5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)

5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)

Классификатор форм документов. Применяемых в деятельности организации (предприятия) – это перечень, разрешаемых к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса.

Классификатор форм документов предназначен для:

• оптимизации состава применяемых в организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

• унификации форм документов организации (предприятия);

• упорядочения документальной базы организации (предприятия) в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Применение классификатора форм документов позволит:

• установить единую классификацию документов в соответствии с управленческими функциями и задачами;

• исключить возможность неоправданного создания новых форм документов;

• учесть количество видов и форм документов.

В текущей деятельности организации (предприятия) классификатор форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществить оперативный поиск документов по выполняемым функциям.

5.2.2. Разработка классификатора форм документов

Разработка классификатора форм документов включает следующие этапы:

• предпроектное обследование;

• выбор форм классификатора;

• формирование структуры классификатора;

• отбор форм документов для включения в классификатор.

В процесс предпроектного обследования формируется карта документа, в которую вносятся следующие сведения:

• полное наименование документа;

• наименование функции и задачи (назначение документа)

• другие сведения о документе, необходимые для разработки классификатора.

Карта документа раздел 1 (данные для составления документа) представлена в табл. 5.1. Одновременно с заполнением карты документа подбираются эталонные образцы каждой формы документа.

Карты документа составляются каждым подразделением предприятия и передаются ответственному специалисту по разработке классификатора форм документов. Карта документа раздел 2, данные для составления документооборота представлены в таблице 5.2 .В соответствии с правилами стандартизации в зависимости от уровня управления классификаторы форм документов должны быть:

• общероссийскими;

• отраслевыми;

• предприятия.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК. -011-93) существует.

Отраслевые классификаторы форм документов и классификаторы форм документов предприятий в своё время создавались.

Состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) представлен в табл. 5.3. Форма распространения документов в Общероссийском классификаторе документов представлена в табл. 5.4. примеры распоряжения документов в Общероссийском классификаторе документов представлены в табл. 5.5.

Система классификации в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) представлена в табл. 5.6. Классификатор форм документов предприятия (пример ОАО «ЛМЗ») представлен в табл. 5.7. Классификатор форм документов предприятия (рекомендуемый) представлен в табл. 5.8. Пример заполнения классификатора форм документов предприятия представлен в табл. 5.9.

Таблица 5.1.

Карта документа __________________________

^{(наименование подразделения)}

^№ п^/^п	^Сведения о документе	^Порядок заполнения
1.	Наименование документа	Дается полное наименование документа в соответствии с имеющейся (подколотой) формой
2.	Наименование функции и задачи, отражаемые в документе (назначение документа)	В соответствие с классификатором функций и задач, например, для документа штатное расписание: функция – организация системы управления, задача – регламентация численного и должностного состава
3.	Подразделение - составитель	Указывается подразделение – составитель документа, в т.ч. если составителем является данное подразделение. Если подразделение – составитель неизвестно, указывается подразделения, из которого документ поступает в данное подразделение.
4.	Основание создания документа	Проставляется наименование документа – основания, для создания данного документа (Шифр по ОКУДУ № приказа)
5.	Периодичность составления (использования представления)	Указывается периодичность составления (использования) документа: ежедневная недельная декадная месячная квартальная полугодовая годовая
6.	Откуда поступил документ	Если документ является входящим, то проставляется наименование (номер структурного подразделения из которого он поступил). Если документ составляется в данном подразделении то пишется «составляется»
7.	Количество экземпляров документа	Если документ создается в данном подразделении, то количество экземпляров, в которых он выписывается Если документ поступает, то указывается количество поступающих экземпляров.
8.	Место хранения документа	Указывается подразделение, в котором хранится подлинник (1-ый экземпляр) документа или копия документа.
9.	Срок хранения документа	Указывается срок хранения: постоянно десять лет пять лет три года один год (по номенклатуре дел)
10.	Адресат представления (направления) документа	Указываются адреса и количество экземпляров, направляемых в каждый адрес и срок представления.
11.	Способ представления документа	почтовая по факсу электронная почта лично
12.	Структурное подразделение (должностное лицо) ответственное за регистрацию документа	Указывается наименование структурного подразделения (должностного лица) ответственного за регистрацию документа
13.	Структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за контроль	Указывается наименование структурного подразделения (должностного лица) ответственного за контроль.
14.	Структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за наличие (размножение) формы документа	Указывается наименование структурного подразделения (должностного лица), ответственного за наличие формы документа
15.*	Содержание операций по обработке документа	Перечисляются операции, необходимые для включения в табель управленческой документации подписание согласование (внешнее) визирование утверждение проставление печати
	* Операции, необходимые для составления табеля управленческой документации

Таблица 5.2