1.5 Організаційні основи обліково-аналітичного забезпечення управління адміністративними витратами

Організація бухгалтерського обліку - це сукупність засобів, способів і методів упорядкування та оптимізації існування системи бухгалтерського обліку. Організація обліку, аналізу і аудиту формування та управління адміністративними витратами представлена у вигляді трьох служб: бухгалтерської служби, аналітичної служби та контрольної служби (рис.1.5)

Організація обліку адміністративних витрат

Бухгалтерська служба

Аналітична служба

Служба внутрішнього аудиту

Рис.1.5 Служби організації обліку адміністративних витрат,[32,c.116].

Бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером є одним з провідних підрозділів управлінської структури підприємства, яка забезпечує формування повної і достовірної інформації про результати діяльності та майновий стан підприємства, необхідної для прийняття ефективних рішень, здійснення контролю за використанням матеріальних, трудових, фінансових ресурсів і попередження негативних явищ у господарській діяльності.

Необхідність створення бухгалтерської служби як відокремленого підрозділу підприємства, з правової точки зору, зумовлена двома причинами. По-перше, без ведення бухгалтерського обліку від моменту реєстрації до офіційної ліквідації підприємство не має права на існування. По-друге, бухгалтерська служба є тим підрозділом, який повинен слідкувати за дотриманням діючого законодавства: господарського, податкового, трудового та ін., оскільки лише законні господарські операції підлягають відображенню у бухгалтерському обліку. Причому контроль повинен здійснюватися як щодо рішень і дій всіх працівників підприємства, так і щодо операцій, які здійснюються з контрагентами підприємства.

Для виконання контрольних функцій працівники бухгалтерської служби наділяються відповідними правами, яких немає у працівників інших підрозділів підприємства. Працівники бухгалтерської служби здійснюють контроль за діяльністю матеріально-відповідальних осіб, перевіряють їх звітність, беруть участь в інвентаризації цінностей.

На обліковий підрозділ покладається обов'язок не лише здійснювати контроль за правильністю оформлення первинних документів, а й за відповідність їх змісту чинному законодавству. Облікові працівники відповідають за збереженість бухгалтерської документації на всіх етапах документообороту, за своєчасність представлення бухгалтерської звітності відповідним користувачам, [36,c.87].

Від форм організації обліку слід відрізняти типи облікового апарату. Якщо форма організації обліку залежить від місць розміщення облікового персоналу, то типи облікового апарату залежать від підпорядкованості бухгалтерів, делегування повноважень та відповідальності усередині бухгалтерії. Розрізняють три типи організаційної структури облікового апарату бухгалтерської служби: лінійна, лінійно-штабна і комбінована.

На ТОВ «Нива експо» використовується лінійно-штабна організація структури апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, де створюються проміжні ланки — сектори (підрозділи), які об’єднують групи. За такого варіанта організаційної побудови розпорядження головного бухгалтера передається старшому бухгалтеру сектора, який, у свою чергу, передає його керівникові групи (рис.1.6).

Головний бухгалтер

І заступник головного бухгалтера – керівник фінансово-розрахункового відділу

ІІ заступник головного бухгалтера – керівник відділу обліку ТМЦ

Сектор обліку розрахунків з оплати праці

Сектор обліку операцій з коштами

Сектор обліку процесу будівництва

Сектор обліку виробництва

Сектор обліку розрахункових операцій

Сектор обліку затрат діяльності

Сектор обліку готової продукції та її реалізації

Сектор обліку засобів і предметів праці

Сектор обліку зведення та звітності

Рис.1.6 Лінійно-штабна організація бухгалтерської служби ТОВ«Ниваекспо»

Організація роботи бухгалтерської служби передбачає визначення прав та обов'язків головного бухгалтера і підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби на підприємстві, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами. Коло обов'язків головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, визначається Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», з одного боку, та посадовими інструкціями - з іншого. Він призначається або звільняється з посади керівником і підлеглий безпосередньо йому. Він має обов'язки, права і відповідальність, які переплетені між собою та в деякій мірі поєднуються у його функціях. Сучасний головний бухгалтер виконує такі функції:

