3.4. Оформление справочно-информационной документации

Для принятия обоснованного управленческого решения необходимо собрать и обработать объективную и достоверную информацию. Источником такой информации могут служить справочно-информационные документы, к которым относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, сводки, обзоры, письма, телеграммы, факсы и др. По отношению к организационно-распорядительным документам, они носят вспомогательный характер. Справочно-информационные документы могут побуждать к действию, но, в отличие от организационно-распорядительных, не являются обязательными к исполнению.

В отличие от распорядительных документов, справочные имеют особенность продвигаться снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации или зам. руководителя организации , от подведомственной организации к вышестоящей. Иногда справочные документы используются для информационных связей между равными, подчиненными организациями и должностными лицами.

Большое значение в информационном обмене между организациями имеет переписка (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма), так как позволяет осуществлять оперативный информационный обмен. Рассмотрим правила и примеры оформления некоторых из них.

Самым распространенным способом обмена информацией является письмо.

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Значительную часть входящих и исходящих документов любого учреждения составляют письма. Письма бывают: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др.

Письма составляют на бланках писем формата А4 или А5. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (субъекта РФ); эмблему организации или товарный знак; код организации; наименование организации; справочные данные об организации (почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и др.). Эту группу реквизитов содержит бланк письма организации, изготовленный типографским способом. Кроме того, бланк письма содержит отметки для реквизитов: даты документа; регистрационного номера документа; ссылки на регистрационный номер и дату документа; места составления документа; адресата; заголовка к тексту; текста документа. (ПРИЛОЖЕНИЕ 11,12).

Текст письма может быть простым или сложным. Это зависит от типа письма. Обычные простые письма состоят из одной или двух частей: введения и заключения. Сложные письма содержат: введение, основную часть и заключение.

Во введении (вступлении) обосновывается вопрос. Излагается его предыстория или причина возникновения. Если причиной составления письма является какой-либо документ, то дается ссылка на него.

Основная часть (доказательство) содержит существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Эта часть должна быть убедительной и обоснованной.

В заключении излагается основная цель письма. Могут применяться и другие схемы построения – это зависит от назначения письма.

События, факты должны излагаться ясно, лаконично, объективно, грамотно. Текст должен быть убедительным, логичным, корректным по форме, последовательным и не допускать различного толкования.

Излагается текст от первого лица множественного числа (посылаем, просим, направляем, предупреждаем, сообщаем и т. д.). Не рекомендуется в одном письме рассматривать более одного вопроса. Это замедлит их исполнение и осложнит операцию по обработке писем. Желательно, чтобы текст не превышал двух страниц.

Письма, оформленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок к тексту. Заголовок начинается с предлогов "О" или "Об" и должен отвечать на вопросы: "О чем?", "О ком?", например:

"О ремонте школ",

"Об оказании гуманитарной помощи".

При оформлении ответного письма в бланке приводится ссылка на номер и дату письма, на которое дается ответ.

При адресовании письма более чем в четыре адреса исполнитель должен составить список рассылки.

Визировать письма могут руководители подразделений, подготовившие письма; руководители заинтересованных структурных подразделений; заместители руководителя организации – кураторы соответствующего направления. Визируется второй экземпляр письма (остающийся в архиве организации).

Подписывают письма руководители самостоятельных структурных подразделений (если им это право предоставлено), заместители руководителя организации (в рамках предоставленной им компетенции) и руководители организации.

В нижней части листа, под подписью руководителя, должна быть отметка об исполнителе письма. Подписанные письма не исправляются и не дополняются.

Датой письма считается дата его подписания.

Для того, чтобы избежать ошибок при работе над текстами служебных писем, соблюсти этику служебной переписки, а также учесть особенности языка и стиля, необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке. Эти пособия содержат большое количество образцов служебных писем, отражающих самые различные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами (6; 13; 20; 24).

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации зависят оперативность и правильность принятия решений. Обеспечить срочное получение информации можно передачей ее по телеграфу.

Передача факсимильной копии документа, схем, чертежей и рисунков осуществляется фототелеграммами.

Степень срочности телеграммы определяется обозначением: "срочная", "правительственная", "внеочередная" и т. д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

Телеграмма содержит точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для упрощения обработки телеграмм, правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Например:

НОВОСИБИРСК ГРАНИТ ПЕТРОВУ

Если телеграмму надо отправить в несколько адресов, каждый адрес указывают индивидуально. Печатают адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начинается текст с абзаца. Дальше в тексте абзацы не делаются. Текст и адрес печатаются без переноса слов. Излагается текст сжато.