1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности.

ГОСТ Р51141 документирование определяет как "запись информации на различных носителях по установленным правилам". В Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" были даны характеристики таким понятиям, как "документированная информация" и "документ". Эти термины являются синонимами и определяются Законом как зафиксированная на материальном носителе информация реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций (законы, указы, распоряжения, постановления и др.). Перечень нормативных актов по оформлению документов (С. 81 – 89).

Составление, изготовление и оформление документов требует много времени, труда, и материальных затрат. При решении однотипных управленческих функций, появляется неоправданное многообразие документов, которые фиксируют выполнение идентичных управленческих действий. Чтобы уменьшить количество, разнообразие состава и форм и снизить трудоемкость обработки документов, проводится их унификация.

Унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). В ГОСТе Р 51141 – 98 это понятие определяется как "УСД – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности". Каждый документ включает определенный состав реквизитов. Многие из них, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми, и поэтому становятся объектами унификации.

В настоящее время разработано и действует около 20 общероссийских унифицированных систем документации. Например:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации и др. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1).

Разрабатывают УСД соответствующие министерства и ведомства. Кроме того, предусмотрено внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов.

Определение, назначение и состав УСД устанавливаются ГОСТами. На каждую систему издается ГОСТ. Например: ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и др. Унифицированные формы документов, созданные в разных системах и используемые в управлении различного уровня, проектируются на основе ГОСТа 6.10.5 –87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

Стандартизация – это юридическое закрепление проведенной унификации, т. е. возведение в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов в виде государственных стандартов (ГОСТ) (С. 85 – 86).

Унификация и стандартизация документов связаны, так как требования унификации, как правило, получают правовое закрепление стандартизацией. Подтверждением этого является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, структуре документов, используемых для решения задач управления.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов и присвоенные им коды; обеспечивают автоматизированную обработку данных (С. 87).

В зависимости от области применения делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

По содержанию они делятся на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях. Например:

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.