• організовує бухгалтерський облік на підприємстві, тобто визначає техніку та технологію бухгалтерського обліку, приймає участь у формуванні облікової політики;

• керує діяльністю бухгалтерської служби, розподіляє обов'язки між працівниками, контролює виконання покладених на них завдань;

• забезпечує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій, наданням оперативної інформації, правильністю нарахування та своєчасним перерахуванням податків до Державного бюджету та інших платежів, складанням і поданням бухгалтерської звітності встановленим органам у відповідні терміни, дотриманням встановлених правил проведення інвентаризації;

• бере участь у роботі юридичної служби підприємства з питань оформлення матеріалів щодо відшкодування втрат від недостач і крадіжок майна;

• організовує підвищення кваліфікації керівників та фахівців бухгалтерської служби, [2].

У сучасних умовах аналітична служба – найбільш гнучкий і динамічний підрозділ підприємства, функції і структура якої залежать від специфіки самого підприємства, характеру бізнесу, кадрового потенціалу тощо. Аналітична служба – це один із центральних підрозділів, який відповідає за підготовку та обґрунтування основних стратегічних рішень та відслідковує загальну картину бізнесу господарського суб'єкта (підприємства, фірми, організації).

Основною метою аналітичної служби є розробка концепцій, планів, програм розвитку підприємства на основі аналізу та оцінки результатів його минулої і поточної діяльності.

На аналітичний підрозділ підприємства покладаються такі завдання:

• сприяння керівництву підприємства в об'єктивній оцінці економічної ситуації;

• аналіз загальної картини функціонування підприємства;

• техніко-економічні дослідження з метою виявлення невикористаних резервів і підготовка можливих варіантів дій щодо підвищення ефективності господарювання;

• розробка та обґрунтування оперативних і стратегічних рішень щодо покращання фінансового стану і результативності господарської діяльності;

• організація системи управління та основних бізнес-процесів підприємства.

Аналітична служба виконує численні та різноманітні і досить складні й відповідальні функції. Вони не обмежуються одним аналізом, а все більше набувають управлінських рис. Так, до функцій аналітиків сучасних великих компаній входять вивчення і забезпечення таких напрямів і складових діяльності:

– організаційно-правова структура компанії;

– організація стратегічного та оперативного планування;

– формування системи управління та контролю;

– техніко-економічні дослідження;

– контрольно-методична;

– інформаційно-аналітичне забезпечення керівництва та інших підрозділів компанії, [46,c.202-208].

Ще однією службою є підрозділ із декількох штатних аудиторів - служби (відділу) внутрішнього аудиту. Внутрішній аудит в умовах створення основ ринкових відносин повинен пройти контроль спеціалізованої служби підприємства, не входити до складу функціональної служби з обліку, управління, економіки, а бути частиною внутрішньогосподарського контролю. Служба внутрішнього аудиту, як незалежний підрозділ підприємства, виконує постійну роботу з перевірки та оцінки його діяльності.

Служба внутрішнього аудиту виконує такі функції:

- поточний моніторинг звітності;

- здійснення аудиторських перевірок, експрес-перевірок, контрольних оглядів тощо;

- оцінка ефективності діючих систем внутрішнього контролю, робота щодо їх вдосконалення;

- розробка та впровадження внутрішніх регламентів (положень, правил, процедур);

- контроль виконання бюджетів та вимог регламентів;

- консультування працівників з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, здійснення окремих господарських операцій;

- участь у підборі облікового персоналу (розробка професійних тестів, проведення співбесід та тестування бухгалтерів), організації заходів щодо підвищення його кваліфікації;

- участь у постановці та вдосконаленні бухгалтерського і податкового обліку, податкового планування, автоматизації усіх видів обліку,

- участь у проведенні інвентаризацій та інших контрольних процедур, пов'язаних із вибуттям активів, тощо.

