Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Uchebnoe_posobie_DiD_ispr_aprel2012.doc
Скачиваний:
58
Добавлен:
05.09.2019
Размер:
4.83 Mб
Скачать

Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения

Код госархива________________

Код учреждения______________

Ф. №_________________

Оп. №________________

Д. №_________________

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСЧКОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МНОГОПРОФИЛЬНАЯ БОЛЬНИЦА

( наименование структурного подразделения)

Дело № ____________ том № __________

(заголовок дела)

(дата)

Ф.№ ____________________ на _____________лист

Оп. № ___________________ хранить ____________

Д. № ____________________

9.4. Установление сроков хранения дел.

Как уже было сказано, значение документов, циркулирующих на предприятии, различно. Одни необходимы только для оперативной работы, и их долговременное хранение нецелесообразно. Другие документы имеют большой период практического использования и должны храниться постоянно в государственных архивах.

Установление сроков хранения на предприятиях производится на основании и ведомственных документов, и сокращать их нельзя. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЭК организации. Предприятия делятся на 4 категории, при этом организации, входящие в 1-3 категории, сдают дела в государственный архив на постоянное хранение, а организации, входящие в 4-ю категорию документы в государственный архив не сдают. От категории зависят и сроки хранения документов.

Основным документом, определяющим сроки хранения, является «перечень, типовых управленческих документов, образующихся в деятельности, с указанием сроков хранения», утвержденных руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000г.

Состав документов «перечня» представлен в табл. 3.1. раздела 3 «системы документации» настоящего Учебного пособия.

9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел.

Оперативное хранение документов производится в службе ДОУ и других структурных подразделениях до сдачи их в архив.

Документы во время их исполнения хранятся у их исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. на папках проставляется ФИО исполнителя и его телефон.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Для документов кратковременного хранения применяются «скоросшиватели». Документы хранятся в обратной хронологической последовательности. Для документов длительных и постоянных сроков хранения применяются папки с мягкой системой крепления (отверстия дырокола прошиваются шнурками). Документы в папках группируются в прямой хронологической последовательности.

Выдача дел другим подразделениям и сторонним организациям производится с разрешения руководителя подразделения. На выданное дело заводится карта-заменитель дела (см. табл. 9.7.).

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дел включает комплекс работ по их технической обработке.

Технологическая схема процесса формирования дел (единиц хранения) представлена на рис. 9.2.

Формирование дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива предприятия.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению дел подлежат дела постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу.

Оформление обложки дела по установленной форме (см. табл. 9.8.)

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, при этом:

  • дела допускается хранить в скоросшивателях;

  • пересистематизация документов в деле не производится;

  • листы не нумеруются;

  • заверительные надписи не составляются.

Рис. 9.2. Технологическая схема процесса формирования дел (единиц хранения)

Таблица 9.7.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]