Уровни управления
УРОВНИ КВАЛИФИКАЦИИ
стратегический менеджеры высшего звена
функциональный менеджеры среднего звена
оперативный исполнители
производство
финансы
маркетинг
Функциональные системы
кадры
Рисунок 3 – Типы ИС в зависимости от функционального признака с учётом уровня управления и квалификации персонала
Чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объём работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью ИС. Однако при этом возрастает сложность и интеллектуальные возможности ИС и её роль в принятии менеджером решения.
Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объёмах и с разной степенью обобщения.
Основание пирамиды составляют системы, с помощью которых сотрудники и исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена – оперативным управлением. На верхнем стратегическом уровне управления ИС изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджера высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.
ИС оперативного уровня поддерживают специалистов-исполнителей, обрабатывают данные о сделках и событиях счёта, накладные, заработную плату, кредиты и т.д. Назначение ИС на этом уровне является ответ на запросы о текущем состоянии и отслеживание потоков сделок на фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этими задачами справляться ИС должна быть легко доступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию. Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне должны быть заранее определены и высокой степени структурированы. Решение должно быть запрограммировано в соответствие с заданным алгоритмом. ИС операционного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то фирма либо не получает информацию из вне, либо не выдаёт информацию. Кроме того, эта система является основным поставщиком информации для остальных типов ИС в фирме, т.к. содержит и оперативную и архивную информацию. Отключение этой системы приводит к необратимым негативным последствиям. К ИС оперативного уровня относят следующие: бухгалтерскую, банковских депозитов, обработки заказов, регистрации билетов, выплаты заработной платы, и т.д.
ИС специалистов помогают специалистам повышать продуктивность и производительность работ инженеров и проектировщиков. Задача таких систем является интеграция сведений в фирму и помощь в обработки бумажных документов. По мере того, как индустриализируется общество, трансформируется в информационное, производительность экономики всё в большей степени будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем наиболее быстро развиваются в настоящее время в бизнесе. В этом классе ИС можно выделить две группы:
ИС офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого уровня управления. Особенно часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтера, секретари и т.д. Основная цель этих систем – обработка данных, повышение эффективности их работы и совершенствование канцелярского труда (ликвидация рутинных работ и т.п.). ИС офисной автоматизации объединяют работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими специалистами и организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документами, коммуникации, составление расписания и т.п. Эти системы выполняют следующие функции:
а) обработка текстов на ПК с помощью различных текстовых процессоров;
б) производство высококачественной печатной продукции;
в) архивация документов;
г) электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
д) электронная и аудио почта;
е) видео – и телеконференции.
ИС обработки знаний – в том числе экспертные системы, генерируют в себе знания, необходимые юристам, инженерам при разработки программного продукта. Основной функцией системы обработки знаний является создание новой информации и нового знания. Например: существующие специальные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.
ИС менеджеров среднего звена – используется работниками среднего управленческого уровня для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основными функциями таких ИС являются:
а) сравнение текущих показателей с прошлыми;
б) составление периодичных отчётов за определённое время, а не выдача отчётов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
в) обеспечение доступа к архивной информации.
Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны ответить на вопрос «Что будет, если…?».
ИС для менеджеров среднего звена можно разделить на:
Управленческие ИС – имеют небольшие аналитические возможности и обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурных сводных типовых отчётов. Информация поступает из информационной системы оперативного уровня. Основными характеристиками управленческих ИС является:
а) используются для поддержки принятия решений структурируемых и частично структурируемых задач на уровне контроля за операциями;
б) ориентированы на контроль, отчётность и принятие решений по оперативной обстановке;
в) опираются на существующие данные и их потоки внутри фирмы;
г) имеют малые аналитические возможности и не гибкую структуру.
2) ИС поддержки принятия решений (СППР) обслуживают частично структурируемые задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Эти системы имеют мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию они получают из управленческих и операционных ИС. Используют такие системы все, кому необходимо принять решение: менеджеры, специалисты, аналитики. Например: их рекомендации могут использоваться для принятия решения покупать или взять оборудование в аренду. СППР имеют следующие характеристики:
а) обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
б) оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
в) позволяют просто менять постановки решаемых задач и входные данные;
г) отличаются гибкостью и простотой адаптируемости к изменениям условий по несколько раз в день;
д) имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.
Стратегические ИС - развитие и успех любой фирмы во многом определяются принятой в них стратегией.
Стратегия - набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.
В этой связи можно воспринимать понятия стратегический метод и стратегическая система.
В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям, вопросом стратегии фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению в отношении к ИС. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, её задач, методов, продуктов, услуг, позволяя определить конкурентов, а также наладить более тесные взаимоотношения с потребителями и поставщиками. Поэтому и появился новый тип ИС – стратегические.
Стратегическая ИС – компьютерная ИС, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегически- перспективных целей фирмы.
Известно, когда новое качество ИС заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирмы, содействуя её процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанной с автоматизацией некоторых функций и видов работ, т.к. это может поставить некоторых сотрудников и рабочих под угрозу сокращения.
Рассмотрим качество информации, как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести фирме в такой ситуации использование ИС?
Чтобы ответить необходимо, выявить взаимосвязь фирмы с её внешним окружением. Существует следующее взаимодействие внешних факторов на фирму:
а) конкурентов, проводящих на рынке свою политику;
б) покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;
в) поставщиков, проводящих свою ценовую политику.
Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:
а) создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;
б) поиск рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогов;
в) создание таких связей, которые закрепляют покупку и поставку за этой фирмой и делают невыгодным обращение к другой;
г) снижение стоимости продуктов без ущерба качеству.
ИС стратегического уровня помогает высшему звену управления решать неструктурируемые задачи и осуществлять долгосрочное планирование.
Основной задачей является сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников.
Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.
На стратегическом уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средства оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.
В настоящее время ещё не выработана общая концепция построения стратегических ИС, вследствие многоплановости их использования по функциям существует 2 подхода к построению стратегических ИС:
Основан на том, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а затем приспосабливать ИС к имеющейся стратегии.
Заключается в том, что фирма использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегий планирования.
Рациональным подходом к разработки стратегической ИС является методология синтеза этих двух точек зрения.