- •Санкт-Петербургский институт машиностроения (втуз-лмз)
- •1. Основные положения работы с документами
- •1.1. Актуальность проблемы
- •1.2. Основные термины, определения и понятия
- •1.3. Функции документа
- •1.4. Методы документоведческих исследований
- •1.5 История развития документационного обеспечения управления
- •1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и оформления документов
- •2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации.
- •2.1. Качество документационной информации.
- •2.2 Методы обеспечения качества документации
- •2.3. Композиция управленческого документа.
- •2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.
- •2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией.
- •3. Системы документации
- •3.1. Общее положение
- •3.1.1. Виды документов
- •3.2. Система управленческой документации
- •3.2.1. Система организационно-распорядительной документации
- •3.2.2. Система плановой документации
- •3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению
- •3.2.4. Система финансовой документации
- •3.2.5. Система отчетной документации.
- •4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов
- •4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •4.2.1. Состав реквизитов документа
- •4.2.2. Требования к бланкам документов
- •101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7 а
- •4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов
- •4.3.1. Правила оформления организационных документов
- •Форма устава
- •Форма трудового договора
- •Форма положения о структурном подразделении
- •Форма должностной инструкции
- •Форма документа «Структура и штатная численность предприятия»
- •Форма документа «Штатное расписание предприятия»
- •Форма правил внутреннего трудового распорядка
- •4.3.2. Правила оформления распорядительных документов
- •Образец приказа по основной деятельности
- •Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание
- •Образец выписки из приказа по основной деятельности
- •Образец распоряжения
- •Образец указания
- •4.3.3. Правила оформления справочно-информационных документов
- •Форма протокола
- •Форма сокращённого протокола
- •Форма краткого протокола
- •Форма выписки из протокола
- •Форма докладной записки
- •Форма объяснительной записки
- •Форма представления
- •Форма заявления
- •Образец входящего письма
- •Образец исходящего письма
- •4.3.4. Правила оформления справочно-аналитической документации
- •Форма акта приема-передачи документов в структурном подразделении
- •Форма сводки
- •5. Совершенствование состава и форм документов предприятия
- •5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.2. Разработка классификатора форм документов
- •Карта документа _________________________________________ (наименование подразделение)
- •Пример заполнения классификатора форм документов оао «лмз»
- •5.3. Табель форм управленческих документов
- •5.3.1. Разработка табеля форм документов
- •Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности оао «Невская Мануфактура»
- •5.4. Альбом форм документов предприятия
- •5.4.1. Назначение альбома форм документов
- •5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов
- •Общие положения
- •5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов
- •5.5.1. Назначение структуры
- •5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов
- •Перечень состава (структуры, разделов) классификатора, (табеля, альбома) форм документов оао «лмз»
- •5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов
- •6. Основы документооборота
- •6.1 Понятие документооборота
- •6.2 Характеристики документооборота
- •6.2.1 Направления документооборота
- •6.2.2 Содержание документооборота
- •6.2.3 Объём документооборота
- •6.2.4 Скорость движения документов
- •6.2.5 Стоимость выполняемых типовых операций над документами
- •6.2.6 Понятие операции. Классификация операций
- •6.3 Способы фиксации документооборота
- •6.3.1 Общие положения
- •1. Документооборот для всей организации
- •2. Документооборот для структурного подразделения
- •3. Документооборот для распределения функции (задачи), документов
- •4. Документооборот принятия решения
- •6.4 Совершенствование документооборота
- •6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота
- •6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота
- •6.4.3 Требования к документообороту
- •6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота
- •6.4.5 Методы совершенствования документопотока
- •6.5 Порядок формирования документооборота
- •6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота
- •7. Порядок движения документов на предприятии (организация документооборота предприятия в целом)
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Обработка входящих (поступающих) документов
- •7.3 Обработка внутренних документов
- •7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов
- •Лицевая сторона
- •Оборотная сторона
- •Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки
- •Контроль исполнения
- •Ведомость Контроля исполнения документации По цеху-отделу № ___________
- •9. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
- •9.1. Определение ценности документов и документной информации.
- •Положение
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •Форма акта о выделении документов к уничтожению
- •9.2. Общие требования к систематизации документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия
- •Номенклатура дел
- •Форма итоговой записи к номенклатуре дел
- •9.3 Составление заголовков дел
- •Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения
- •Дело № ____________ том № __________
- •9.4. Установление сроков хранения дел.
