3.3. Побудова системи контролю формування адміністративних витрат

Функції фінансово-господарського контролю в нашій державі здійснюють відповідні органи влади: міністерства, Національний банк України, певні інспекції, ради народних депутатів, органи місцевого та регіонального самоврядування, органи внутрішньосистемного та внутрішнього контролю. Важливі контрольні функції щодо здійснення державного контролю виконує Головне контрольно-ревізійне управління України і його підвідомчі структури в Автономній Республіці Крим, областях, містах, районах і т. д. Головне контрольно-ревізійне управління України є центральним органом виконавчої влади, який здійснює координацію роботи з Кабінетом Міністрів через міністра фінансів України.

В умовах ринкової економіки функції управління тісно пов’язані з системою фінансово-господарського контролю на підприємствах, установах, об’єднаннях та перевіркою виконання прийнятих рішень.

Контрольні функції відповідні органи виконують різними методами, що дає можливість здійснювати обґрунтовані процедури, виявляти недоліки у фінансово-господарській діяльності (рис. 3.2).

Рис. 3.2 Види, форми та методи державного фінансового контролю

З рис. 3.2 видно, що залежно від взаємовідносин суб’єкта та об’єкта то на практиці та в теорії розрізняють зовнішній та внутрішній контроль залежно від взаємовідносин суб’єкта та об’єкта контролю.

Зовнішнім називають контроль, який здійснюють спеціальні, вищестоящі по відношенню до перевіряємого об’єкта чи незалежні від нього органи фінансового контролю. Під внутрішнім контролем розуміють контроль в межах однієї організації чи галузі, відомства силами їх структурних підрозділів та штатних співробітників.

В залежності від змісту господарських операцій, що здійснюються на підприємстві, застосовують різні методичні прийоми їх контролю. Прийом контролю – це якісно однорідна контрольна дія перевіряючого спрямована на виявлення, дотримання певних нормативних положень суб’єктом господарювання.

Прийоми господарського контролю поділяються на документальні та фактичні. Вони є важливими складовими частинами здійснення контролю. До основних прийомів контролю, щодо перевірки адміністративних витрат можна віднести прийоми документального та фактичного контролю.

У сучасних умовах поряд із зовнішнім контролем (перевірка органами ДПА) значну роль відіграє внутрішній контроль із боку керівників підприємств і бухгалтерської служби. Ці працівники повинні здійснювати оперативний контроль за правильністю та законністю віднесення до адміністративних витрат витрати підприємства з метою ефективного використання цих витрат.

У системі контролю важливою його формою є податкові перевірки, що правильності нарахування податку на прибуток та достовірності визначення витрат до оподаткування підприємства, в тому числі і адміністративних. Завданням податкових перевірок є перевірка правильності дотримання податкового законодавства та забезпечення достовірності даних податкової декларації з податку на прибуток підприємства. Суб’єктами контролю за справлянням адміністративних витрат наведені на рис.3.3.

Суб’єкти контролю за достовірністю визначення адміністративних витрат

1-й рівень

В системі державного фінансового контролю

Державна контрольно-ревізійна служба України, Державна податкова адміністрація України, органи внутрішнього відомчого фінансового контролю в системі Виконавчої влади

2-й рівень

В системі незалежного фінансового контролю

аудиторські фірми, незалежні аудитори, тимчасові контрольні групи, ревізійні комісії

Рис. 3.3 Суб’єкти контролю за достовірністю визначення адміністративних витрат підприємства

З даних наведених на рис. 3.3 можна визначити, суб’єктом, який безпосередньо реалізує функції податкового контролю, є податкові інспекції. Саме вони здійснюють переважну більшість заходів та контрольних дій, серед яких одне з найважливіших місць займають податкові перевірки.

