Организация нормативно-справочного фонда предприятия
Системная организация машинной обработки экономической информации в процессе управления промышленным предприятием базируется на определенной совокупности массивов постоянных данных, расположенных на магнитных носителях.
Одним из главных принципов, во многом определяющим состав массивов постоянной информации, является принцип однократного фиксирования данных, запрещающий дублирование нормативной и другой информации в различных массивах.
Следующим принципом является также исключение расчетных данных из первичных (основных) массивов, что предполагает недопущение включения в первичные массивы тех данных, которые могут быть получены путем машинной обработки этих массивов,
Не менее важен и такой принцип, как требование преимущественного использования для создания информационных массивов первичной внутризаводской документации.
По смысловому содержанию эти массивы классифицируются на следующие группы: нормативные, расценочные, планово-договорные, регламентирующие, справочно-табличные и постоянно-учетные. Каждая группа содержит соответствующую постоянную информацию.
Постоянные массивы, формируемые непосредственно с первичных документов, называются первичными информационными массивами.
Технология машинной организации и ведения локальных массивов постоянной информации
Технология функционирования информационного фонда предприятия предполагает организацию локальных массивов постоянной информации на магнитных носителях и непосредственное их ведение.
Организация массивов постоянной информации включает в себя подготовку данных в виде документальных картотек, ввод в ЭВМ и запись их на магнитные носители, а также упорядочение данных и проведение необходимых работ по контролю полноты и достоверности информации.
Ведение массивов постоянной информации заключается в поддержании их в работоспособном состоянии, подготовке к использованию в процессе решения задач, а также в организации надежного хранения.
При решении вопроса о выборе машинного носителя учитывают следующие факторы: требуемые методы доступа к данным, эксплуатационные возможности и технические характеристики носителей, требования, налагаемые устройствами памяти (условия хранения, возможности восстановления массивов и потери информации и др.), а также относительная стоимость их хранения.
При выборе методов организации массивов необходимо знать возможности операционных систем по управлению данными, методы организации массивов и доступа к ним. Стандартные методы организации массивов позволяют широко использовать готовые программные комплексы, что снижает затраты на проектирование экономических информационных систем.
Принципиальная схема работы системы (технологии первоначальной организации массивов постоянной информации на магнитных носителях) приведена на рисунке 8.
Первичные документы, содержащие постоянную информацию, поступают из отделов и служб предприятия в бюро нормативного хозяйства (БНХ).
Здесь они регистрируются и контролируются на полноту и качество заполнения, а также на соответствие установленным логическим зависимостям (операции 1 и 2). В случае обнаружения ошибок БНХ выдает запросы в соответствующие отделы на их устранение (операция 4). Следующие операции 5 и 6 связаны с непосредственным вводом данных с терминальных устройств. При этом осуществляется кодирование реквизитов, не имеющих в первичных документах кодовых обозначений (например, покупные изделия, единицы измерения и т.п.), но наличие которых необходимо при машинной обработке этих документов, а также форматирование данных и внесение дополнительных служебных символов.
Процесс кодирования можно осуществлять с применением диалоговых средств, работающих в интерактивном режиме. В этом случае на терминал выводятся возможные значения некоторого элемента данных и его кодовые обозначения, а пользователь делает выбор из предложенных ему вариантов.
В процессе форматирования—отведении каждому реквизиту определенного места и числа позиций на машинном носителе— -наиболее часто возникают ошибки, связанные с пропуском фрагментов реквизитов. Эти вопросы эффективно решаются в диалоговом режиме, когда на экране терминала сформирован макет документа ввода и заблокированы позиции, в которых запрещается помещение вводимых реквизитов.
Следующие операции реализуются непосредственно на ЭВМ с помощью типовых процедур. К ним относятся, например, контроль вводимых данных, их сортировка, корректировка, редактирование, вывод сообщений на терминал и печатающее устройство. Так, операция 6 призвана осуществлять при вводе арифметический и логический контроль. Например, производится проверка значения каждого реквизита на .соответствие минимальной и максимальной границам его изменения, проверяется схема размещения реквизитов, выявляются такие ошибки, осуществляется смысловой контроль и т. п.
При наличии ошибок информация выдается на экран терминала или осуществляется печать протокола контроля, содержащего распечатку ошибочных строк первичных документов с указанием признаков ошибок.
Правильная же информация после компоновки, если она необходима, формируется в массив исходных данных. Компоновка записей массива предназначена для удобства его дальнейшей обработки и предполагает изменение форматов записей, перестановку реквизитов, их редактирование, подстановку некоторых постоянных признаков и т. п.
Рисунок 8 - Схема работы системы (технологический процесс первоначальной организации массивов постоянной информации)
Исправленные данные дозаписываются к основному массиву в соответствии с рассмотренной ранее технологией. Затем массив постоянной информации дублируется и с него формируется соответствующая опись, а сам массив сдается в архив для использования при решении конкретных задач.
Массивы постоянной информации должны систематически обновляться, отражая все изменения, вносимые в первичную документацию, что является одним из важнейших условий их работоспособности и достоверности.
Существуют три вида корректировки информационных массивов: включение новых записей, исключение отдельных записей; изменение значений некоторых реквизитов в отдельных записях.
Основанием для корректировки массива на магнитных носителях служат «извещения об изменении» спецификаций, технологических карт, ценников и т. п. Причинами изменений могут быть: введение конструктивных и технологических усовершенствований, внедрение и изменение стандартов и технических условий, а также изменение условий поставки материалов, устранение ошибок в документации.
«Извещение об изменении» оформляется по схеме «имеется— должно быть». В соответствии с этим на левой стороне извещения указывается прежнее (старое), а справа—новое содержание. Причем на правой половине повторяется старое значение реквизитов, а те из них, которые изменяются, зачеркиваются сплошными тонкими линиями и в непосредственной близости от зачеркнутого проставляются новые данные. Если позиция вообще аннулируется, то она полностью зачеркивается. В случае ввода новых записей заполняется только правая сторона. В извещении об изменении указываются все реквизиты исходного документа (спецификации, технологической карты и т. п.) и дополнительно регистрационный номер извещения, срок внедрения в производство, производственно-технические условия.