- •Санкт-Петербургский институт машиностроения (втуз-лмз)
- •1. Основные положения работы с документами
- •1.1. Актуальность проблемы
- •1.2. Основные термины, определения и понятия
- •1.3. Функции документа
- •1.4. Методы документоведческих исследований
- •1.5 История развития документационного обеспечения управления
- •1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и оформления документов
- •2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации.
- •2.1. Качество документационной информации.
- •2.2 Методы обеспечения качества документации
- •2.3. Композиция управленческого документа.
- •2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.
- •2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией.
- •3. Системы документации
- •3.1. Общее положение
- •3.1.1. Виды документов
- •3.2. Система управленческой документации
- •3.2.1. Система организационно-распорядительной документации
- •3.2.2. Система плановой документации
- •3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению
- •3.2.4. Система финансовой документации
- •3.2.5. Система отчетной документации.
- •4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов
- •4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •4.2.1. Состав реквизитов документа
- •4.2.2. Требования к бланкам документов
- •101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7 а
- •4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов
- •4.3.1. Правила оформления организационных документов
- •Форма устава
- •Форма трудового договора
- •Форма положения о структурном подразделении
- •Форма должностной инструкции
- •Форма документа «Структура и штатная численность предприятия»
- •Форма документа «Штатное расписание предприятия»
- •Форма правил внутреннего трудового распорядка
- •4.3.2. Правила оформления распорядительных документов
- •Образец приказа по основной деятельности
- •Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание
- •Образец выписки из приказа по основной деятельности
- •Образец распоряжения
- •Образец указания
- •4.3.3. Правила оформления справочно-информационных документов
- •Форма протокола
- •Форма сокращённого протокола
- •Форма краткого протокола
- •Форма выписки из протокола
- •Форма докладной записки
- •Форма объяснительной записки
- •Форма представления
- •Форма заявления
- •Образец входящего письма
- •Образец исходящего письма
- •4.3.4. Правила оформления справочно-аналитической документации
- •Форма акта приема-передачи документов в структурном подразделении
- •Форма сводки
- •5. Совершенствование состава и форм документов предприятия
- •5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- •5.2.2. Разработка классификатора форм документов
- •Карта документа _________________________________________ (наименование подразделение)
- •Пример заполнения классификатора форм документов оао «лмз»
- •5.3. Табель форм управленческих документов
- •5.3.1. Разработка табеля форм документов
- •Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности оао «Невская Мануфактура»
- •5.4. Альбом форм документов предприятия
- •5.4.1. Назначение альбома форм документов
- •5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов
- •Общие положения
- •5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов
- •5.5.1. Назначение структуры
- •5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов
- •Перечень состава (структуры, разделов) классификатора, (табеля, альбома) форм документов оао «лмз»
- •5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов
- •6. Основы документооборота
- •6.1 Понятие документооборота
- •6.2 Характеристики документооборота
- •6.2.1 Направления документооборота
- •6.2.2 Содержание документооборота
- •6.2.3 Объём документооборота
- •6.2.4 Скорость движения документов
- •6.2.5 Стоимость выполняемых типовых операций над документами
- •6.2.6 Понятие операции. Классификация операций
- •6.3 Способы фиксации документооборота
- •6.3.1 Общие положения
- •1. Документооборот для всей организации
- •2. Документооборот для структурного подразделения
- •3. Документооборот для распределения функции (задачи), документов
- •4. Документооборот принятия решения
- •6.4 Совершенствование документооборота
- •6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота
- •6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота
- •6.4.3 Требования к документообороту
- •6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота
- •6.4.5 Методы совершенствования документопотока
- •6.5 Порядок формирования документооборота
- •6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота
- •7. Порядок движения документов на предприятии (организация документооборота предприятия в целом)
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Обработка входящих (поступающих) документов
- •7.3 Обработка внутренних документов
- •7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов
- •Лицевая сторона
- •Оборотная сторона
- •Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки
- •Контроль исполнения
- •Ведомость Контроля исполнения документации По цеху-отделу № ___________
- •9. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
- •9.1. Определение ценности документов и документной информации.
- •Положение
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •Форма акта о выделении документов к уничтожению
- •9.2. Общие требования к систематизации документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия
- •Номенклатура дел
- •Форма итоговой записи к номенклатуре дел
- •9.3 Составление заголовков дел
- •Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения
- •Дело № ____________ том № __________
- •9.4. Установление сроков хранения дел.
- •9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел.
- •Форма листа-заверителя дела
- •Форма внутренней описи документов дела
- •Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения
- •Опись №
- •10. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления [Приложение 2]
- •10.1. Общие положения
- •10.2. Компьютеризация операций составления и обработки документов, автоматизация документооборота
- •10.3. Принципы автоматизации делопроизводства и управления документооборотом
- •11. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
- •11.1. Условия отнесения информации к коммерческой тайне
- •Перечень сведений конфиденциального характера.
- •Состав Федерального Закона «о коммерческой тайне».
- •Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. (Извлечения из Федерального закона «о коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-фз Ст.5)
- •11.2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
- •11.3. Защита коммерческой тайны предприятия
- •11.4. Меры воздействия на виновных в нарушении законодательства о защите коммерческой тайны
- •11.5. Обеспечение сохранности коммерческой тайны
- •1. Производство.
- •2. Планы.
- •10. Технология.
- •11. Управление (Менеджмент).
- •12. Безопасность.
- •Инструкция по охране коммерческой тайны в птк «кая-варион»
- •1. Общие положения.