Організація облікового процесу має й суттєві недоліки. Найважливішим з них є те, що контроль за здійснюваними операціями ведеться відірвано від місця їх проведення та документування, що знижує як його оперативність, так і його дійовість. Крім того, керівники господарських одиниць (цехів, дільниць, бригад) мають недостатнє інформаційне забезпечення під час прийняття відповідних рішень або здійснення поточного контролю за діяльністю господарського підрозділу.

Облікові дані формуються за допомогою таких інструментів — елементів методу: документування, інвентаризація, оцінка, калькулювання, рахунки, подвійний запис, бухгалтерський баланс, бухгалтерська звітність. Дані інструменти забезпечують технологію облікового процесу — трансформацію даних про окремі господарські операції в різноманітну інформацію для управління.

Чим раціональніше організовано обліковий процес на підприємстві, тим менше він потребує затрат праці облікових працівників і тим більше залишається часу в них для контролю і аналізу. Раціональною вважають таку організацію, за якої облік може найбільш успішно виконувати поставлені перед ним завдання при найменших затратах засобів і праці. Під раціональною організацією облікового процесу розуміють систему заходів, які забезпечують найефективніше виконання функцій бухгалтерського обліку.

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій та інформатизації усіх соціально-економічних процесів, нагальною потребою, особливо великих суб’єктів господарювання, є автоматизація управлінських процесів, і зокрема автоматизації бухгалтерського обліку. Лише на основі повної, своєчасної та достовірної інформації є можливим прийняття адекватних управлінських рішень, що забезпечують досягнення поставлених цілей,[50,c.306].

Завданням автоматизації бухгалтерського обліку є, насамперед, «підвищення якості роботи як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому». Для отримання об’єктивної інформації про діяльність підприємства та обґрунтування необхідності створення комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку проводять обстеження підприємства та формулюють вимоги користувача до майбутньої системи. Комп’ютеризована система бухгалтерського обліку містить такі складові: програмне забезпечення, база даних (база знань).

Програмне забезпечення — це набір програм, документів, процедур, повсякденних операцій комп'ютерної системи, що допомагають технічним засобам виконувати різні операції. Програмне забезпечення здійснює ефективний пошук потрібної інформації і подання її користувачеві у най-зручнішій формі на екран дисплея або в інший спосіб незалежно від форм зберігання інформації.

База даних — це набір даних, ефективно організованих так, щоб з ними було легко працювати. Вони будуються на системах управління базами даних (СУБД): FoxPro, Access, Oracle та інших. База даних— це програмні засоби, що дають організаціям змогу здійснювати управління і мати доступ до необхідних даних. Вони є важливим компонентом системи інформаційного забезпечення управління підприємством. У ній зберігається інформація про господарську діяльність підприємства за визначений період (обліково-аналітичні дані, дані прохід виробничої діяльності, про виробництво готової продукції, конкретні замовлення та їх виконання), про постачальників, покупців, клієнтів, їх потреби, наявне у них обладнання, товари, строки гарантійних зобов’язань, фінансовий стан, укладені договори, історію співробітництва, розмір націнок та знижок, [30, c.57 ].

В Україні пропонується цілий спектр програмних продуктів для автоматизації  обліку господарської діяльності, найбільш популярними серед яких є: «Парус», «Fin Expert», «БЭСТ», «Lady Fin», «Фінанси без проблем», «1С:Бухгалтерія» тощо.

В нашій державі найбільшого розповсюдження набула програма  «1С:Бухгалтерія». Основною перевагою ведення обліку виробництва за допомогою системи «1С: Бухгалтерія» є те, що синтетичні рахунки витрат можна побудувати на трьох або п’яти рівнях.  Це дає можливість деталізувати виробничі витрати за статтями й об’єктами, що сприятиме повнішому розподіленню непрямих витрат та уникненню арифметичних помилок під час здійснення такого розподілу. Система «1С:Бухгалтерія» є універсальною бухгалтерською програмою.

