2. Основы построения нормативно-справочного фонда предприятия Классификация и характеристика нормативно-справочной информации и ее назначение

Современные промышленные предприятия являются сложными динамическими объектами, для управления которыми используется разнообразная информация, возникающая как во время их функционирования, так и поступающая из внешней среды. Обработка, организация хранения и передачи этой информации требуют ее определенной классификации.

Основными признаками классификации могут являться прежде . всего следующие: смысловое содержание, признаки отображаемых объектов, функциональное назначение в процессе управления, стабильность использования или хранения, стадии образования, периодичность передачи, способ представления и др. При проектировании процессов машинной обработки информации большое значение имеет прежде всего ее деление на переменную и постоянную (условно-постоянную).

В связи с тем, что постоянная информация составляет до 75% от общего объема информации, циркулирующей в системе управления предприятием, от правильной организации ее массивов и системы и их ведения во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления предприятием.

Созданием системы постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышение их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по -подготовке и вводу их в ЭВМ.

Разные виды постоянной информации существенно отличаются по объему, источнику формирования, смысловому содержанию, периодичности представления, частоте использования в задачах управления. В связи с этим необходима классификация постоянной информации с точки зрения организации массивов информационного фонда ЭИС. Принято выделять следующие виды постоянной информации: нормативная, расценочная, планово-договорная, регламентирующая, справочно-табличная, постоянно-учетная.

Из всех видов постоянной информации наиболее объемна и динамична — нормативная. Она представляет собой систему научно и технически обоснованных норм и нормативов, характеризующих плановую количественную меру различных элементов производства.

В практике часто употребляются понятия «норма» и «норматив». Под нормой вообще понимают максимально допустимую (оптимальную) величину абсолютного расхода ресурсов на производственные цели, под нормативом — показатель, характеризующий относительную величину расхода ресурсов, использования орудий труда и т. д.

Исследование информационных систем показывает, что объем нормативной информации составляет 50—70% от общего объема информации, используемой в процессе управления предприятием.

Коэффициент стабильности нормативной информации зависит от типа производства и особенно высок на предприятиях с массовым и крупносерийным характером производства (от 0,85 до 0,98).

Значительно ниже коэффициент стабильности нормативной информации на предприятиях с серийным и мелкосерийным типами производства и составляет до 0,6. Однако и в этом случае оказывается целесообразным организация массивов нормативной информации.

Существуют несколько подходов к классификации норм, ориентированных на разные признаки их деления. Наиболее обобщающим классификационным признаком является их назначение. В соответствии с этим признаком выделяются три группы норм: расходные, нормы режимов и нормативы эффективности.

Расходные нормы объединяют в свой состав нормативные данные максимально допустимого расхода различных видов ресурсов на производство единицы продукции или выполнение определенных работ.

Нормы режимов задают организационный распорядок и режим работы производственных звеньев предприятия.

Нормативы эффективности определяют степень использования средств и предметов труда, живого труда и позволяют оценивать экономическую эффективность деятельности предприятия в установленных периодах.

На промышленных предприятиях в условиях машинного ведения нормативных данных их часто объединяют в следующие группы: конструкторские нормативы, технологические нормативы, материальные нормативы, трудовые нормативы, календарно-плановые и прочие нормативы.

Состав нормативной информации характеризуется сложностью, которая обусловливается много детальностью конструкций изделий, много стадийностью их производства, много операционностью технологии.

Для организации массивов нормативной информации обычно используются первичные: конструкторская и технологическая документация. Первая содержит нормы применяемости, отражающие количественную и качественную структуру изделий, а вторая включает в себя нормы затрат основных и вспомогательных материалов, инструментов, оснастки, нормативы трудоемкости по операциям и т. п.

Расценочная информация отражает различные ценностные показатели и включает прейскуранты цен на материалы, покупные изделия, готовую продукцию, а также справочники тарифных ставок. К первичным документам для организации массивов этого вида информации относятся: ценники материальных ценностей, прейскуранты и плановые калькуляции на выпускаемую продукцию, таблицы тарифных ставок и т. п.

К планово-договорной информации относят экономическую информацию, регламентирующую планово-производственные показатели работы предприятия и его структурных подразделений, а также информацию, характеризующую договорные отношения предприятия с поставщиками материальных ресурсов, полуфабрикатов, комплектующих изделий и покупателями готовой продукции.

Обычно эти данные организуются в виде следующих информационных массивов: планового выпуска или отгрузки готовой продукции, планового заготовления материальных ресурсов, плановых расходов материалов на производство и т. п.

В качестве первичных документов для организации названных массивов используются: годовые производственные программы выпуска готовой продукции, наряды и договора на ее отгрузку, договора на поставку материальных ресурсов, сметы затрат на производство и др.

Регламентирующая информация характеризует правовые и должностные обязанности промышленно-производственного, обслуживающего и управленческого персонала предприятия, а также регламентные параметры работы его различных элементов и звеньев.

Для создания массивов информации данного вида используются должностные и рабочие инструкции, положения о подразделениях, сетевые графики и другая документация, базирующаяся на научной организации труда и управления.

Справочно-табличной информацией называют постоянную информацию, носящую справочный и расшифровочный характер и указывающую на существующие взаимосвязи между различными учетно-плановыми показателями, регламентирующую заранее исчисленные величины и декодируют использующиеся на предприятии кодовые группировки.

Этот вид информации объединяет следующие массивы: справочники и словари де кодировки наименований и характеристик материальных ресурсов, покупных изделий, готовой продукции, подразделений и служб предприятия, внешних организаций и т. п. Сюда включаются также массивы видов оплат и удержания, корреспонденций счетов бухгалтерского учета, величин налогов, коэффициентов цеховых и общезаводских расходов, реквизитов получателей и поставщиков, дебиторов и кредиторов и т. п.

Первичными документами для создания массивов справочно-табличной информации служат: справочники и классификаторы материальных ценностей, покупных изделий и полуфабрикатов, готовой продукции, наряды и договора на их поставку, справочники планов счетов бухгалтерского учета и т. п.

Постоянно-учетная информация включает относительно постоянные сведения, характеризующие те или иные объекты, предметы и ресурсы, используемые в учетном процессе.

Сюда можно отнести информационные массивы постоянного хранения, содержащие данные об основных фондах малоценных и быстроизнашивающихся предметах, личном составе, различных видах удержания.

Эти массивы образуются на основании следующих первичных документов: актов приема основных фондов, ведомостей на выдачу малоценных и быстроизнашивающихся предметов подотчетным лицам, карточки по учету кадров, поручения-обязательства за товары, приобретенные в кредит, исполнительные листы и т. д.

Рациональная организация и использование массивов нормативной информации во многом зависят от качества и полноты действующей на предприятии первичной нормативной документации.