6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота

К принципам совершенствования документооборота относятся:

• Специализация (пребывание документа у исполнителя должно быть связано с необходимостью выполнения определённой организации)

• Прямоточность (исключение (ограничения) возврата движения документа)

• Параллельность (параллельное выполнение различных операций для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения)

• Непрерывность (документооборот не должен иметь тупиков)

• Должны быть рассмотрены все возможные варианты движения документов

6.4.3 Требования к документообороту

Реализую принципы формирования документооборота, перечисленные ранее, можно определить требования к документооборота:

• Прямоточность движения документов, т.е. прохождение документов через наименьше количество пунктов

• Однократность выполнения каждой операции

• Избирательность распределения документов между руководителями, специалистами и техническими специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями

• Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий

• Единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов

6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота

Работы по совершенствованию документооборота включают в себя:

• Организация и совершенствование документооборота предприятия в целом:

• Входящих документов

• Внутренних документов

• Исходящих документов

• Организация и совершенствование документов по отдельным группам документов (отдельным выполненным функциям)

• Плановые

• Отчётные

• Сбытовые

• Организация и совершенствование выполнения операций по отдельным документам, в т.ч.

• Годовой отчёт, бухгалтерский баланс

• Стратегический план, бизнес план развития

Примечание 1

Работы по совершенствованию документооборота организации в целом проводится независимо от работ по разработке классификатора, табеля и альбома форм документов и заключаются (фиксируются) в «Инструкции по делопроизводству».

Примечание 2

Работы по совершенствованию документооборота по отдельным группам документов и по отдельным документам проводится, обычно, после разработки классификатора и табеля документов.

Примечание 3

Для проведения работ по совершенствованию документооборота по отдельным группам документов и по отдельным документам заполняется продолжение карты документа (см. табл.) «Карта документооборота (форзац 2)²⁶

6.4.5 Методы совершенствования документопотока

Методы совершенствования документопотока:

• Создание и внедрение системы унифицированных документов;

• Унификация текстов документов

• Создание информационно-поисковых систем

• Регламентирование документообразования и прохождения документов

• Введение компьютерной технологии обработки документов

6.5 Порядок формирования документооборота

Необходимо составить существующую (существующие) схему документооборота. Для этого необходимо дополнить карту документа, составленную ранее для получения классификатора и табеля форм документов:

• Откуда поступает документ;

• Куда направляется документ

• Периодичность (срок) поступления документа

• Периодичность (срок) представления документа

• Операции (действие) проводимые над документом

• Время (трудоёмкость) операции (действия)

• Используемые средства оргтехники (вычислительной техники)

Имея существующую схему документооборота, можно судить о её рациональности, и построить схему предлагаемого документооборота. Для фиксации и анализа движения документопотоков используются:

• Табличные маршрутно-технологические карты

• Документограммы

• Графические оперограммы

• Информационные модели