3. Автоматизированная система нормативно-методического обеспечения управления фирмой

При переходе к рыночной экономике и правовому государству возрастает роль ещё одного важного вида информации – нормативно-правовой и нормативно-методической, регламентирующих деятельность предприятий при предоставлении им большей самостоятельности и сокращением организационно-распорядительной документации (текущих расходов и распоряжений, а также директивной информации).

Этот вид информации занимает как бы промежуточное место между фактографической информацией и документальной, т.к. законодательные нормативно-методические документы (законы, постановления, уставы) – тексты, но достаточно структурированные, что обеспечивает возможность извлечения из них фактографической информации.

Для этого разрабатываются системы нормативно-методического обеспечения управления предприятием (СНМОУ), регламентирующие деятельность подразделений и всех исполнителей управленческих функций. В число нормативных документов предприятий входят:

• нормативно-правовые документы (НПД)

• нормативно-методические документы (НМД)

• нормативно-технические документы (НТД)

• организационно-распорядительные документы (ОРД)

Эти документы обеспечивают реализацию принятых проектных и управленческих решений. При создании и в процессе функционирования предприятия, в частности законы, постановления, определяющие возможность создания и условия функционирования предприятия (НМД, НПД, ОРД), обеспечивающие организации производственной деятельностью – НМД, НТД, обеспечивающие обновление структуры целей и функций системы управления (разработку основных направлений развития предприятия, комплекс программ), корректировку организационной структуры, а также регламентирующие деятельность управленческих подразделений предприятия, обеспечивают СТП (стандарты предприятия, положения о подразделениях, должностные инструкции и т.д.), НТД, регламентирующие оперативное управление функциями предприятия.

НМД и НТД регламентируют разработку и функционирование СНМОУ, её обновление, контроль исполнения документов НМД, НТД, НПД, ОРД в неё входящих.

Создание системы СНМОУ крайне сложно, т.к. НПД, НМД и НТД различного назначения имеют специфические особенности, которые существенно влияют на структуру и программную реализацию соответствующих автоматизированных систем. Поэтому проще разработать единую СНМОУ, как совокупность автоматизированных, документально-фактографических информационно-поисковых систем (АДФИПС). В частности создаются упрощённые автоматизированные системы нормативно-правового обеспечения, такие как «Кодекс», «Гарант», актуализацию которых (включение по мере появления новых законов, изъятие устаревших законодательных актов) осуществляют разработчики и проектировщики подобных систем.

В большинстве практических ситуаций приобретение таких систем требует меньше затрат, чем разработка и актуализация аналогичных систем для конкретного предприятия. Иногда разрабатывают справочные системы (специализированные) для нормативно-правовой документации, регламентирующие налогообложение, бухгалтерскую деятельность предприятия и т.п.

СНМОУ могут быть нескольких видов, что зависит от выбора нормативных документов, регламентирующих различного вида деятельность на предприятии, в частности для управления производственными процессами необходимы системы обеспечивающие хранение, поиск стандартов, НТД и т.п.

Для систем организационного управления (экономические системы) необходимо разработать АДФИПС хранения и корректировки положений по подразделениям предприятия и поиска в нём информации, необходимой для формирования организационно-технологических процедур, подготовки и реализации управленческих решений. Самостоятельные АДФИПС могут быть разработаны для хранения, поиска и корректировки отраслевых НМД, СТП, должностных инструкций, ОРД и т.п.

Все нормативные документы должны регулярно обновляться и при осуществлении их изменений необходимо производить соответствующую корректировку во все взаимосвязанные документы, что и должна обеспечить АДФИПС, функционирующая на предприятии. В противном случае может возникать дублирование функций, несогласованность в работе подразделений. Поэтому необходимо разрабатывать систему классификации и кодирования информации (СККИ), объединяющей все документы в единую систему, которая должна гарантировать полноту отображения информации во всех документах системы и взаимосвязей между ними (и подразделениями предприятия), своевременно корректировать НТД и НМД их согласование между собой и соответствие НПД, обеспечивать необходимой информацией управляющих работников подразделений различных уровней и консультациями руководителей подразделений и сотрудников, желающих принять активное участие в управление предприятием, что особенно важно в условиях перехода к новым экономическим принципам управления (рыночным отношениям) и предоставление большей самостоятельности подразделениям.

Практически невозможно эффективно управлять без автоматизации учёта, хранения и поиска НПД, НМД, НТД. Следовательно, реализовать СНМОУ без автоматизации крайне сложно. Поэтому для современного предприятия любой организационно-правовой формы собственности необходимо создавать автоматизированную систему нормативно-методического обеспечения управления (АСНМОУ).

