6.3 Способы фиксации документооборота

6.3.1 Общие положения

Способы фиксации документооборота можно разделить на способы представления и виды использования.

К способам использования документооборота относятся:

1. Документооборот для всей организации

2. Документооборот для структурного подразделения

3. Документооборот для функции (задачи), документа

4. Документооборот принятия решения

Каждый вид и способ представления документа имеет преимущества и недостатки. Выбор и способ представления документооборота определяется целью формирования, возможностями получения информации, квалификацией специалиста, составляющего документооборот.

Каждый вид документооборота имеет несколько способов фиксации:

1. Документооборот для всей организации

1.1 Связь документов с работами (функциями)

1.2 Схема документооборота

1.3 Карта линейной ответственности (Д. Клиланда, В. Кинга)

1.4 Схема документных связей (схема получаемых, отправляемых документов)

1.5 Схема документооборота по всей организации

1.6 Матрица документальных связей

1. Документооборот для всей организации

Схема документальных связей работ (функций) и документов (п. 1.1) – это графическое изображение работ (функций) и связанных с ними документов.

Достоинства: возможность показать связи работ (функций) и документов и, таким образом, представить все документы (весь документооборот) организации (предприятия)

Недостатки: невозможность показать связь документов и исполнителей, а также операции по обработке документов

Схема документальных работ (функций) и документов (фрагмент) представлена на рис. 6.5. Схема документооборота (для всей организации) представлена на рис. 6.6.

Условные обозначения документов

1 – протокол о намерениях

2 – протокол учредителей о создании

3 – бизнес-план создания

4 – договор о создании предприятия

5 – устав предприятия

6 – заявление о регистрации

7 – свидетельство о регистрации

8 – договор аренды помещения

9 – структура и штатная численность

10 – штатное расписание

11 – правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале)

12 – положения о подразделениях

13 – должностные инструкции работникам

14 – трудовой договор(контракт)

15 – приказ о приеме на работу

16 – заявление о приеме на работу

17 – приказ по основной деятельности

18 – договор на производство работ

Вершина графа

—⁵,³⁵ Коды документов и направление их движения 1-40 Коды работ

Рис. 6.5. Схема документооборота

Схема документооборота – это графическое изображение документов с их наименованием, структурных подразделений с их наименованиями и связей документов с подразделениями.

Достоинства – возможность показать связь документов с подразделениями; возможность показать документооборот всей организации (предприятия).

Недостатки – невозможность показать операции обработки документов

Схема документооборота (на примере плановой документации) представлена на рис. 6.6.

ПВП

Рис 6.6 Схема документооборота плановой документации

Условные обозначения

ОНР – основные направления развития

ПВП – план выпуска продукции

РДП – расчетно-платежные документы

ГП – годовой план предприятия

СП – стратегический план

БПР – бизнес-план развития

ПП – план производства

ПРО – план ремонта оборудования

ПОР – план обеспечения ресурсами

ПМТС – план МТС

ФП – финансовый план

ОП – организационный план

ПМ – план маркетинга

Подразделения:

ОМ – отдел маркетинга

ПЭО – планово-экономический отдел

ООУ – отдел организации управления

ФО – финансовый отдел

ОМТ – отдел материально-технического снабжения

БСП – бюро стратегического планирования

ОГМ – отдел главного механика

Документограмма (одним из видов которой является карта линейной ответственности (КЛО)) – это графическое изображение предприятия (структурные подразделения, должности), которые являются исполнителями и документы (решения) и операции над документами. Могут быть изображены части структурных подразделений (это определяется целью, задачей, исполняемым документом), а также часть документов (решений). Операции изображаются условными обозначениями.

Модель, построенная на принципе карты линейной ответственности (КЛО) характеризует систему с точки зрения:

1. Взаимосвязи полномочий и ответственности

2. Условия возникновения проблем;

3. Входной и выходной информации по различным группам пользователей и о взаимодействии с различными внешними организациями.¹⁹

Достоинства: возможность изображения документов по операциям; возможность представления всех документов для всех подразделений организации на одной документограмме. Относительная простота.

Недостатки: отсутствие возможности показать потоки движения документов

Карта линейной ответственности (на примере разработки «бизнес-плана развития предприятия») представлены на рис 6.7.

