4. Етапи проведення виставок та показники їх ефективності

Процес організації виставки є складним комплексом організаційних, договірних, а в деяких випадках і дипломатичних заходів. Іноді організація великої виставки займає 1-2 роки.

Підготовка і проведення виставки її  організаторами включає наступні етапи:

1. Ухвалення рішення про її проведення.

2. Офіційне оголошення про проведення виставки із зазначенням цілей, основної тематики, термінів подання заявок і роботи виставки.

3. Формування структури управління підготовкою і проведенням виставки. Прийняття заявок на участь у виставці. Наприклад, на великих виставках він закінчується, як правило, за 2, 3 або 5 міс. до початку роботи виставки.

4. Комплекс підготовчих організаційно-технічних заходів (розподіл виставкової площі між учасниками, визначення розмірів авансових платежів і т. д.).

5. Монтаж експозиції.

6. Урочисте відкриття виставки й офіційний перегляд.

7. Відкриття виставки для відвідувачів.

8. Забезпечення робочої програми виставки.

9. Офіційне закриття виставки.

10. Демонтаж виставкової експозиції.

11. Підбиття підсумків виставки.

Витрати на організацію виставок поділяються на дві великі групи:

а) витрати, які пов`язані зі створенням і оформленням експозиційної площі відшкодовуються за рахунок плати експонента за виставкову площу;

б) витрати на створення та забезпечення належних умов роботи учасників виставки. Ці витрати відшкодовуються за рахунок реєстраційних внесків учасників (експонентів).

До першої групи відносять витрати:

- оренда приміщень і обладнання;

- освітлення та опалення;

- оформлення приміщень.

Друга група включає такі витрати:

- транспортно-складські витрати;

- поліграфічні та інформаційно-рекламні витрати;

- заробітну плату працівників, що здійснюють організацію виставки;

-  витрати на охорону;

- організаційні витрати;

- інші.

Розрахунок вартості одного квадратного метра виставкової площі ведеться за формулою:

,

де Вм² – вартість одного квадратного метра виставкової (експозиційної) площі, тис. грн.;

Вп.заг– загальні витрати, пов`язані зі створенням та оформленням експозиційної площі, тис. грн.;

Sзаг– загальна виставкова (експозиційна) площа, м².

Реєстраційний внесок розраховується наступним чином:

,   де Ву – витрати на одного учасника виставки, тис. грн.;

Ву.заг – загальні витрати, які враховуються при розрахунку даного показника, тис. грн.;

Nу – загальна очікувана кількість учасників (експонентів) виставки, одиниць.

Очікувана кількість учасників виставки (експонентів) визначається за формулою:

_,

де   - середня площа одного експозиційного місця, м² ;

Середня площа одного експозиційного місця визначається наступним чином:

_,

_{де Smax та Smin– відповідно максимальна та мінімальна площа експозиційного місця.}

Для визначення ефективності виставок необхідно мати відповідні засоби кількісної оцінки якісних показників виставкової діяльності та зусиль організаторів по їх досягненню.З цією метою проводиться поелементний аналіз окремих заходів та діяльності організаторів по основних виставкових показниках. За допомогою розрахованих коефіцієнтів оцінюють їх відхилення від досягнутих на попередніх аналогічних виставках або бажаних величин.

На підставі даних обліку відвідувачів, кількості проведених бесід та встановлених нових контактів розраховується коефіцієнт інтенсивності контактів (Кк):

,

де Вб – кількість зафіксованих бесід з потенційними клієнтами (відвідувачами);

С – кількість працівників на стенді (експозиційному місці), людин;

Т – тривалість виставки, дні.

Загальну оцінку ефективності виставок здійснюють за показником їх результативності (Кр):

,

де Уу– загальна кількість торговельних угод, укладених на виставці/ярмарку, шт.;

Ну.зв– звітна кількість учасників виставки/ярмарку (експонентів).

Цей показник характеризує кількість укладених торговельних угод, яка приходиться на одного учасника (експонента) та певною мірою характеризує загальну результативність проведених заходів.