В состав АСНМОУ входят следующие документы:

а) НПД – документы вышестоящих органов управления, законодательные акты, нормативные акты ГосКомСтат-а, Международные акты, ГОСТ-ы и ОСТ-ы, Отраслевые нормативно-технические документы, международные стандарты и т.д.

б) НТД – регламентирующие деятельность подразделений. Относятся положения о самостоятельных структурных подразделениях предприятия, стандарты по технологиям управления, инструкции по организационно-методическим вопросам, должностные инструкции, организационно-распорядительные документы и т.д.

в) НМД – документы других предприятий и организаций. Относятся решения территориальных органов, документы общественных организаций, методические материалы предприятий, фирм, стандарты предприятий и т.п.

г) ОРД – регламентируют деятельность исследуемой системы организационного управления. Относятся системы организационного управления, проекты по организационному развитию, методики по разработке технологии управления, методики по разработке положений по подразделениям, методики разработки и внедрения автоматизированных ИС.

Принципы построения СНМОУ, АСНМОУ и АДФИПС.

В состав АСНМОУ должны входить все 4 группы документов, необходимых для организации функционирования предприятия, фирмы. Процесс проектирования АСНМОУ, как сложной, открытой, развивающейся системы должен проходить все периоды от разработке концепции до создания нормативно-методического обеспечения, регламентирующего её функционирование. В качестве методической основы создания АСНМОУ целесообразно использовать подход поуровневого представления процедуры поиска информации с углублением на каждом уровне в виде анализа документов, содержащихся в АСНМОУ посредством структуризации их текстов:

а) На I уровне – поиск документов по функциям управления

б) На II уровне - поиск разделов документов в соответствие с запросом пользователя, взаимоотношения между разделами, связанных друг с другом документов.

в) На III уровне – вывод текстов на экран или печать, полного текста или раздела.

г) На IV уровне (реализуется не для всех документов) – предусматривается аналитико-статистическая обработка текстовых документов, что, например, требуется при поиске информации в текстах, законах и др. НПД.

С точки зрения теории «Информационный поиск в БД АСНМОУ» определяется спецификой конкретного предприятия, например, БД можно выделить следующим образом:

а) Создать БД НПД (общегосударственных и региональных документов).

б) Создать БД НТД, ОРД, НМД только органов отраслевого управления и предприятия.

Для АСНМОУ может оказаться целесообразным создавать отдельные базы стандартов предприятия (СТП), должностных инструкций, положениях о подразделениях и т.д. БД для крупных предприятий имеют значительный объём в процессе организации эффективных процедур поиска и корректировки информации, их необходимо корректировать.

Исследования особенностей БД АСНМОУ на практике показали, что выбрать целесообразно жёсткую структуру БД почти невозможно, т.к. с одной стороны подразделения предприятия могут принимать участие в нескольких функциях управления, а с другой стороны одна и та же функция может выполняться несколькими подразделениями. Кроме того, одна и та же функция регламентируется в документах разного вида и в положениях о подразделениях, и в ОРД и в СТП. При этом одинаковые или сходные с различной степенью детализации и с несколько модификационными формами функции в разных документах могут быть закодированы по-разному. В соответствие с группированием и индексированием функций выполненных при разработке документов его авторами.

Чтобы объединить все документы АСНМОУ в единую систему и реализовать подход поуровневого углубленного анализа их текстов, необходим единый поисково-информационный язык, который должен устранить недостатки естественного языка, с точки зрения организации информации поиска ипозволить более однозначно описать наименование и описание документов, помогая при этом их сопоставлять, сортировать по определённым показателям, осуществляя поиск по запросам, также переведённый на этот язык.

В соответствие с методикой поуровневого создания АСНМОУ необходимо сопряжение БД для различных уровней. В частности при создании БД НПД выбирались 2 варианта FLABGC^

а) двухконтурный – при котором поиск документов осуществляется в I контуре, а разделы законов, постановлений – во II контуре.

б) трехконтурный – с последовательным поиском. В I контуре – поиск документов, во II – разделов, в III – статей. Является наиболее рациональным и чаще используется на практике.

Аналогично могут быть организованы и БД НМД, например, при создании FLABGC положения о подразделениях предприятия БД НМД, НТД, ОРД могут быть организованы следующие контуры:

а) отбор положений или других НМД, НТД, ОРД, соответствующих запросу (т.е. структуризация под запрос, например, по укрупненным функциям, по группам подразделений).

б) поиск в БД отобранных документов по запросам (поиск может осуществляться по признакам, предусмотренным при разработке FLABGC)

в) вывод фрагментов документов, отобранных в соответствие с запросами во II контуре на экран или печать в приемлемой для пользователя форме (например, положение в виде таблицы).