- •Санкт-Петербургский институт машиностроения (втуз-лмз)
- •1. Основные положения работы с документами
- •1.1. Актуальность проблемы
- •1.2. Основные термины, определения и понятия
- •1.3. Функции документа
- •1.4. Методы документоведческих исследований
- •1.5 История развития документационного обеспечения управления
- •1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и оформления документов
- •2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации.
- •2.1. Качество документационной информации.
- •2.2 Методы обеспечения качества документации
- •2.3. Композиция управленческого документа.
- •2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.
- •2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией.
- •3. Системы документации
- •3.1. Общее положение
- •3.1.1. Виды документов
- •3.2. Система управленческой документации
- •3.2.1. Система организационно-распорядительной документации
- •3.2.2. Система плановой документации
- •3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению
- •3.2.4. Система финансовой документации
- •3.2.5. Система отчетной документации.
- •4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов
- •4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •4.2.1. Состав реквизитов документа
- •4.2.2. Требования к бланкам документов
- •101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7 а
- •4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов
- •4.3.1. Правила оформления организационных документов
- •Форма устава
- •Форма трудового договора
- •Форма положения о структурном подразделении
- •Форма должностной инструкции
- •Форма документа «Структура и штатная численность предприятия»
- •Форма документа «Штатное расписание предприятия»
- •Форма правил внутреннего трудового распорядка
- •4.3.2. Правила оформления распорядительных документов
- •Образец приказа по основной деятельности
- •Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание
- •Образец выписки из приказа по основной деятельности
- •Образец распоряжения
- •Образец указания
- •4.3.3. Правила оформления справочно-информационных документов
- •Форма протокола
- •Форма сокращённого протокола
- •Форма краткого протокола
- •Форма выписки из протокола
- •Форма докладной записки
- •Форма объяснительной записки
- •Форма представления
- •Форма заявления
- •Образец входящего письма
- •Образец исходящего письма
- •4.3.4. Правила оформления справочно-аналитической документации
- •Форма акта приема-передачи документов в структурном подразделении
- •Форма сводки
- •5. Совершенствование состава и форм документов предприятия
- •5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.2. Разработка классификатора форм документов
- •Карта документа _________________________________________ (наименование подразделение)
- •Пример заполнения классификатора форм документов оао «лмз»
- •5.3. Табель форм управленческих документов
- •5.3.1. Разработка табеля форм документов
- •Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности оао «Невская Мануфактура»
- •5.4. Альбом форм документов предприятия
- •5.4.1. Назначение альбома форм документов
- •5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов
- •Общие положения
- •5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов
- •5.5.1. Назначение структуры
- •5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов
- •Перечень состава (структуры, разделов) классификатора, (табеля, альбома) форм документов оао «лмз»
- •5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов
- •6. Основы документооборота
- •6.1 Понятие документооборота
- •6.2 Характеристики документооборота
- •6.2.1 Направления документооборота
- •6.2.2 Содержание документооборота
- •6.2.3 Объём документооборота
- •6.2.4 Скорость движения документов
- •6.2.5 Стоимость выполняемых типовых операций над документами
- •6.2.6 Понятие операции. Классификация операций
- •6.3 Способы фиксации документооборота
- •6.3.1 Общие положения
- •1. Документооборот для всей организации
- •2. Документооборот для структурного подразделения
- •3. Документооборот для распределения функции (задачи), документов
- •4. Документооборот принятия решения
- •6.4 Совершенствование документооборота
- •6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота
- •6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота
- •6.4.3 Требования к документообороту
- •6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота
- •6.4.5 Методы совершенствования документопотока
- •6.5 Порядок формирования документооборота
- •6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота
- •7. Порядок движения документов на предприятии (организация документооборота предприятия в целом)
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Обработка входящих (поступающих) документов
- •7.3 Обработка внутренних документов
- •7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов
- •Лицевая сторона
- •Оборотная сторона
- •Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки
- •Контроль исполнения
- •Ведомость Контроля исполнения документации По цеху-отделу № ___________
- •9. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
- •9.1. Определение ценности документов и документной информации.
- •Положение
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •Форма акта о выделении документов к уничтожению
- •9.2. Общие требования к систематизации документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия
- •Номенклатура дел
- •Форма итоговой записи к номенклатуре дел
- •9.3 Составление заголовков дел
- •Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения
- •Дело № ____________ том № __________
- •9.4. Установление сроков хранения дел.
