5.4. Альбом форм документов предприятия

5.4.1. Назначение альбома форм документов

Альбом форм документов предприятия – это сборник эталонных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия по основным функциям управления.

Форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными в определённом порядке на носителе информации. Альбом форм документов предназначен для решения следующих задач:

• Установление оптимального набора реквизитов и показателей для формы документов

• Составления текстов унифицированных форм документов

• Составление образцов заполнения документов.

Разработка и введение альбома форм документов обеспечивает:

• Сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов;

• Оперативность реализации функций управления предприятием.

5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов

Разработка форм альбома документов включает следующие этапы:

• Отбор эталонных форм документов;

• Установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа;

• Определение информации необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

• Унификация текстов документа.

В зависимости от уровня управления альбомы форм документов могут быть:

• Общероссийскими;

• Отраслевыми;

• Предприятия.

В общероссийские альбомы форм документов должны входить документы, входящие в общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД). В настоящее время разработан и функционирует Альбом «Унифицированная система организационно-распорядительных документов». Состав Альбом «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» представлен в табл. 5.21. Состав унифицированных форм организационно-распорядительных документов (пример) представлен в табл. 5.22. Заявление в финансовые органы об открытии расчётного счёта представлен в таблице 5.22.1

Приказ о создании предприятия представлен в таблице 5.22.2

В отраслевые альбомы форм документов должны входить документы, включённые в отраслевые классификаторы управленческих документов (КУДО). В альбом форм предприятия входят документы, действующие на предприятии и включённые в классификатор форм документов предприятия.

Состав отраслевого «Альбома унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» представлен в табл. 5.23.

Таблица 5.21

Альбом «Унифицированная система организационно-распорядительных документов»

1. Общие положения

2. Требования к проектированию бланков и заполнению форм документов подсистемы

3. Методические указания по составлению и оформлению унифицированных документов

Министерство

Создание Министерства

Реорганизация Министерства

Ликвидация Министерства

Организация

Создание организации

Реорганизация организации

Ликвидация организации

Акционерное общество

Создание акционерного общества

Реорганизация акционерного общества

Ликвидация акционерного общества

Ассоциация

Создание ассоциации

Реорганизация ассоциации

Ликвидация ассоциации

Концерн

Создание концерна

Реорганизация концерна

Ликвидация концерна

Концсоциум

Создание концсоциума

Реорганизация концсоциума

Ликвидация концсоциума

Таблица 5.22

Состав унифицированных форм организационно-распорядительных документов (пример)

Создание организации (предприятия)

Устав

Заявление в финансовые органы об открытии расчётного счёта

Приказ о создании предприятия

Таблица 5.22.1

Заявление на открытие счёта

Наименование учреждения

банка

Наименование организации

(предприятия)

Просим открыть _______________________________________ счёт

^{(расчётный, текущий, бюджетный и др.)}

на основании инструкции Госбанка РФ.

Руководитель подпись И.О. Фамилия

организации

Главный бухгалтер подпись И.О.Фамилия

Отметка банка

Открыть счёт Документы на

_______________ ____ открытие счёта

(расчётный, текущий) и совершенство-

вание операций

Разрешаю по счёту

Руководитель подпись проверил

« « _______ 200 г. Гл. бухгалтер

Подпись

Таблица 5.22.2

Наименование организации

(предприятия)

ПРИКАЗ

_____№______

(место издания)

О начале финансово-

хозяйственной деятельности

организации ___________

(наименование)

В связи с государственной регистрацией организацией _____________

____________________________________________________________

^{(наименование)}

и приобретением ей права юридического лица.

ПРКАЗЫВАЮ:

1. Начать финансово-хозяйственную деятельность организации _____

____________________________________________________________

2. Принять к сведению, что имущество предприятия _______________

__________________ согласно акту приёма - передачи принять по состоянию на _____ 200_ г.

3. Работникам организации ____________________________________

гарантировать защиту прав и льгот, установленных действующим законодательством.

Руководитель

организации подпись И.О. Фамилия

Визы

Таблица 5.23

Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты

Перечень

Номер формы	Наименование формы	Формат	Страница
	1 По учёту кадров
Т-1	Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу	А4	16
Т-1а	Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу	А4	17
Т-2	Личная карточка работника	2А4	18
Т-2ГС	Личная карточка государственного служащего	2А4	22
Т-3	Штатное расписание	А4	26
Т-4	Учётная карточка научно-педагогического работника	А4	27
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу	А4	29
Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу	А4	30
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику	А4	31
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работников	А4	32
Т-7	График отпусков	А4	33
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником	А4	34
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками	А4	34
Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку	А4	36
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку	А4	37
Т-10	Командировочное удостоверение	А4	38
Т-10а	Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении	А4	39
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника	А4	40
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников	А4	41
	2. По учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда
Т-12	Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы	2А3	42
Т-13	Табель учёта использования рабочего времени	А3	50
Т-49	Расчётно-платёжная ведомость	2А3	52
Т-51	Расчётная ведомость	2*А4	57
Т-53	Платёжная ведомость	А4	60
Т-53а	Журнал регистрации платёжных ведомостей	А4	62
Т-54	Лицевой счет	А3	64
Т-54а	Лицевой счет (свт)	А4	66
Т-60	Записка-расчёт о предоставлении отпуска	А4	67
Т-61	Записка-расчёт о прекращении действий трудового договора (контракта) с работником	А4	69
Т-73	Акт о приёмке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключённому на время выполнения определённой работы.	А4	71

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты

1. Пор учёту кадров

Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (Ф №Т-1)

Приказ (распоряжение) о приёме работников на работу (Ф № Т-1а)

Применяется для оформления и учета, применяемых по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за приём всех лиц, применяемых на работу в организацию.

При оформлении приказа (распоряжения) о приёме на работу указываются наименования структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приёме на работу, а также условия приёма на работу и характер представляющей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временного отсутствующего работника, для выполнения определённой работы и тд.).

Подписанный руководителем организацией или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) подписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или №Т-2 ГС), а в бухгалтерию открывается лицевой счёт работника (формат 54 или №Т-54а).

Эталонные формы документов представляются структурными подразделениями предприятия вместе с картой документа при разработке классификатора и табеля предприятия (см. раздел 5.2.2. и 5.3.2).

Состав реквизитов документов и их расположение на бланке в настоящее время определён только для организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р. 6.30 –2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

При определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления необходимо руководствоваться методическими рекомендациями «Унификация текстов управленческих документов». Росархив. ВНИИДАД.