3. Системы документации

3.1. Общее положение

Любой создаваемый и действующий документ является элементом системы более высокого уровня. «Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, вида, сферы деятельности, происхождения, единых требований к их оформлению».¹

Официальной системы документации в настоящее время не существует. Однако существуют практически сложившиеся разделения документов на системы документации.

3.1.1. Виды документов

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

К личным документам относятся:

• личная переписка;

• дневник;

• мемуары.

Все официальные документы, обращающиеся на предприятии можно классифицировать по следующим признакам:

• По видам деятельности:

• Научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные;

• Управленческие;

• Правовые;

• Организационно-распорядительные;

• Финансовые;

• Отчётно-статистические.

• По наименованию: научные отчёты, чертежи, схемы, графики, технологические карты, уставы, приказы, распоряжения, акты, стандарты, технические условия, анкеты.

• По месту фиксации (составления документов)

• Внешняя документация:

• Входящая (поступившая в организацию)

• Исходящая (отправляемая из организации)

• Внутренняя (составляемая и используемая в самой организации)

• Планы;

• Отчёты;

• Приказы;

• Распоряжения;

• Протоколы;

• Акты.

• По юридической силе:

• Подлинные

• Действительные;

• Не действительные (утратившие силу).

• По срокам исполнения:

  • Срочные:

• По срокам исполнения (до 5 дней)

• С грифом «срочно»

  • Не срочные.

• По степени сложности

• Простые (1 вопрос)

• Сложные (n – вопросов)

• По степени гласности (ограничения доступа)

• Открытые (несекретные)

• С ограниченным доступом

• Совершенно секретные;

• Секретные;

• Для служебного пользования (ДСП);

• Конфиденциальные;

• Имеющие коммерческую тайну.

• По стадиям подготовки:

• Черновики;

• Подлинники (оригиналы);

• Копии идентичные;

• Отпуск (копия, оставшаяся в делах организации);

• Выписка из документа;

• Дубликат (второй экземпляр, имеющий одинаковую силу с подлинником)

• По происхождению

• Служебные (подготовленные в организации);

• Личные (письма граждан).

• По способу документирования:

• Рукописные;

• Печатные;

• Электронные;

• Кино-, фото -, фонодокументы.

• По форме изложения:

• Индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме)

• Трафаретные (когда часть документа заранее подготовлена, а другая часть заполняется при составлении документа)

• Типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций (например, командировки))

• По срокам хранения:

• Постоянного (бессрочного) хранения;

• Долговременного хранения (свыше 10 лет);

• Временного хранения (до 10 лет)