В дело № 5-45

Подготовлен ответ №10 – 17/175 от 29.01.2007-01-18

Подпись Н.А. Захарьина

13.02.2007

Реквизит Отметка о поступлении документа в организацию располагается на нижнем поле первого листа документа и содержит порядковый номер и дату поступления документа, а также сокращенное наименование получателя документа (адресата). При необходимости указывают время (часы и минуты) получения, что важно для телеграмм. Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Например:

МЭРИЯ МОСКВЫ

№ 4-19-5477/6-1

21.04.02

Канцелярия

Вх. № 03-10-16

“02” 04 2002 г.

Реквизит Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:

С:\DOC\prikaz_6.doc

Такая отметка позволяет вести оперативный поиск документа по имени файла, исключить повторный ввод документа в ПК, а также определить оператора, осуществившего ввод документа в ПК.

2.3. Бланки документов

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141-98).

Бланки печатают типографским способом, (в основном, те, которые имеют в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта федерации). Эти бланки являются объектом строгой отчетности.

Для изготовления бланков документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации по ОКПО;

код формы документа по ОКУД;

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

текст документа.

Кроме того, устанавливаются ограничительные отметки для реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа.

Допускается использовать копии бланков, изготовленные на персональном компьютере или ксероксе, для документов временного срока хранения.

2.3.1. Виды бланков

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• свой общий бланк;

• свой бланк письма;

• свой бланк конкретного вида документа.

Самым распространенным является бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации, бланк письма включает следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации по ОКПО; код формы документа по ОКУД; наименование организации; справочные данные об организации. Кроме того, бланк письма содержит ограничительные отметки (черточки, уголки) для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем. В зависимости от учредительных документов организации, включает следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации по ОКПО; наименование организации; место составления или издания документа.