- •9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел.
- •Форма листа-заверителя дела
- •Форма внутренней описи документов дела
- •Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения
- •Опись №
- •10. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления [Приложение 2]
- •10.1. Общие положения
- •10.2. Компьютеризация операций составления и обработки документов, автоматизация документооборота
- •10.3. Принципы автоматизации делопроизводства и управления документооборотом
- •11. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
- •11.1. Условия отнесения информации к коммерческой тайне
- •Перечень сведений конфиденциального характера.
- •Состав Федерального Закона «о коммерческой тайне».
- •Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. (Извлечения из Федерального закона «о коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-фз Ст.5)
- •11.2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
- •11.3. Защита коммерческой тайны предприятия
- •11.4. Меры воздействия на виновных в нарушении законодательства о защите коммерческой тайны
- •11.5. Обеспечение сохранности коммерческой тайны
- •1. Производство.
- •2. Планы.
- •10. Технология.
- •11. Управление (Менеджмент).
- •12. Безопасность.
- •Инструкция по охране коммерческой тайны в птк «кая-варион»
- •1. Общие положения.
- •2. Порядок доступа сотрудников в птк к сведениям и документам, содержащим коммерческую тайну.
- •3. Обязанности и ответственность лиц, допущенных к сведениям, содержащим коммерческую тайну.
- •4. Организация учета, хранения и обращения документов, содержащих коммерческую тайну.
- •5. Контроль обеспечения сохранности тайны.
- •Договор об оформлении допуска к коммерческой тайне
- •Обязательство
- •Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия птк «кая-варион»
- •11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность документов коммерческой тайны
- •12. Экономическая эффективность документационного обеспечения управления
- •13. Организация документационного обеспечения управления
- •13.1. Система документационного менеджмента и ее основные компоненты
- •13.2. Организация службы документационного обеспечения управления
- •Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- •1. Общие положения
- •2. Цели и задачи службы доу.
- •3. Функции службы доу
- •4. Права и ответственность службы доу.
- •5. Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями.
- •13.3 Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления
- •Состав и нормативно-организационных документов по организационному обеспечению управления
- •Состав нормативно-организационных документов по делопроизводству
- •Перечень нормативных актов по оформлению документов
- •1.Перечень определений
- •2) Приложения , разрабатываемые на базе платформ, как самостоятельные программы или в дополнение к основной платформе
- •2.Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления
- •3.Критерии выбора платформы автоматизации документооборота
- •4.Варианты выбора платформ автоматизации документооборота
5.3. Табель форм управленческих документов
Табель форм управленческих документов предприятия – это перечень разрешённых к применению форм документов с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и оформления.
5.3.1. Назначение табеля форм управленческих документов
Применение табеля форм документов позволяет:
установить единую классификацию документов организации в соответствии управленческими функциями и задачами
исключить возможность неоправданного создания новых форм
учесть количество, видов и форм документов организации
нормативно закрепить процедуру подготовки управленческих документов
В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документов.
Основное назначение табеля форм документов нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов.
5.3.1. Разработка табеля форм документов
Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:
предпроектное обследование
выбор форм табеля
формирование структуры табеля
отбор форм документов для включения в табель
В процессе предпроектного обследования формируется карта документа.
Карта документа была представлена в табл. 5.1 и 5.2
По сравнению со сведениями, необходимыми для разработки классификатора, в карте документа должны быть включены операции работы с документами:
подписание;
согласование (внешнее);
визирование;
утверждение;
проставление печати.
Форма табеля форм документа определяются целью и задачами, стоящими перед разработчиками. В зависимости от уровня управления табель форм может быть:
Общероссийским
Отраслевым;
Предприятия.
Общероссийский табель форм документов рекомендован государственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) и представлен в табл. 5.10.
ГСДОУ рекомендует также создание отраслевого табеля форм документов в Министерствах и ведомствах «В целях сокращения количества форм документов, Министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. Составление документов, не указанных в табели запрещается».
Форма табеля форм документов Министерства представлена в табл. 5.11.
Специалисты по организации работы с документами и делопроизводству (Кудряеев В.А., Андреянова В.В., Басаков М.И., Стенюков М.В.) рекомендуют разрабатывать табели форм документов предприятий
Табель форм документов предприятия представлены:
В табл. 5.12 (Кудряев В.А.)