- •2. Порядок доступа сотрудников в птк к сведениям и документам, содержащим коммерческую тайну.
- •3. Обязанности и ответственность лиц, допущенных к сведениям, содержащим коммерческую тайну.
- •4. Организация учета, хранения и обращения документов, содержащих коммерческую тайну.
- •5. Контроль обеспечения сохранности тайны.
- •Договор об оформлении допуска к коммерческой тайне
- •Обязательство
- •Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия птк «кая-варион»
- •11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность документов коммерческой тайны
- •12. Экономическая эффективность документационного обеспечения управления
- •13. Организация документационного обеспечения управления
- •13.1. Система документационного менеджмента и ее основные компоненты
- •13.2. Организация службы документационного обеспечения управления
- •Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- •1. Общие положения
- •2. Цели и задачи службы доу.
- •3. Функции службы доу
- •4. Права и ответственность службы доу.
- •5. Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями.
- •13.3 Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления
- •Состав и нормативно-организационных документов по организационному обеспечению управления
- •Состав нормативно-организационных документов по делопроизводству
- •Перечень нормативных актов по оформлению документов
- •1.Перечень определений
- •2) Приложения , разрабатываемые на базе платформ, как самостоятельные программы или в дополнение к основной платформе
- •2.Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления
- •3.Критерии выбора платформы автоматизации документооборота
- •4.Варианты выбора платформ автоматизации документооборота
10.2. Компьютеризация операций составления и обработки документов, автоматизация документооборота
Существует три типа автоматизированных систем документационного обеспечения управления:
системы автоматизированного делопроизводства;
системы электронного документооборота;
системы управления документацией.
Системы автоматизированного делопроизводства (САД) включают следующие автоматизированные системы:
«Дело» («Электронные офисные системы», Россия);
«1С - Документооборот» (1С);
Lan-Docs («Ланнт», Россия);
«Делопроизводство» КСК
Системы электронного документооборота (ЭДО) включают следующие автоматизированные системы:
«Босс-референт» (Ай-Ти)
Семейство продуктов «Золушка» (Институт развития Москвы)
ЭСКАДО ((Интерком )
N System (Компьютер Ленд, Санкт-Петербург)
10.3. Принципы автоматизации делопроизводства и управления документооборотом
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами их основные функции:
регистрация новых документов;
поиск и документов.
Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, Document Management System (DMS)) на них возложены функции управления документами по пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью их контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.
Для функционирования автоматизированной системы, делопроизводственные процессы организации должны быть структурированы и формализованы.
Таблица 10.1.
Функции системы автоматизации делопроизводства и управления документооборотом
№№ п/п |
Функция |
Описание |
||||
1 |
создание документа |
Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов. |
||||
2 |
регистрация документа |
Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут поступившие извне, так и возданные внутри организации документы. |
||||
3 |
письма и обращения граждан |
Характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам. |
||||
4 |
решения и распоряжения |
Технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. |
||||
5 |
рабочие папки пользователя |
Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями. |
||||
6 |
контроль исполнения |
Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты. |
||||
7 |
обработка и хранение собственно документов |
К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол). |
||||
8 |
работа с взаимосвязанными документами |
Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке. |
||||
9 |
движение документов, виол резолюций и замечаний |
Механизм движения документов (workflow), обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного |
||||
|
|
должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки. |
||||
10 |
функционирование вложенных подсистем |
В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.). |
||||
11 |
отслеживание версий одного документа |
При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов". |
||||
12 |
учет номерных документов |
Учет использования номерных документов. Формирование отчетности. |
||||
13 |
распределенная обработка; отправка документов(почта) |
Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки. |
||||
14 |
работа через Интернет |
В системе реализуется Web- сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе. |
||||
15 |
поиск документа по реквизитам |
Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. |
||||
16 |
контекстный поиск |
Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем, поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе. |
||||
17 |
архивирование документов |
После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам. |
||||
18 |
списание документа в дело |
По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи. |
||||
19 |
ведение словарей и справочников |
К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников. |
||||
20 |
справочно-аналитическая работа; получение отчетов |
В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей. |
||||
21 |
настройка системы |
Специализированный инструментарий позволяет в автоматизированном режиме спроектировать систему, сгенерировать отчетные формы и связи между ними, настроить механизмы репликации, настроить механизмы доступа к данным. |
||||
22 |
открытость системы |
Система может обеспечивать СОМ-интерфейс, при этом сторонние разработчики могут наращивать возможности системы собственными дополнениями. Возможен вариант приобретения генеральной лицензии, позволяющей вносить модификации в исходные тексты. Предоставляется необходимая документация на систему. |
||||
23 |
регламентация прав доступа |
Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра. |
||||
24 |
масштабирование системы |
Работоспособность системы не должна зависеть от числа пользователей, от уровня вложенности структур. |
||||
25 |
делегирование права подписи |
В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю. |
||||
26 |
защита информации |
Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. |
||||
27 |
соответствие требованиям действующих делопроизводственных стандартов. |
Система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие Гостов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом требований Гостехкомиссии и ФАПСИ. Необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности. |
Вывод
Из рассмотренных выше подходов к автоматизации делопроизводства можно отметить, что системы автоматизации весьма дорого стоят и "по плечу" только крупным организациям. Но затраты окупаются тем, что пользование информационных систем для управления документами делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптации к изменениям рыночной конъюнктуры. Хорошая система автоматизации позволяет:
Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и многое другое.