

При использовании ордерной системы важно учесть несколько требований, предъявляемых к такой организации документооборота:

• кладовщик (или оператор по вводу ордеров) должен хорошо знать организацию номенклатурного справочника в системе и быстро находить нужные позиции;

• в случае прихода новых ТМЦ, которые ранее не проходили по учетной системе, надо регламентировать ввод новых позиций ТМЦ в номенклатурный справочник - эти позиции должны либо быть введены заранее до прихода ТМЦ на склад, либо кладовщику должно быть разрешено заводить новые элементы номенклатурного справочника;

• оформление приходных ордеров на товары должно производиться до оформления финансовых документов поступления, соответственно, оформление расходных ордеров на товары должно производиться после оформления финансовых документов реализации.