На більшості виставок учасникам пропонуються та надаються додаткові послуги: оренда легкового транспорту, надання перекладача, виконання розмножувальних робіт тощо. Це сприяє збільшенню привабливості для учасників виставки.

 

5.     Організація участі підприємства у виставці

Вибір виставки кожне підприємство проводить самостійно на підставі детального вивчення загальної ситуації та особливих умов як на самому підприємстві, так і на місці організації виставки/ярмарку в конкретний період її проведення. Аналізується: відповідність теми виставки меті участі в ній та тій ситуації, що склалася у виробника стосовно існуючої та бажаної частки ринку; наявність товарів відповідного рівня якості, які можна продемонструвати; можливості ефективної участі з погляду коштів, часу і кваліфікації персоналу; можливість охоплення існуючих груп споживачів та нових потенційних клієнтів; фінансові умови участі.

Саме фінансові умови участі у виставці стають вирішальним фактором прийняття остаточного рішення щодо участі в ній.

Кошторис витрат на участь складається з таких основних статей: плата за виставкову площу; реєстраційний внесок (включає відшкодування витрат організаторів на видання рекламно-інформаційних матеріалів, виготовлення посвідчень учасника, медичне обслуговування тощо; витрати на персонал; вартість експонатів; витрати на створення і забезпечення роботи стенда; витрати на інформаційно-рекламні заходи. Поелементний зміст статей витрат, представлений на рис. 1.

Після закінчення виставки визначається фактична сума витрат та оцінюється результативність участі в ній.

Підготовка до виставки починається задовго до її відкриття і включає цілий ряд підготовчих заходів – від вибору виставки і формування кошторису та до перевірки виставкового обладнання, експонатів, виставкової інформації, рекламних матеріалів тощо. Важливу роль на цьому етапі відіграє комплектування групи працівників для роботи на виставці, та призначення її керівника. На них покладається відповідальність за організацію і здійснення участі у виставці та забезпечення реалізації мети цього заходу.

Робота під час виставки координується керівником стенду і спрямована на максимально ефективне використання всіх засобів комунікації для залучення відвідувачів, максимізацію кількості замовлень, оцінку кон`юнктури та перспективі продажів, налагодження контактів з потенційними клієнтами. Однією з основних функцій персоналу стенду має бути робота з відвідувачами, вивчення їхньої реакції та загальної поведінки, оцінка зауважень та оперативне усунення недоліків.

Післявиставкова діяльність займає тривалий час після закриття виставки і включає обробку інформації, отриманої на виставці та подальшу роботу з відвідувачами. При цьому класифікуються та оцінюються угоди, які були укладені, відповідно до взятих зобов`язань проводиться розсилка зразків товару, необхідної документації, направляються письмові подяки важливим клієнтам, з`ясовується ефективність участі підприємства в виставці/ярмарку та визначаються напрямки її підвищення.

 

Рис. 1. Основні елементи кошторису витрат експонента на участь у виставці

 

В сучасних умовах підприємства не вважають головним критерієм оцінки ефективності участі у виставці безпосередній продаж товарів чи кількість укладених торговельних угод. Виставка насамперед є засобом комунікації, а тільки потім – місцем організації безпосереднього продажу товарів.

Виставка надає можливість експоненту отримати техніко-комерційні відомості та інформацію щодо потенційних клієнтів та конкурентів, там перевіряється ефективність пропонованих систем продажу товарів, транспортування та збереження, ретельному аналізу піддається асортимент представлених товарів щодо дизайну, якості, життєвого циклу, ціни. Усе це сприяє своєчасному реагуванню підприємства на вимоги ринку, отриманню конкурентних переваг на ньому.

Участь підприємства у виставці потребує значних витрат, в зв`язку з цим по її закінченню проводиться детальний аналіз цих інвестицій, порівнюється їх величина з отриманими результатами, визначаються заходи по поліпшенню цієї діяльності.