- •9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел.
- •Форма листа-заверителя дела
- •Форма внутренней описи документов дела
- •Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения
- •Опись №
- •10. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления [Приложение 2]
- •10.1. Общие положения
- •10.2. Компьютеризация операций составления и обработки документов, автоматизация документооборота
- •10.3. Принципы автоматизации делопроизводства и управления документооборотом
- •11. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
- •11.1. Условия отнесения информации к коммерческой тайне
- •Перечень сведений конфиденциального характера.
- •Состав Федерального Закона «о коммерческой тайне».
- •Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. (Извлечения из Федерального закона «о коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-фз Ст.5)
- •11.2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
- •11.3. Защита коммерческой тайны предприятия
- •11.4. Меры воздействия на виновных в нарушении законодательства о защите коммерческой тайны
- •11.5. Обеспечение сохранности коммерческой тайны
- •1. Производство.
- •2. Планы.
- •10. Технология.
- •11. Управление (Менеджмент).
- •12. Безопасность.
- •Инструкция по охране коммерческой тайны в птк «кая-варион»
- •1. Общие положения.
- •2. Порядок доступа сотрудников в птк к сведениям и документам, содержащим коммерческую тайну.
- •3. Обязанности и ответственность лиц, допущенных к сведениям, содержащим коммерческую тайну.
- •4. Организация учета, хранения и обращения документов, содержащих коммерческую тайну.
- •5. Контроль обеспечения сохранности тайны.
- •Договор об оформлении допуска к коммерческой тайне
- •Обязательство
- •Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия птк «кая-варион»
- •11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность документов коммерческой тайны
- •12. Экономическая эффективность документационного обеспечения управления
- •13. Организация документационного обеспечения управления
- •13.1. Система документационного менеджмента и ее основные компоненты
- •13.2. Организация службы документационного обеспечения управления
- •Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- •1. Общие положения
- •2. Цели и задачи службы доу.
- •3. Функции службы доу
- •4. Права и ответственность службы доу.
- •5. Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями.
- •13.3 Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления
- •Состав и нормативно-организационных документов по организационному обеспечению управления
- •Состав нормативно-организационных документов по делопроизводству
- •Перечень нормативных актов по оформлению документов
- •1.Перечень определений
- •2) Приложения , разрабатываемые на базе платформ, как самостоятельные программы или в дополнение к основной платформе
- •2.Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления
- •3.Критерии выбора платформы автоматизации документооборота
- •4.Варианты выбора платформ автоматизации документооборота
Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности организации
Наименование формы документа |
Код формы |
Кем и когда утверждена |
Периодичность составления |
Составитель документа |
Внутреннее согласование |
Внешнее согласование |
Подпись |
Утверждение |
Печать |
Куда представляется |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
Таблица 5.13
Табель унифицированных форм документов предприятия
№ п/п |
Наименование формы документа |
Дата утверждения
|
Период издания |
Подразделение ответственное за подготовку |
С кем согласовывается |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
Табель может дополняться графами:
Код формы по классификатору
Отв. за контроль
Годовой тираж
Таблица 5.14
Табель
Примерная форма «табеля унифицированных форм документов»
№ п/п |
Наименование формы документа |
Дата утверждения наименование органа, утверждённого форму документа |
Периодичность издания |
Подразделение ответственное за подготовку |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
Примечание
4.Документы могут быть систематизированы в табеле по функциям и задачам управления или по структурным подразделениям;
5. Табель может быть дополнен другими графами, например, адресат, ответственный за контроль исполнения, код фирмы по классификатору и т.д.
6. В графе «Примечание» может помечаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования, утверждения.
Таблица 5.15
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
(подпись) И.О. Фамилия
00.00.0000
Табель форм документов, применяемых в организации
Наименование формы документа |
Дата утверждения наименование органа, утверждённого форму документа |
Периодичность издания |
Подразделение ответственное за подготовку |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Начальник службы ДОУ (подпись) И.О. Фамилия
Визы руководителей
Структурных подразделений
Таблица 5.16.
Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности оао «Невская Мануфактура»
Наименование формы документа |
Код формы по ОКУД |
Кем и когда утверждена |
Периодичность составления |
Составитель документа |
Внутреннее согласование |
Внешнее согласование |
Подпись |
Утверждение |
Печать |
Куда представляется |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 5.17
Форма отчетов и донесений (НПО «Теплоприбор»)
№ п\п |
Код (шифр обозначения) формы |
Наименование документа |
Документ представляется (высылается) |
Ответственный за подготовку и представление документа |
Подготовленный документ |
Служебные отметки |
||||
Кому |
В срок |
|
Подписывает |
Согласовывает |
Утверждает |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 5.18
Форма табеля периодической отчётности (форм статической отчётности) ЛОМО
№ п/п |
Отчётный документ |
Содержание сведений или № формы внутренней отчётности |
Прохождение документов внутри предприятия |
Отправки документов |
Примечание |
|||||
Наименование |
№ формы |
Откуда |
Куда |
Срок |
Срок |
Ответственность |
Куда |
|||
|
|
|
|
|
|
|
||||
Таблица 5.19.
Форма табеля внешней периодической отчетности (НПО «Ленинец»)
Документ отчетности |
Адресат |
Срок и периодичность представления |
Подразделение-исполнитель |
Документ |
№ дела, место хранения |
Способ отправления |
||||
№ п\п |
Код (обозначение) формы |
Наименование формы |
Подписывает |
Согласовывает |
Утверждает |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 5.20.
Пример заполнения табеля форм документов, применяемых на ОАО «ЛМЗ»
Наименование формы документа |
Код формы по ОКУД |
Кем и когда утверждена |
Составитель документа |
Внутреннее согласование |
Внешнее согласование |
Подпись |
Регистрация |
Утверждение |
Печать |
Куда представляется |
Способ доставки |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
3.2 |
Организация управления |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2.1 |
Устав |
Решение собрания учредителей |
Отдел менеджмента качества |
Отдел менеджмента качества |
Регистрационная палата |
Учредители |
Регистрационная палата ОКИД |
Собрание учредителей |
ОКИД |
Регистрационная палата, налоговая инспекция |
Лично |
|
3.2.2 |
Учредительный договор |
Решение собрания учредителей |
Отдел менеджмента качества |
Отдел менеджмента качества |
Регистрационная палата |
Учредители |
ОКИД |
|
ОКИД |
Регистрационная палата |
Курьер |
|
3.2.3 |
Приказ о распределении функций между руководителями |
Приказ Генерального директора |
Отдел менеджмента качества |
Зам. Генерального директора |
|
Зам. Генерального директора |
ОКИД |
Генеральный директор |
ОКИД |
Совет директоров |
Курьер |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
3.2.4 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
Приказ генерального директора |
Отдел менеджмента качества |
Отдел менеджмента качества, профсоюзный комитет |
|
Отдел менеджмента качества |
ОКИД |
Генеральный директор |
ОКИД |
Все подразделения |
Курьер |
|
3.2.5 |
Положение о структурном подразделении |
Приказ генерального директора |
Отдел менеджмента качества |
Юридический отдел, отдел по работе с персоналом |
|
Руководитель подразделения, зам. Генерального директора |
ОКИД |
Генеральный директор |
|
Все подразделения |
Курьер |
|
3.2.6 |
Должностная инструкция |
Приказ генерального директора |
Отдел менеджмента качества |
Юридический отдел, отдел по работе с персоналом |
|
Руководитель подразделения |
ОКИД |
Зам. Генерального директора |
ОКИД |
Все подразделения |
курьер |
|
3.2.7 |
Структурная и штатная численность |
Приказ генерального директора |
ОТЗ |
Совет директоров, отдел менеджмента качества |
|
ОТЗ |
ОКИД |
Генеральный директор |
ОКИД |
Все подразделения |
Курьер |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
3.2.8 |
Штатное расписание |
Приказ генерального директора |
ОТЗ |
Все подразделения |
|
ОТЗ |
ОКИД |
Генеральный директор |
ОКИД |
Все подразделения |
Курьер |
|
3.4 |
Персонал работа с кадрами |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.4.1 |
Приказ о приеме работника на работу |
Приказ генерального директора |
Отдел работы с персоналом |
Юридический отдел |
|
Отдел работы с персоналом |
ОКИД |
|
|
Отдел работы с персоналом |
Курьер |
|
3.4.2 |
Личная карточка работника |
Указание зам. Генерального директора |
Отдел работы с персоналом |
|
|
Отдел работы с персоналом |
|
|
Отдел работы с персоналом |
|
|
|
3.4.3 |
График отпусков |
Генеральный директор |
Отдел работы с персоналом |
Руководитель подразделения |
|
Отдел работы с персоналом |
ОКИД |
Генеральный директор |
|
Все подразделения |
Курьер |
|