Крім програмного забезпечення працівники бухгалтерської служби повинні бути забезпеченні бухгалтерськими журналами, газетами: «Все про бухгалтерський облік», «Дебет-Кредит», «Баланс», «Вісник Податкової служби України» тощо (табл.1.6).

Таблиця 1.6

Характеристика основних бухгалтерських журналів, газетів та тижневиків

Назва	Характеристика
Вісник Податкової служби України	сучасне, динамічне, оперативне, якісне, практичне професійне видання для юридичних і фізичних осіб — платників податків. Містить інформацію про: філософію діяльності податкових та митних органів; правила оподаткування; ЄСВ; бухгалтерський облік; трудові відносини тощо.
Все про бухгалтерський облік	всеукраїнська професійна бухгалтерська газета, має зручну для роботи структуру, виходить українською та російською мовами, відрізняється оперативністю, актуальними спецвипусками і добіркою необхідних бланків звітності.
Журнал «Баланс»	український бухгалтерський журнал, що містить коментарі законодавчих документів, інтерв'ю та статті, що відображають позиції ДПАУ, ФСС, Мінстата, Мінфіну, з роз'ясненнями не чітко прописаних моментів законодавства бухгалтера, ПСБУ, законопроекти.
Газета «Бухгалтерія-Бізнес»	авторитетне щотижневе видання, яке відповідає європейському рівню якості. Нормативні акти, ексклюзивні роз'яснення офіційних органів, високопрофесійна аналітика - все необхідне для повсякденної роботи та прийняття відповідальних рішень.
Тижневик «Дебет-Кредит»	професійний бухгалтерський тижневик, аналітичне видання України, що містить оперативну, взаємну і доступну інформацію, цікаві коментарі та статті для практикуючих бухгалтерів, фінансистів і аудиторів, а також глибока аналітика і кілька варіантів вирішення складних ситуацій дозволить бухгалтеру прийняти правильне рішення.
Тижневик «Податки і бухгалтерський облік»	інформаційно-аналітичний тижневик, оперативна і надійна інформація, докладні коментарі до нормативних документів, ретельний аналіз господарських ситуацій з прикладами, опрацювання юридичних аспектів бухгалтерської діяльності

Крім вище вказаного, у всіх спеціалістів, в тому числі, у працівників бухгалтерської служби, повинен бути доступ до всесвітньої мережі Інтернет, що є однією з складових програмного забезпечення. Інтернет — це всесвітня система взаємосполучених комп'ютерних мереж, що базуються на комплекті інтернет-протоколів. Завдяки даному джерелу інформації в доволі короткі терміни можна дізнатися всі новини, що відбулися в плані законодавчої, виконавчої бази та інших видів інформації. а також слідкувати за прийняттям нових законів та змін на правовому порталі – Ліга:Закон.

Ліга:Закон - це інформаційно-правова система нового покоління з щодня оновлюваними даними і зручними інструментами для пошуку і роботи. Інструменти дозволяють швидко знайти і проаналізувати правову інформацію за будь-який відрізок часу, оцінити ситуацію і прийняти вірне рішення. Якість продукту підтверджено стандартами, двадцятьма роками лідерства на ринку і 160-ма тисячами користувачів, які вже зробили свій вибір і не представляють повсякденну роботу без правових систем,[69].

Таким чином, аналіз практики діяльності українських організацій дає підстави констатувати, що необхідно використовувати обліково-аналітичне забезпечення для того, щоб формувати бухгалтерській службі фінансові результати достовірно і правильно. Своєю чергою, це допоможе організаціям орієнтуватися у подальшому розвитку, підвищує їх конкурентоспроможність і стійкість.