Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами

Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами ведется с точностью до работника. Для регламентированного учета на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» для этого введено субконто «Работники организации».

Погашение задолженности оформляется либо при авансовом отчете, либо при возврате денежных средств подотчетным лицом в кассу.

Дополнительно по управленческому учету задолженность подотчетного лица может вестись в разрезе документов, образовавших задолженность, то есть в разрезе расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. Соответственно погашать задолженность можно в разрезе документов, образовавших задолженность. Если авансовый отчет был оформлен до выдачи денежных средств, то есть работник отчитывается за потраченные собственные денежные средства, то при выдаче денежных средств из кассы можно указать погашение задолженности по авансовому отчету. И, наоборот, при оформлении авансового отчета можно указать, за какие денежные средства отчитывается работник, то есть указать перечень расходных кассовых ордеров.

Основные объекты подсистемы в конфигурации Документы для отражения операций по взаиморасчетам с подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется документом «Расходный кассовый ордер». В документе указывается вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику».

Если документ не проводится по бухгалтерскому учету, то для ведения взаиморасчетов с подотчетным лицом можно указать дополнительно валюту взаиморасчетов, которая может отличаться от валюты выдачи денежных средств. В этой же валюте будет погашаться задолженность при оформлении авансового отчета.

Если документ проводится и по бухгалтерскому учету, то валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом не должна отличаться от валюты кассы (от валюты выдачи денежных средств).

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу проводится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Возврат денежных средств подотчетником». В документе указывается сумма возврата, касса, подотчетное лицо, документ, по которому были выданы денежные средства.

Авансовый отчет работника оформляется документом «Авансовый отчет». В этом документе на закладке «Авансы» указывается перечень документов, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетник отчитывается.

На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетником сумм.

По бухгалтерскому учету данные, указанные в разных табличных частях, фактически определяют счет дебета, который будет значится в проводке в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В зависимости от требования оформления хозяйственных операций, возможны разные варианты заполнения авансового отчета:

• Если при закупке товаров, помимо погашения задолженности подотчетного лица, на эту сумму нужно скорректировать взаиморасчеты с внешними контрагентами, то заполняется закладка «Оплата». На этой закладке указываются все параметры для проведения взаиморасчетов с внешними контрагентами. По бухгалтерскому учету в проводке в корреспонденции с 71 счетом будет по дебету счет расчета с контрагентами, выбранный на закладке «оплата». Таким способом можно отражать оплату подотчетным лицом купленных у поставщиков товаров. Саму поставку товаров в этом случае надо оформлять документом «Поступление товаров и услуг», который оприходует товары и закроет взаиморасчеты с поставщиком. То есть заполнение закладки «оплата» позволяет провести операцию по системе взаиморасчетов.

• Если при покупке товаров или услуг подотчетным лицом операцию не требуется проводить по системе взаиморасчетов, то можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предприятия. По бухгалтерскому учету счет дебета и аналитика будет указываться на закладке «прочие»;

• Если стоимость купленных подотчетным лицом ТМЦ требуется отразить на балансе предприятия и вести по ним складской учет, то заполняется закладка «товары» или «тара», где указывается перечень поступивших ТМЦ. По бухгалтерскому учету операция будет проведена по дебету счета учета поступивших ТМЦ. Важно, что в этом случае можно использовать документооборот ордерного склада и отразить увеличение остатков товаров либо по ордеру, либо без ордера в самом авансовом отчете.