Перевірку достовірності та правильності відображення в податковому обліку та звітності адміністративних витрат доцільно здійснювати в такому порядку: перевірка обґрунтованості віднесення витрат до складу витрат до оподаткування, правильність їх віднесення, перевірка документального обґрунтування і обліку. Основними завданнями організації внутрішнього контролю адміністративних витрат на ТОВ «Нива експо» (рис. 3.4) є:

Рис. 3.4 Етапи внутрішнього контролю адміністративних витрат на підприємстві

Одним із різновидів контролю на підприємстві є здійснення зовнішнього і внутрішнього аудиту. Для здійснення внутрішнього аудиту на ТОВ «Нива експо» створена спеціальна служба внутрішнього аудиту, крім цього підприємство користується послугами незалежних аудиторів, тобто періодично на підприємстві проводиться зовнішній аудит.

Основними об'єктами внутрішнього аудита є вирішення окремих функціональних завдань управління, розробка й перевірка інформаційних систем підприємства. Об'єкти внутрішнього аудита можуть бути різними залежно від особливостей економічного суб'єкта й вимог його керівництва й (або) власників. Внутрішній аудит - невід'ємна частина управлінського контролю підприємства; він може бути й незалежним, тобто безпосередньо підпорядковуватися не виконавчому органу підприємства, а зовнішнім засновникам.

Потреба у внутрішньому аудиті виникає на великих підприємствах у зв'язку з тим, що вище керівництво не займається повсякденним контролем діяльності організації й нижчих управлінських структур. Внутрішній аудит подає інформацію про цю діяльність і підтверджує достовірність звітів менеджерів. Внутрішній аудит необхідний головним чином для запобігання втрат ресурсів і здійснення необхідних змін усередині підприємства.

До функцій внутрішнього аудита належать:

• перевірка систем бухгалтерського обліку й внутрішнього контролю, їх моніторинг і розробка рекомендацій з поліпшення цих систем;

• перевірка бухгалтерської й оперативної інформації, включаючи експертизу засобів та способів, що використовуються для ідентифікації, оцінки, класифікації такої інформації й складання на її основі звітності, а також спеціальне вивчення окремих статей звітності, включаючи детальні перевірки операцій, залишків по бухгалтерських рахунках;

• перевірка дотримання законів і інших нормативних актів, а також вимог облікової політики, інструкцій, рішень і вказівок керівництва й (або) власників;

• перевірка діяльності різних ланок управління;

• оцінка ефективності механізму внутрішнього контролю, вивчення й оцінка контрольних перевірок у філіях, структурних підрозділах економічного суб'єкта;

• перевірка наявності, стану й забезпечення збереження майна економічного суб'єкта;

• робота над спеціальними проектами й контроль за окремими елементами структури внутрішнього контролю;

• оцінка використовуваного економічним суб'єктом програмного забезпечення;

• спеціальні розслідування окремих випадків, наприклад підозр у зловживаннях;

• розробка й подання пропозицій по усуненню виявлених недоліків і рекомендацій з підвищення ефективності управління.

Відповідальність за виконання своїх обов'язків внутрішній аудитор несе тільки перед власниками й (або) керівництвом підприємства.

Зовнішній аудит - виконують фірми (аудитори) за договорами з замовниками. Замовник у листі пропонує фірмі (аудитору) мету завдання та масштаб аудиту. Зовнішній аудит проводиться тільки незалежними особами і аудитор має право його проводити, якщо відсутній тиск на аудитора з будь-якого боку. Якщо принцип незалежності порушений аудитор не має права проводити перевірку та формулювати свою думку.

Внутрішній і зовнішній аудит багато в чому доповнюють один одного. Багато функцій внутрішніх аудиторів можуть бути виконані запрошеними незалежними аудиторами; при рішенні багатьох завдань внутрішні й зовнішні аудитори можуть використовувати однакові методи - різниця полягає лише в ступені точності й детальності застосування цих методів.

Таким чином, на досліджуваному підприємстві здійснюються усі види контролю, як зовнішній – органами державного нагляду, так і внутрішній – органами управління підприємством. Внутрішній контроль здійснюється за всіма обліковими складовими, в тому числі адміністративними витратами. При цьому на підприємстві також застосовується зовнішній і внутрішній аудит, в рамках внутрішнього аудита здійснюється не тільки детальний контроль за збереженням активів, але й контроль за політикою і якістю менеджменту.