3.3. Оформление распорядительной документации

Результаты работы организации зависят от эффективного регулирования ее деятельности. Обеспечить регулирование деятельности учреждения можно с помощью издания распорядительных документов, в которых фиксируются решения, направленные на совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности учреждения, а также обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными и информационными ресурсами. Управляемость организации осуществляется через распорядительные документы, идущие сверху вниз по системе управления (от вышестоящего органа к подведомственному, или от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам). По своей сути, распорядительные документы относятся к нормативным и правовым актам, так как с их помощью разрешаются возникающие в сфере управления проблемы.

Учитывая сферу своего действия, распорядительные документы подразделяются на правовые акты, действующие:

на федеральном уровне, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством, органами федеральной исполнительной власти;

на уровне субъектов Российской Федерации (краев, областей, городов, округов и других территориальных образований);

в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Документы, которые издаются федеральными органами исполнительной власти, относятся к ведомственным, и их подготовка осуществляется в соответствии с правилами подготовки ведомственных нормативных актов (утвержденными 23 июля 1993 года под № 722 постановлением Совета Министров и Правительства РФ).

Кроме того, распорядительные документы, с точки зрения порядка разрешения вопросов, делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений;

документы, издаваемые в условиях коллегиальности.

Единоличное принятие решений заключается в том, что власть по всем вопросам управления в организации принадлежит руководителю. В этом случае, принятие решений осуществляется непосредственно руководителем, что обеспечивает оперативность управления и повышает его персональную ответственность за принятые решения. Результатом единоличного принятия решений является издание приказов, распоряжений, указаний и т. п.

Коллегиальное принятие решений заключается в том, что документы издаются на основании постановлений, которые приняты группой работников (коллегией, советом, собранием, правлением и т. д.). Коллегиально действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации, органы местного самоуправления и т. д. Результатом коллегиальной деятельности является издание постановлений и решений.

Подготовка этих документов, в целом, аналогична и имеет различия лишь в конечной стадии оформления, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления, решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Подготовка распорядительного документа состоит из следующих этапов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятие этих документов на заседании коллегиального органа.

Составление и оформление распорядительного документа должно быть описано в инструкции по делопроизводству. В ней должны быть изложены последовательность работы над проектом документа и требования, которые обеспечивают юридическую силу документа.

На первой стадии разработки проекта распорядительного документа необходимо определить круг вопросов, которые предстоит отразить в нем, законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по данному вопросу. Это обеспечит и правовую основу документа и его направленность, государственную постановку проблемы.

Подготовка проекта документа включает сбор информации по существу вопроса. Собрав и изучив материалы, получив полную ясность по предмету изучения, определив цель издания распорядительного документа, можно приступить к составлению проекта документа. Особое внимание надо обратить на формулировку основных положений конкретного решения: сначала вчерне, а затем отредактировать и уточнить в процессе согласования.

Заголовок текста документа начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется с помощью отглагольных существительных: "О создании", "О назначении", "О введении", "Об утверждении" или существительных, указывающих на предмет: "О мерах", "Об итогах" и т. д.

Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей, зависимых друг от друга: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая вводит в существо рассматриваемого вопроса и объясняет причины, которые, которые вызвали распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка или пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще приказ). В этом случае приводятся все поисковые данные акта.

Если нет необходимости давать разъяснения причины создания распорядительного документа, констатирующая часть необязательна.

Главная часть в распорядительных документах – это распорядительная, которая излагается в повелительной форме.

В зависимости от вида документа она может начинаться словами: "постановляет" ("постановил") – в постановлении; "решает" ("решил") – в решении; "предлагаю" – в распоряжении; "приказываю"– в приказе.

Вид распорядительного документа определяет и характер изложения текста документа.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) учреждений, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ("предлагаю"), "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ") печатаются прописными буквами или строчными в разрядку – зрительно выделяются. Эти слова отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Помещают эти слова с новой строки – прямо от поля.

В решениях и постановлениях перед словами "постановляет" и "решает" указывают наименование коллегиального органа. Например:

Правительство Российской Федерации постановляет

Совет директоров решаетТекст постановляющей части располагают с абзаца с новой строки. К этой части документа предъявляются жесткие требования. Текст должен быть конкретным, четким, ясным, не противоречить ранее изданным распорядительным документам, не допускать различных толкований.

В том случае, когда распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, ее делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель (должностное лицо, организация, структурное подразделение), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя указывают в дательном падеже. Можно указывать обобщенно: Ректорам вузов, администрации района, директорам заводов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "зачислить", "подготовить", "обеспечить", "организовать" и т. д. Срок исполнения должен соответствовать объему предполагаемых работ.

В конце текста помещают перечень документов, подлежащих изменению с изданием данного документа.

В последнем пункте (приказа, решения, распоряжения) указывают лицо, на которое возлагают контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения. Указания на них даются в пунктах текста.

Распорядительные документы оформляют на общем бланке, формат А 4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения – автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметка о согласовании.

Последним этапом работы с проектом распорядительного документа является их согласование и подписание.

До подписания проекта документа, его необходимо согласовать с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Например, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, а также всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов финансового характера должны согласовываться с финансовыми службами.

Визы или гриф согласования проставляют на первом экземпляре проекта. Перед подписанием проект выверяется (проверка цифровых данных, фамилий и т. д.).

Проекты постановлений и решений обсуждаются и принимаются на заседаниях коллегиальными органами. В процессе обсуждения можно внести поправки и дополнения. Доработанные документы утверждаются на следующем заседании. Полностью готовые проекты документов передаются на подпись.

Приказы и распоряжения подписывают руководители или их заместители.

Постановления и решения подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Подписывается первый экземпляр документа, который подготовлен на бланке. Документы вступают в силу с момента их подписания. Иногда срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в документе.

Распорядительный документ обязательно должен быть доведен до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются исполнителям.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказы делятся на:

• приказы по организационным вопросам;

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются для утверждения структуры и штатов учреждения; в случаях его создания или ликвидации; для утверждения или введения в действие организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; для создания временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов и т. д.

Для регулирования порядка финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического, информационного и документационного обеспечения, социальных вопросов и др. издаются приказы по основной деятельности.

Прием, увольнение, перемещение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников регулируют кадровые приказы (приказы по личному составу).

Приказы оформляются на общем бланке организации или специальном бланке – бланке приказа. В состав реквизитов входят: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Для согласования оформляются проекты приказов с указанием в верхнем правом углу слова "Проект". Проекты приказов создаются после тщательного изучения вопроса, чтобы исключить необходимость корректировки или исправления принятых решений.

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Для оформления решения необходим следующий состав реквизитов: название органа управления; вид документа (решение); место для проставления даты и индекса документа; место издания; место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В том случае, когда решение издается органом управления– в констатирующей части указывают причины и цели его выполнения. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления – в констатирующей части делается ссылка на него.

Распорядительная часть начинается с названия органа, принимающего решение и слова "РЕШИЛ". Это слово пишется прописными буквами.

Распорядительная часть обычно включает несколько пунктов. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо или организация) и предписываемое действие со сроком исполнения. Только подписание (председателем и секретарем коллегиального органа) и регистрация (присвоение документу номера и проставление даты) придают юридическую силу документу. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором было принято это решение.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации или также единолично руководителем коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Кроме того, распоряжения могут издавать главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности и вопросам частного характера.

Этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжение содержит тот же состав и расположение реквизитов, что и приказы. В отличие от приказа, текст распоряжения может начинаться непосредственно с пунктов, содержащих распорядительные действия.