5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов

5.5.1. Назначение структуры

Структура классификатора, табеля, альбома и форм документов – это классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией (предприятием). Структура классификатора, табеля, альбома и форм документов должна быть единой и может строиться:

• По функциональному признаку (организация управления, планирование, материально-техническое снабжение, сбыт, финансы и т.д.)

• По структурному признаку (по подразделениям предприятия, представленным в структуре)

Функциональный признак является предпочтительным, так как:

• Документы предназначены для выполнения определённых функций и задач управления;

• Состав подразделений предприятия может меняться, что приведёт к корректировке классификатора, табеля.

5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов

При разработке структуры (разделов) классификатора, табеля и альбома форм документов могут быть использованы:

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения

• Перечень разделов табеля форм документов, представленных в учебниках по организации работы с документами (например, под ред. Кудряева В.А.)

• Опыт организаций.

Перечень разделов структуры классификатора (табеля, альбома) форм документов, построенному по функциональному признаку, представлен в табл. 5.24.

Как видно из представленной таблицы, каждый способ имеет свои преимущества и недостатки. На наш взгляд для разработки структуры классификатора (табеля и альбома) форм документов необходимо представить не только функции, но и задачи ( в опыте организаций задачи отсутствуют) (перечень типовых управленческих задач не предназначался для структуры классификатора). Перечень разделов табеля форм документов, построенного по функциональному признаку представлен в табл. 5.25, 5.26, 5.27.

Таблица 5.24

Перечень разделов структуры классификатора (табеля, альбома) форм документов, построенного по функциональному признаку

Перечень основных управленческих документов	Организация работы с документами (под ред. Кудряева В.А.)	Опыт организаций (НПО «Ленинец»)
Организация системы управления Планирование деятельности Финансирование деятельности Учёт и отчётности Экономические, научные, культурные связи Информационное обслуживание Трудовые отношения Кадровое обеспечение Материально-техническое обеспечение Административно-хозяйственные вопросы Социально-бытовые вопросы Деятельность профсоюзных и бытовых организаций	Организация системы и процессов управления Прогнозирование и планирование деятельности Финансовое обеспечение Обеспечение кадрами Материально-техническое обеспечение Регулирование деятельности Контроль деятельности Обеспечение сбыта Научно - техническое и проектно- конструкторская деятельность Международное сотрудничество Документационное обслуживание	Организация труда и управления Бухгалтерская деятельность Экономическая деятельность Управление кадрами Материально-техническое обеспечение Хозяйственно-бытовое обеспечение Разработка общественных организаций Сбыт
		Техническая подготовка и обеспечение производства Производство Капитальное строительство, техническое обслуживание

Таблица 5.25

Перечень раздела табеля форм документов, построенного по функциональному принципу^

1. Организация системы и процессов управления

   1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации

   2. Обеспечение законности

2. Прогнозирование и планирование деятельности

3. Регулирование деятельности

   1. Информационное обеспечение деятельности

   2. Оперативное управление деятельности

4. Контроль деятельности

   1. Статистическая отчётность

   2. Ведомственная отчётность

   3. Внутренняя отчётность (контроль деятельности подразделений и работников)

5. Финансовая деятельность

   1. Бухгалтерский учёт

   2. Бухгалтерская отчётность

6. Материально-техническое обеспечение

1. Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом

2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта

3. Обеспечение сбыта

6. Научно-техническое обеспечение

1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

2. Внедрение и эксплуатация технических средств

3. Научно-техническая информация

4. Охрана окружающей среды

8. Международное сотрудничество

8.1 Командирование сотрудников за рубеж

8.2 Приём зарубежных делегаций

8.3 Информационно-справочное обслуживание международных связей

9. Обеспечение персоналом

9.1 Подбор, расстановка и использование кадров

9.2 Учёт личного состава

9.3 Аттестация работников

9.4 повышение квалификации

9.5 Командирование сотрудников

9.6 Нормирование труда

9.7 Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1 Учёт и контроль исполнения документов

10.2 Хранение и использование документов

Таблица 5.26

Общий каталог функций предприятия (структура классификатора, табеля, альбома)

1. Общее руководство

   2. Организация деятельности

   3. Планирование хозяйственной деятельности

   4. Мотивация деятельности

   5. Анализ деятельности и отчётности

   6. Правовая деятельность

   7. Обслуживание и технические средства управления

   8. Охрана предприятия

   9. Ревизия хозяйственной деятельности

2. Распоряжение человеческим фактором

1. Занятость

2. Труд

3. Выплаты

4. Обучение

5. Социальная проблематика

6. Социально-бытовые вопросы

7. Предупредительные меры

3. Инвестиционная деятельность

1. Принципы

2. Приобретение основных средств

3. Эксплуатация основных средств

4. Ремонтное хозяйство

5. Транспортное хозяйство

6. Инструментальное хозяйство

7. Изъятие основных средств

1. Материально-энергетическое хозяйство

   1. Приобретение материалов и услуг

   2. Складское хозяйство

   3. Материальное хозяйство

   4. Энергетическое и водное хозяйство

   5. Распоряжение тарой

   6. Распоряжение доходами производства

2. Управление производством

   1. научно-технический прогресс

   2. Конструкторская подготовка

   3. Технологическая подготовка

   4. Организационная подготовка

   5. Реализация производственного процесса

   6. Контроль качества продукции

3. Продажа и распоряжение готовыми изделиями

   1. Подготовка продаж

   2. Продажа изделий и услуг

   3. Отсылка изделий

   4. Рекламация изделий и услуг

4. Управление финансовой деятельностью

   1. распоряжение основными фондами

   2. Расчёт с бюджетом

   3. Расчёт с потребителями и поставщиками

   4. Расчёт с работниками

   5. Общественно-правовые расчёты

   6. Распоряжение оборотными средствами

   7. Вопросы цен

   8. Инвентаризация деятельности

   9. Установление результатов деятельности

Таблица 5.27