Предлагаемое программное обеспечение для автоматизации бюджетирования в ооо «нпо «ростар»

Наименование ПО	Описание ПО	Сроки предоставления отчетности	Лицо, принимающее отчетность
1С Предприятие: конфигурация 8.2	Программа для ведения финансового бюджетирования	годовой план до начала года; квартальный план до 1 числа месяца с которого начинается следующий квартал	Директор

Программа используется для ведения учета, расчета показателей характеризующих финансовое состояние предприятия, составления сопроводительных документов и различных отчетов по остаткам.

Составим смету затрат, необходимых для приобретения технического оборудования (таблица 3.11).

Таблица 3.11

Смета затрат для приобретения технического оборудования

Наименование	Количество	Сумма затрат в 2018	Сумма затрат в 2019	Сумма затрат в 2020	Сумма затрат в 2021	Сумма затрат в 2022
Компьютер	1	15 000
Принтер, сканер, ксерокс (3 в 1)	1	7 000
Программное обеспечение		4600	1400 (обновление к программному обеспечению)	1480 (обновление к программному обеспечению	1520 (обновление к программному обеспечению	1574 (обновление к программному обеспечению
Итого		25600	1400	1480	1520	1574

Исходя из представленных данных, затраты на приобретение технического оборудования составят 25600.

Таким образом, экономия денежных средств в результате внедрения проекта составит сумму равную размеру уплаченных штрафов и пеней за просроченные платежи, сумма затрат на реализацию проекта в первое полугодие составляет 128 600 руб.

Для совершенствования финансового планирования и бюджетирования было рекомендовано также составление платежного календаря

Составим приблизительный платежный календарь ООО «НПО «РОСТАР» (см. табл. 3.12).

Таблица 3.12

Оперативный платежный календарь ооо «нпо «ростар» на год

Платежные средства	Сумма, тыс. руб.	Платежные обязательства	Сумма, тыс. руб.
1	2	3	4
Остаток денежных средств	14906	Выплата заработной платы	18585
Поступления денежных средств от реализации продукции (погашение краткосрочной дебиторской задолженности)	204198	Отчисления в бюджет и фонды	27464
Поступления по инвестиционной деятельности	25637
Поступления от финансовой деятельности	2000	(погашение краткосрочной кредиторской задолженности)	146026
		Приобретение основных средств	7860
		Займы предоставленные другим организациям	-
		Погашение займов и кредитов	2103
		Прочие выплаты	20744
Итого	246741	Итого	222782
		Превышение платежных средств над обязательствами	23959
Баланс	246741	Баланс	246741

А 10% от суммы платежных обязательств составляет:

222782 * 0,1 = 22278,2тыс. руб.

Следовательно, от суммы превышения платежных обязательств нам необходимо оставить для поддержания нормальной платежеспособности предприятия

222782 +22278,2=245060,2 тыс. руб.,

оставшуюся сумму 246741 - 245060,2 = 1680,8 тыс. руб.

было бы рациональнее использовать в краткосрочных финансовых вложениях, которые принесут предприятию дополнительную прибыль в виде банковского процента.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются руководители отделов ООО «НПО «РОСТАР» :

• отсутствие системы планирования поступлений и выплат денежных средств;

• отсутствие формализованных процессов, по которым заявки на выплаты денег подаются, утверждаются и оплачиваются;

• слабая культура платежной дисциплины как таковой.

Решить такие вопросы помогает механизм платежного календаря как подсистема бюджетного управления компанией. Основное предназначение платежного календаря - структуризация, формализация и автоматизация системы денежных потоков на предприятии.

Для того чтобы платежный календарь заработал, необходимо начать планировать денежные потоки, разработать принцип прохождения и утверждения заявок на выплаты, который будет понятен каждому сотруднику. Реализация этой задачи невозможна без осознания принципиального положения: планированием поступлений и выплат не могут заниматься исключительно финансовый директор, финансовая служба или бухгалтер.

Планирование денежных потоков - это комплексная задача, которую необходимо решать руководителям подразделений совместно с финансово-экономической службой. Каждое подразделение планирует свои выплаты, например, на год помесячно, каждый месяц конкретизирует и детализирует план понедельно. Эти планы собираются по всей компании и утверждаются руководством. И только с этого момента финансовая служба начинает полноценно управлять денежными потоками. В результате финансовый директор может легко отказать в оплате счета, которого нет в утвержденном плане компании. Теперь финансовая служба может эффективно распределять денежные потоки по каждому дню, не привлекая, как раньше, в критические моменты кредиты и неся непредвиденные расходы по процентам.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана.

Рационально построенные бизнес-процессы помогают минимизировать риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель подразделения акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник планово-экономического отдела контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Платежный календарь позволяет решить ряд важнейших задач:

1. Не допускать отрицательного сальдо притоков и оттоков денежных средств и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель разработки платежного календаря платежного календаря - борьба с дефицитом денежных средств, при котором отток денежных средств превышает приток. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать дефицит денежных средств, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Благодаря планированию притоков и оттоков денежных средств с помощью платежного календаря, можно оперативно изменить планы расходования денежных средств, тем самым, предотвратив кассовый разрыв.

2. Не допускать расходов, превышающих запланированный норматив. Даже если ООО «НПО «РОСТАР» испытывает избыток денежных средств, это не значит, что они подлежат неограниченному расходованию. Расходы допустимы только в рамках установленных бюджетных смет. Непредвиденные ситуации, требующие превысить лимит бюджета, являются чрезвычайными расходами и исключениями из общего правила. «Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета».

3. Управлять ликвидностью предприятия. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительное сальдо ДС в любой момент времени.

4. Предоставлять достоверную информацию в онлайн-режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно, поэтому трудоемкие расчеты платежного календаря должны быть автоматизированы. Тогда информация о притоках и оттоках денежных средств и их сальдо будет поступать немедленно.

5. Обеспечить соответствующее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.

6. Максимально исключить человеческий фактор за счет автоматизации платежного календаря.

Планирование притоков и оттоков денежных средств предполагает возможность управления ликвидностью предприятия. В показателе ликвидности предприятия учтены как состояние и величина его текущих активов, так и обязательств.

При построении системы денежных платежей компании следует выделить два направления работы. Первое - формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных статей анализа (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС Результатом является документ - «Платежный календарь». Второе - описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.

Основные этапы разработки системы платежного календаря:

1. Формирование плана платежей (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т. к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

2. Определение перечня статей анализа (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.

3. Построение системы формирования реестров платежей, заявок.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.

5. Регламентация и документальное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».

На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками «Платежный календарь» закрепляется во внутренних документах ООО «НПО «РОСТАР», которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежного календаря ООО «НПО «РОСТАР» , должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»

Для поддержания оперативного планирования денежных потоков потребуется автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь». Программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату или реестры);

• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);

• реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).

• разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

В большинстве случаев компании пытаются автоматизировать свои бизнес-процессы на базе MS Excel.

В приложении приведен платежный календарь ООО «НПО «РОСТАР» за 2017 год. На основе него построим прогноз движения денежных средств.

Таблица 3.13