Карта линейной ответственности

Исполнители Документы (решения)

Предприятие

Генеральный директор

Экономическая служба

Техническая служба

Зам. ген. директора по экономике

ПЭО

ОТИЗ

Главный инженер

ОКГ

ОГТ

Зав. ПЭО

Зам. зав. ПЭО

Ст. инженер

Инженер

……………..

Зав. ОТИЗ

Зам. зав. ОТИЗ

Зав. бюро орг. управления

Зав. бюро труда и зар.

……………...

Гл. конструктор

Зав. отделом

Зав. бюро

………………..

………………

Главный технолог

Зав. отделом

Зав. бюро

Ст. инженер

…………………

Бизнес-план развития предприятия

Рис. 6.7 Карта линейной ответственности (на примере разработки «бизнес-плана развития предприятия»)

Схема документальных связей (схема получаемых и отправляемых документов) – представляет собой таблицу, на которой показаны: перечень документов, получаемых организацией (наименование формы документа, наименование организации-отправителя документов, периодичность (срок) получения документов) и перечень документов отправляемых организацией (наименование формы документа, наименование организации-получателя документа, периодичность (срок получения документов)).

Достоинства – простота.

Недостатки – отсутствие операций над документами и над операциями, отсутствие маршрута движения документов.

Документооборот предприятия представлен в табл. 6.11

Таблица 6.11

Документооборот предприятия (организации) получает:

Наименование формы документа	Наименование организации – отправителя документа	Периодичность (срок) получения документа

Организация отправляет:

Наименование формы документа	Наименование организации – получателя документа	Периодичность (срок) получения документа

Рис 6.8 Схема документооборота всей организации

Схема документооборота всей организации – это графическое изображение потока движения документа с изображениями операций работы над документами, как основных (над информацией, содержащейся в документе) так и вспомогательных (над самим документом)(Рис 6.8).

Существует два вида схемы документооборота:

• С изображением исполнителя операции (располагается над операцией)

• Без изображения исполнителя операции

Данные схемы документооборота разрабатывается для:

• Отдельных групп документов (входящие, исходящие, внутренние)

• Отдельных документов (балансовый отчёт, счёт-фактура и др.)

На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость выполнения операции.

Операции могут иметь условные обозначения.

Достоинства: возможность показать маршрут движения документов (отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей операции, трудоёмкость операций.

Технологическая схема процесса организации работы с документами представлена на рис. 6.9. Схема документооборота (входящих документов) представлена на рис 6.10. Схема документооборота (исходящих документов) представлена на рис 6.11. Схема документооборота (внутренних документов) представлена на рис 6.12.

Рис. 6.9. Технологическая схема процесса организации работы с документами

0

Рис.6.10 Схема документооборота (входящих документов)

Рис. 6.11 Схема документооборота исходящих документов

Рис. 6.12 Схема документооборота внутренних документов

Матрица документальных связей – это таблица с изображением структурных подразделений и документальных связей между ними (подразделениями).

По горизонтали показывают на передачу документа из одного подразделения другим подразделениям.

По вертикали показывается получение документов от других подразделений.

Достоинства: возможность показа документальных связей между подразделениями.

Недостатки: отсутствие потока движения документов. Отсутствие операций по работе с документами. Матрица документальных связей представлена на рис. 6.13

Подразделения БУХ	БСП ББ	Отдел маркетинга	ПЭО	ФО	БУХ	Цех основного производства	Цех вспомогательного производства	ОГМ	ГД
БСП	ОНР ПМ ФМ	SWOT ОЦ	SWOT ОЦ	SWOT ОЦ					СП БПР
Отдел маркетинга	ПМ
ПЭО	ПП					ПВП	ПОР	ПРО	ГО
ФО	ФП
БУХ	ББ								ГО

Рис. 6.13. Матрица документальных связей (на примере стратегического плана)

Условные обозначения

БСП – бюро стратегического планирования

ОМ – отдел маркетинга

ПЭО – планово-экономический отдел

ФО – финансовый отдел

БУХ – бухгалтерия

ОГМ – отдел главного механика

ГД – генеральный директор

ОНР – основные направления развития

ПМ -

ФМ -

SWOT – SWOT-анализ

ОЦ – основные цели

ПМ – план маркетинга

ПП – план производства

ФП – финансовый план

ББ – бухгалтерский баланс

ПВП – план выпуска продукции

ПОР – план обеспечения ресурсами

ПРО – план ремонта оборудования

СП – стратегический план

БПР – бизнес-план развития