1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и оформления документов

Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и оформления документов – это совокупность законов, нормативных актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации (предприятия, учреждения), а также регламентирующие работу службы делопроизводства.

Перечень нормативных актов по оформлению документов представлена в Приложении 1.

2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации.

2.1. Качество документационной информации.

Сущность категории качества документов следует рассматривать как частный случай по отношению к общему понятию качества продукции.

Согласно ГОСТ 15467-70 под качеством продукции понимают совокупность свойств продукции, обуславливающих ее пригодность удовлетворять определенным потребностям в соответствии с ее назначением.

По принятой аналогии под качеством документации мы будем принимать совокупность ее свойств, обуславливающих пригодность документов в соответствии с их назначением удовлетворять потребности управленческого процесса.

Так как, документ, как материальный объект, предстает в единстве групп элементов – информационных, материальных и технических, они и определяют структуру свойств и параметров, характеризующих качество документации. Такими свойствами являются:

• достоверность;

• своевременность (оперативность);

• полнота (оптимальность);

• полезность;

• эстетичность;

• экономичность.

Первые четыре из перечисленных свойств относятся к информационным аспектам, а пятое – к технологическим и материальным, шестое – обобщающего характера.

Примечание 1

Необходимо помнить, что свойствами информации являются:

• объём (полнота)

• достоверность

• ценность

• насыщенность

• открытость

Примечание 2

Система управления для эффективности работы должна обладать свойствами:

• оперативность;

• обоснованность;

• полнота;

• непрерывность;

• адаптивность;

• информационная устойчивость;

• скрытность.

2.2 Методы обеспечения качества документации

К методам обеспечения качества документации относятся:

• типизация;

• трафаретизация

• унификация;

• стандартизация.

Типизация – разработка типовых конструкций или технологических процессов.

Трафаретизация – разработка типов текстов документов.

Унификация – рациональное сокращение числа объектов (видов документов) одинакового функционального назначения, состава и видов документов, а также приведение к единообразию их форм, структуры языковых конструкций.

Результатом унификации состава документов представлены в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) ОК-011-93.

Стандарт– норма, образец, эталон, модель, принимаемая за исходную, для сопоставления с ними других объектов.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов.

Суть стандартизации документации заключается в возведении нормы обязательной для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты стандартизации оформляются в виде:

• межгосударственных (ГОСТ)

• государственных (ГОСТ Р)

• отраслевых (ОСТ)

• стандартов предприятий, учреждений, организации (СТП)

Результатом стандартизации является создание Единой Системы делопроизводства (ЕГСД) и созданной на её основе Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а также ГОСТ р.6.3-2003 «УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».