В табл. 5.13 (Стенюков М.В.)
В табл. 5.14 (Андреянова В.В.)
В табл. 5.15 (Баскаков М.И.)
Представлен в табл. 5.16. табель форм документов, применяемых в ОАО «Невская Мануфактура» (рекомендуемый)
Примечание 1.
Большое количество форм табеля форм документов объясняется тем, что ни ГСДОУ, ни авторы по организации работы с документами (Кудряев В.А., Стенюков М.В.) и делопроизводству (Басаков Б.И.) не рекомендуют создание в организации классификатора форм документов.
Примечание 2.
В случае невозможности разработки табеля форм документов по всем функциям (отсутствие информации, отсутствие опыта, трудоёмкость разработки др.) табель может разрабатываться по одной (важной) функции:
Внешняя периодическая отчётность;
Кадровая деятельность;
Плановая деятельность;
Финансовая деятельность.
Форма отчётов и донесений (НПО «Теплоприбор») представлен в табл. 5.17). Форма табеля периодической отчётности (форма статистической отчётности) ЛОМО представлен в табл. 5.18. Форма табеля внешней периодической отчётности (НПО «Ленинец») представлена в табл. 5.19. Пример заполнения табеля форм документов, применяемых на ОАО «ЛМЗ» представлена в табл. 5.20.
Таблица 5.10
Форма табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации
УТВЕРЖДЕНО ПРИКАЗ № ТАБЕЛЬ унифицированных форм документов, применяемых в ________________________________ (наименование организации)
|
||||||||||||||||||
Наименование унифицированной формы документа |
Код формы документа |
Ответственный за подготовку и оформление |
Срок подго- товки |
Пери- одич ность подго- товки |
Согласование проекта документа |
Удостоверение |
Куда пред- ставля ется |
Срок пред- ставления |
Срок испол- нение |
Тираж бланков в год |
Струк турное подраз деление и долж ность ответст венного лица за регистра цию |
Структур- ное подразде- ление и должность ответствен- ного ли- ца за конт- роль |
Место нахожде ниепервого экземпляра (второго экземпляра) |
При Меча ния |
||||
По ОКУД |
По отра- слевому классиф- икатору |
Внут реннее |
Внеш ее |
подпись |
Утверждение |
печать |
||||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
Представ- ления о поощерении |
0283090 |
|
Руководитель структурного подразделения |
|
По мере надоб- ности |
Руководитель отдела кадров гл.бухгалтер Зам.руководителя Учреждения Руководителя профкома |
|
Руководитель Структурного Подразделе- ния, парт- группорг структ. Подр-ия, профг Стр.-го подраз деления |
|
|
Укрепление Кадров (отдел кад- ров) или служба докумета- ции орга- низации
|
|
|
|
Управление Кадров (отдел кадров) или служба документации |
Управление Кадров (отдел кадров) испектор или служба докумен- тации инспектор |
Управление Кадров (отдел кадров) или служба доку- ментации |
|
Отчет об экономии Топлива, электро- Энергии, тепло- Энергии
Форма утверждена Приказом ЦСУ СССР от 30.05.86
|
0609215 |
|
Руководитель Отдела главн. Механика и энергетика |
|
1 разряд в квартал |
Руководитель Управления организации |
|
Зам. Ми- нистра |
|
|
В гос- Ком- стат |
|
|
8 |
Управле- Ние делами Инспектор |
Управление Делами инспектор |
Управление Делами (2-й Экземпляр) |
В замен Формы Ц-СН форма Утверждена Приказом ЦСУ- СССР № 365 от 25.06.81 |
Таблица 5.11.
Примерная форма «табеля унифицированных форм документов Министерства»
№ п/п |
Наименование формы документа |
Дата утверждения наименование органа, утверждённого форму документа |
Периодичность издания |
Подразделение ответственное за подготовку |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
Примечание
4.Документы могут быть систематизированы в табеле по функциям и задачам управления или по структурным подразделениям;
5. Табель может быть дополнен другими графами, например, адресат, ответственный за контроль исполнения, код фирмы по классификатору, годовой тираж бланков и тд.
6. В графе «Примечание» может помечаться дополнительная информация о порядке подписания, согласования, утверждения.
Таблица 5.12.