4. Структура и функции информационной службы предприятия

Для поддержания системы экономических показателей промышленных предприятий в актуальном состоянии создается специальная информационная служба. Под ней понимается вся совокупность зафиксированных в соответствующих документах или в других носителях информации, а также системы их кодирования, получения, хранения, изменения, обработки и использования для управления предприятием. В состав информационной службы включаются: системы показателей (экономических, научно-технических и т.д.), справочные данные, используемые при различных инженерно-технических и экономических расчетах, информационно-справочных работ. Информационная служба содержит все те элементы, необходимые для подготовки и преобразования исходных данных в условиях использования средств вычислительной и организационной техники. Функциями информационной службы предприятия являются:

• сбор учетных и отчетных данных и другой документации;

• частичный контроль и анализ информации, ее хранение;

• предоставление требуемой информации всем заинтересованным службам предприятия и др.

Для рациональной организации информационной службы предприятия требуется:

• обеспечить все функции управления предприятием необходимой информацией;

• полностью отражать специфику условий работы конкретного предприятия при одновременном обеспечении соответствующими сведениями и отчетами вышестоящие организации;

• иметь минимальную степень детализации данных, но достаточную для выполнения всех необходимых работ и расчетов;

• по возможности максимально использовать и сочетать все положительные стороны принципов однократной записи данных и многократной обработки массивов информации;

• иметь четкую методику внесения изменений в данные, гарантирующую абсолютную их достоверность, отражающую фактическое состояние конструкции изделий, нормативов, технологии, организации и экономики производства;

• основываться на единой системе классификации и кодирования данных, а также применении единой стандартизированной и унифицированной документации;

• в полной мере соответствовать требованиям рационального применения современных средств автоматизации инженерного и управленческого труда для выполнения всех массовых и трудоемких работ по управлению производством.

Структура информационной службы в основном зависит от величины предприятия и от типа используемой вычислительной техники. При этом информационные службы могут реализовываться как в специально выделенных структурных подразделениях: канцеляриях, машинных бюро, секретариате дирекции, информационном отделе, бюро нормативного хозяйства и т.п., так и во всех структурных подразделениях, либо на основе штатных сотрудников этой службы (секретарей), либо на основе сотрудников дополнительных подразделений. Структура информационной службы существенно зависит от формы использования вычислительной техники. При наличии на предприятии подразделения информационно-вычислительного обслуживания, функции информационной службы, реализуются на вычислительной технике и в рамках этого подразделения. Могут создаваться также информационные отделы, бюро нормативного хозяйства и т.д. При децентрализованном использовании вычислительной техники (ПЭВМ, АРМов) структура информационной службы в принципе не отличается от структуры при ручной обработке данных.

Информационная служба предприятия является одним из звеньев службы документального обеспечения государства (СДО). На рисунке 6 представлена структура СДО.

СДО

1 3 5 7

2 4 6 8

1 - министерство, ведомство, 5 - представительные органы власти,

2 - управление делами, 6 - общие отделы,

3 - объединения, предприятия. 7 - малые предприятия,

4 - канцелярии, 8 - секретарь,

Рисунок 6 - Структура службы документационного обеспечения

Служба предприятия информационно регламентируется специальными гостами, которые разработаны:

• в рамках унифицированных систем, организационно-распорядительной документации на базе которой разработан общегосударственный классификатор управленческой документации;

• в рамках единой государственной системы документального обеспечения управления.

В соответствии со стандартами представлено 4 типа структурной организации СДО. Этими же документами регламентируются основные группы функций, выполняемые службой документального обслуживания (рисунок 7).

Функциональной частью является организационно-экономическая модель управления предприятием и включает функции подсистемы:

• управление технической подготовкой производства;

• технико-экономическое планирование;

• оперативное управление основным производством;

• управление материально-техническим снабжением;

• управление реализацией и сбытом продукции;

• бухгалтерский учет;

• управление качеством продукции и др.

В общем объеме управления операции по управлению документацией занимают до 80 процентов, а 20 процентов - собственно управленческая информация.

Фу1 - составление организационно - распорядительной документации,

2 - текстовые редакторы,

3 - организация и поддержка документооборота на предприятии,

4 - электронная почта,

5 - организация контроля распорядительных документов,

6 - автоматизированная система контроля использования документов,

7 - организация хранения документов (архивы),

8 - информационный поиск,

9 - организация работы руководителя (секретарь),

10 - система организации работы (SideKick и др.),

11 - главное архивное управление (ГАУ):

- центральные архивы;

- областные, районные, городские.

нкции СДО

Функции СДО

1 - составление организационно - распорядительной документации,

2 - текстовые редакторы,

3 - организация и поддержка документооборота на предприятии,

1 2 3 4 5 4 - электронная почта,

5 - организация контроля распорядительных документов,

6 - автоматизированная система контроля использования документов,

6 7 8 9 10 7 - организация хранения документов (архивы),

8 - информационный поиск,

9 - организация работы руководителя (секретарь),

10 - система организации работы (SideKick и др.),

11 - главное архивное управление (ГАУ):

11 - центральные архивы;

- областные, районные, городские.

Рисунок 7 - Функции службы документационного обеспечения